Que faut-il prévoir pour un congrès européen ?

Un congrès européen demande plus qu’une salle et un programme : il faut équiper les espaces d’accueil, de conférence, de pause et de restauration. Cette liste rassemble le mobilier, le matériel audiovisuel, la vaisselle et les fournitures à acheter ou à emporter. Prévoyez aussi les éléments souvent oubliés, comme les adaptateurs HDMI, les rallonges, les badges et les stations de recharge. Les quantités finales dépendent du nombre de participants et du format des repas.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 170
Tables pliantesqté 24
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 8
Tables hautesqté 12
Table de prise de parole
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 12

Équipement

Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateur portable du congrès
Microphones sans filqté 4
Microphones de tableqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Cliqueur de présentationqté 2
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 3
Routeurs Wi-Fiqté 2
Talkies-walkiesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 180
Tasses à caféqté 180
Assiettesqté 200
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 200
Cuillèresqté 200
Louchesqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 12
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12
Porte-étiquettesqté 20

Décoration

Nappesqté 32
Housses de chaiseqté 24
Banderoles de congrèsqté 6
Supports de badges nominatifsqté 180
Lanyardsqté 180
Panneaux directionnelsqté 18
Numéros de tableqté 24
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes LEDqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubelles avec couvercleqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 8 kg
- Thé noir - 6 boîtes
- Tisane - 4 boîtes
- Café décaféiné - 2 kg
- Lait demi-écrémé - 18 litre
- Lait d’avoine - 10 litres
- Crème pour café - 4 litres
- Sucre blanc - 3 kg
- Édulcorants - 2 boîtes
- Citrons - 4 kg
- Eau minérale plate - 120 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 80 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Jus d'orange - 20 litres
- Jus de pomme - 12 litres
- Tonic - 12 bouteilles
- Ginger beer - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 18 bouteilles
- Vin mousseux - 18 bouteilles
- Verres à bière - 120 pièces
- Glaçons - 25 kg
- Croissants - 180 pièces
- Petits pains aux raisins - 150 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 10 pains
- Pain aux céréales - 10 pains
- Petits pains ronds - 240 pièces
- Beurre - 4 kg
- Jeune gouda - 6 kg
- Fromage affiné - 5 kg
- Fromage frais - 3 kg
- Houmous - 4 kg
- Filet de dinde - 4 kg
- Saumon fumé - 3 kg
- Tartinades végétariennes - 3 kg
- Confiture - 3 kg
- Miel - 2 kg
- Beurre de cacahuète - 2 kg
- Beurre aux herbes - 2 kg
- Concombres - 8 kg
- Tomates - 10 kg
- Poivrons - 6 kg
- Laitue - 8 pièces
- Roquette - 2 kg
- Carottes - 5 kg
- Raisins - 8 kg
- Pommes - 12 kg
- Bananes - 10 kg
- Oranges - 10 kg
- Myrtilles - 3 kg
- Fraises - 4 kg
- Noix - 2 kg
- Amandes - 2 kg
- Barres de céréales - 180 pièces
- Biscuits à l'avoine - 180 pièces
- Biscuits au beurre - 180 pièces
- Chocolat noir - 3 kg
- Huile d’olive - 4 litres
- Vinaigre balsamique - 2 litres
- Mayonnaise - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Sel - 1 kg
- Poivre noir - 500 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 500 gram
- Riz basmati - 12 kg
- Pâtes - 15 kg
- Sauce tomate - 12 litres
- Bouillon de légumes - 2 kg
- Filet de poulet - 18 kg
- Burgers végétariens - 80 pièces
- Légumes grillés - 18 kg
- Parmesan - 3 kg
- Salade composée - 18 kg
- Baguettes - 30 pièces
- Desserts vegan - 50 pièces
- Desserts - 160 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 litres
- Nettoyant multi-usages - 4 litres
- Nettoyant pour vitres - 2 litres
- Gel désinfectant pour les mains - 12 bouteilles
- Savon pour les mains - 8 flacons

Conseils

Prévoyez au moins un siège par participant inscrit, puis ajoutez quelques places pour les intervenants, le modérateur et l’équipe d’organisation. Gardez aussi une petite réserve de chaises pour les changements de dernière minute.
Pour la technique, prévoyez au minimum un ordinateur dédié, un adaptateur HDMI par type de connectique utilisé et plusieurs rallonges. Testez chaque présentation et chaque microphone avant l’ouverture des portes, pas seulement le matin même.
Installez le comptoir d’inscription avec une table, les badges triés par ordre alphabétique et les listes de participants. Placez-le au moins 30 minutes avant l’arrivée prévue des premiers participants.
Pour les pauses, comptez les verres, tasses et assiettes sur la base du nombre de participants, avec une marge d’environ 10 %. Refroidissez les boissons suffisamment tôt : elles doivent être prêtes avant la première pause, pas pendant celle-ci.
Ne sous-estimez pas les besoins de circulation et de rangement : prévoyez des poubelles, des portants à vêtements et des tables séparées pour l’inscription, le buffet et les intervenants. Vérifiez la salle la veille et videz-la après le démontage.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès européen ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Gardez également des places pour les intervenants, le modérateur et l’équipe d’organisation.
Quel matériel technique faut-il pour un congrès ?: Prévoyez un ordinateur pour les présentations, un projecteur et un écran par espace de conférence, ainsi que des microphones adaptés au format. Ajoutez les adaptateurs HDMI, les rallonges, les multiprises et un cliqueur au plus tard la veille.
Combien de vaisselle prévoir pour un congrès de 100 personnes ?: Pour 100 participants, prévoyez au moins 110 verres à eau, tasses, assiettes, fourchettes, couteaux et cuillères si le service est en libre accès. Pour une pause ou un repas avec plusieurs passages, augmentez la quantité ou organisez un réassort.
Quand préparer les badges et les documents du congrès ?: Imprimez les badges et les livrets dès que les inscriptions sont suffisamment stabilisées, idéalement 3 à 5 jours avant le congrès. Gardez une dizaine de badges vierges pour les inscriptions tardives et les corrections sur place.

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