Escape room organiseren: complete checklist

Een escape room-uitje draait niet alleen om de kamer zelf. Je moet op tijd reserveren, deelnemers en dieetwensen bijhouden, vervoer afspreken en controleren of restaurant en escape room goed op elkaar aansluiten. Regel de praktische zaken eerst en werk daarna toe naar eten, drinken en ontvangst. Met deze checklist zie je wat je vooraf controleert, wat je op de dag zelf klaarzet en welke details vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Escape room reserveren
Restaurant reserveren
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanwezigheid bevestigen
Vervoer afspreken
Routegegevens delen
Reserveringen controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Snacks klaarzetten
Decoratie verzamelen
Cadeau en kaart inpakken
Noodcontacten noteren
Locatie vooraf controleren
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Servies en bekers klaarzetten
Hapjes op schalen leggen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
Spelregels toelichten
Groepsfoto maken
Escape room spelen
8 personen
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
Cadeau overhandigen
Naar restaurant reizen
8 personen
Diner begeleiden
2 personen
Rekening controleren
Terugreis begeleiden
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
Leveranciersafspraken afronden
Gevonden voorwerpen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 8
Tafelkledenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 16
Bordenaantal 16
Besteksetsaantal 16
Wijnglazenaantal 8
Serveerschalenaantal 4
Serveerbestekaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 2
Bluetoothspeaker
Opladersaantal 2
Powerbanksaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 2
Koksmesaantal 2
Broodmes
Waterkoker
Koffiezetapparaat
Thermoskan
Koeltas

Decoratie

Ballonnenaantal 20
Slingeraantal 2
Tafeldecoratieaantal 2
Naamkaartjesaantal 8
Cadeautas
Kaart

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 2
Afwasbak
Sponsjesaantal 4
Theedoekenaantal 4
Handdoekenaantal 2
Bezem
Blik en veger

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de escape room en het restaurant zo vroeg mogelijk, vooral als je met een groep gaat. Controleer daarna beide reserveringen opnieuw zodra het definitieve aantal deelnemers bekend is.
Stuur de uitnodiging met tijd, route en uiterste aanmelddatum. Vraag dieetwensen meteen uit en bevestig de aanwezigheid uiterlijk 48 uur vooraf, zodat je het aantal deelnemers kunt doorgeven.
Plan vervoer met extra speling voor parkeren, lopen en inchecken. Laat iedereen minstens 15 minuten vóór de starttijd aanwezig zijn; te laat komen kan de groepsstart verstoren.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet snacks pas vlak voor ontvangst klaar. Gebruik koelboxen en ijsblokjes als er onderweg of op locatie geen koelkast beschikbaar is.
Controleer de locatie op de dag zelf en leg bekers, borden, bestek en serveerschalen klaar voordat de eerste deelnemer arriveert. Noteer noodcontacten en zorg dat opladers of powerbanks beschikbaar zijn voor route- en contactgegevens.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een escape room reserveren?: Reserveer bij voorkeur 2 tot 4 weken vooraf. Voor een grote groep, een populair tijdstip of een combinatie met restaurant is 4 tot 6 weken veiliger.
Hoe laat moet iedereen aanwezig zijn bij een escape room?: Spreek af dat iedereen 15 minuten voor de start aanwezig is. Zo houd je tijd over voor aanmelden, toiletbezoek en de uitleg van de spelregels.
Wanneer moet ik het definitieve aantal deelnemers doorgeven?: Verzamel aanmeldingen tot uiterlijk 7 dagen vooraf en bevestig het definitieve aantal daarna met de escape room en het restaurant. Controleer 48 uur vooraf nog of niemand is uitgevallen.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een escape room-uitje?: Reken voor het ontvangst op 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur en ongeveer 3 tot 5 kleine hapjes per persoon. Stem een maaltijd in het restaurant af op het definitieve aantal en de verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.