Qué necesitas para organizar un congreso europeo
Un congreso europeo requiere más que una sala y un programa. Necesitarás preparar el registro, la señalización, las presentaciones, la traducción de materiales y todo el equipo técnico antes de recibir a los asistentes. La lista incluye mobiliario, proyectores, micrófonos, conexión wifi, vajilla y material para pausas y comidas. Calcula las cantidades según el número de inscritos y confirma el catering con varios días de antelación, especialmente si hay preferencias dietéticas.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 170
- Mesas plegablescant. 24
- Mesas de registrocant. 3
- Mesas de buffetcant. 8
- Mesas altas tipo cóctelcant. 12
- Mesa de oradores
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 12
Equipo
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Portátil del congreso
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Micrófonos de mesacant. 2
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Clic de presentacióncant. 2
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Estaciones de cargacant. 3
- Routers wificant. 2
- Walkie-talkiescant. 8
Vajilla
- Vasos para aguacant. 180
- Copas de vinocant. 180
- Tazas de cafécant. 180
- Platoscant. 200
- Platos de postrecant. 180
- Tenedorescant. 200
- Cuchilloscant. 200
- Cucharascant. 200
- Cucharonescant. 20
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 12
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas de servircant. 24
- Pinzas de servircant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Contenedores de alimentoscant. 12
- Portaetiquetascant. 20
Decoración
- Mantelescant. 32
- Fundas para sillascant. 24
- Banners del congresocant. 6
- Portanombrescant. 180
- Lanyardscant. 180
- Señales de orientacióncant. 18
- Números de mesacant. 24
- Arreglos floralescant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Papelera con tapacant. 6
Catering
- Compras
- Granos de café - 8 kg
- Té negro - 6 cajas
- Té de hierbas - 4 cajas
- Café descafeinado - 2 kg
- Leche semidesnatada - 18 litros
- Leche de avena - 10 liter
- Nata para café - 4 litros
- Azúcar blanco - 3 kg
- Edulcorantes - 2 cajas
- Limones - 4 kg
- Agua mineral sin gas - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 80 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Zumo de naranja - 20 litros
- Zumo de manzana - 12 litros
- Tónica - 12 botellas
- Ginger beer - 12 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pilsener - 96 botellines
- Vino blanco - 24 botellas
- Vino tinto - 18 botellas
- Vino espumoso - 18 botellas
- Vasos de cerveza - 120 unidades
- Cubitos de hielo - 25 kg
- Croissants - 180 unidades
- Panecillos de pasas mini - 150 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 10 panes
- Pan multicereal - 10 panes
- Panecillos pequeños - 240 unidades
- Mantequilla - 4 kg
- Queso tierno - 6 kg
- Queso curado - 5 kg
- Queso crema - 3 kg
- Hummus - 4 kg
- Filete de pavo - 4 kg
- Salmón ahumado - 3 kg
- Untables vegetarianos - 3 kg
- Mermelada - 3 kg
- Miel - 2 kg
- Mantequilla de cacahuete - 2 kg
- Mantequilla de hierbas - 2 kg
- Pepinos - 8 kg
- Tomates - 10 kg
- Pimientos - 6 kg
- Lechuga - 8 unidades
- Rúcula - 2 kg
- Zanahorias - 5 kg
- Uvas - 8 kg
- Manzanas - 12 kg
- Plátanos - 10 kg
- Naranjas - 10 kg
- Arándanos - 3 kg
- Fresas - 4 kg
- Nueces - 2 kg
- Almendras - 2 kg
- Barritas de muesli - 180 unidades
- Galletas de avena - 180 unidades
- Galletas de mantequilla - 180 unidades
- Chocolate negro - 3 kg
- Aceite de oliva - 4 litros
- Vinagre balsámico - 2 litros
- Mayonesa - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Kétchup - 2 litros
- Sal - 1 kg
- Pimienta negra - 500 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 500 gram
- Arroz basmati - 12 kg
- Pasta - 15 kg
- Salsa de tomate - 12 litros
- Caldo de verduras - 2 kg
- Pechuga de pollo - 18 kg
- Hamburguesas vegetarianas - 80 unidades
- Verduras a la parrilla - 18 kg
- Queso parmesano - 3 kg
- Ensalada mixta - 18 kg
- Baguettes - 30 unidades
- Postres veganos - 50 unidades
- Postres - 160 unidades
- Servilletas - 1000 unidades
- Vasos de papel - 300 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Lavavajillas - 4 litros
- Limpiador multiusos - 4 litros
- Limpiacristales - 2 litros
- Gel desinfectante de manos - 12 botellas
- Jabón de manos - 8 botellas
Consejos
- Prepara una acreditación y una tarjeta con el nombre para cada participante, además de un pequeño margen del 5 % para inscripciones de última hora o errores de impresión.
- Comprueba cada presentación en el portátil del congreso al menos 24 horas antes. Lleva adaptadores HDMI, cables alargadores, regletas y un clic de presentación de repuesto.
- Para una pausa de café, calcula aproximadamente una taza por persona y añade un 10 % de margen. Separa las necesidades de café, agua, vino y comidas según las preferencias dietéticas registradas.
- Coloca un micrófono de mesa para cada intervención fija y al menos un micrófono inalámbrico para preguntas del público. Prueba el sonido y los proyectores antes de abrir el registro.
- No dejes la señalización y el plano de asientos para la misma mañana: imprime los carteles, el programa y las listas de participantes como mínimo un día antes y revisa también las traducciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas acreditaciones necesito para un congreso europeo?
- Prepara una acreditación por persona inscrita y añade un 5 % adicional. Para 200 asistentes, imprime al menos 210 acreditaciones y tarjetas con nombres.
- ¿Cuántos micrófonos hacen falta para un congreso?
- Como base, utiliza un micrófono de mesa por cada puesto fijo y uno o dos micrófonos inalámbricos para preguntas. Haz una prueba completa de sonido entre 60 y 90 minutos antes del inicio.
- ¿Cuándo debo confirmar el catering del congreso?
- Confirma las cantidades definitivas entre 3 y 5 días antes, cuando la mayoría de las inscripciones estén cerradas. Incluye en ese momento las dietas especiales y calcula un margen aproximado del 5 %.
- ¿Qué material técnico debo llevar a un congreso?
- Lleva como mínimo un portátil, proyectores y pantallas, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, clic de presentación, adaptadores HDMI, cables alargadores y regletas. Comprueba la compatibilidad de las conexiones el día anterior y reserva un equipo de sustitución si es posible.
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