Checklist pour organiser un escape game

Un escape game se prépare en deux temps : réserver la salle et coordonner les participants, puis organiser l’accueil et le repas. Commence par confirmer le nombre de joueurs, les contraintes alimentaires et le transport. Le jour J, prévois un point de rendez-vous clair, des boissons fraîches et une explication des règles avant l’entrée en salle. Cette checklist t’aide à suivre les réservations et les détails pratiques jusqu’au rangement final.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver une escape room
Réserver le restaurant
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la présence
Organiser le transport
Partager les informations du parcours
Vérifier les réservations
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les snacks
Rassembler la décoration
Emballer le cadeau et la carte
Noter les contacts d’urgence
Vérifier le lieu à l’avance
Installer les tables et les chaises
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer la vaisselle et les gobelets
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
Expliquer les règles du jeu
Prendre une photo de groupe
Faire l’escape room
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir des amuse-bouches
Remettre le cadeau
Se rendre au restaurant
8 personnes
Encadrer le dîner
2 personnes
Vérifier l’addition
Accompagner le retour
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rapporter le matériel
Finaliser les accords avec les fournisseurs
Vérifier les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 8
Nappesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 16
Assiettesqté 16
Couvertsqté 16
Verres à vinqté 8
Plateaux de serviceqté 4
Couverts de serviceqté 4

Équipement

Glacièresqté 2
Bacs à glaçonsqté 2
Enceinte Bluetooth
Chargeursqté 2
Batteries externesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 2
Couteau de chefqté 2
Couteau à pain
Bouilloire
Machine à café
Thermos
Sac isotherme

Décoration

Ballonsqté 20
Guirlandeqté 2
Décoration de tableqté 2
Badges nominatifsqté 8
Sac cadeau
Carte

Nettoyage

Poubellesqté 2
Évier de vaisselle
Épongesqté 4
Torchonsqté 4
Serviettesqté 2
Balai
Pelle et balayette

Catering

Courses

Conseils

Réserve l’escape game avant d’envoyer les invitations, puis bloque aussi le restaurant si le repas suit la partie. Demande une confirmation définitive au plus tard 7 jours avant l’événement.
Fixe une date limite pour les réponses, idéalement 10 à 14 jours avant. À ce moment-là, récupère les allergies, les régimes alimentaires et les coordonnées d’urgence.
Prépare les informations du trajet dans un seul message : adresse, heure d’arrivée et durée prévue du transport. Demande aux participants d’arriver 15 minutes avant le créneau réservé.
Mets les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et prépare les amuse-bouches sur des plateaux avant l’arrivée du groupe. Prévois aussi une glacière ou un sac isotherme pour le transport.
Vérifie la salle, les réservations, les tables, les chaises et le matériel au moins 24 heures avant. Le jour J, accueille le groupe, sers les boissons de bienvenue, puis explique les règles du jeu avant de commencer.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver un escape game ?: Réserve l’escape game au moins 3 à 4 semaines à l’avance, surtout si le groupe compte plusieurs joueurs. Vérifie la réservation une dernière fois 24 heures avant la partie.
Quand envoyer les invitations pour un escape game ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite de réponse 10 à 14 jours avant afin de confirmer le nombre de joueurs et le restaurant.
À quelle heure faut-il arriver pour un escape game ?: Demande aux participants d’arriver 15 minutes avant l’heure réservée. Prévois davantage de marge si le groupe doit se garer, prendre les transports ou se retrouver dans un lieu peu connu.
Que prévoir à boire et à manger pour un escape game ?: Prévois environ 2 boissons par personne pour l’accueil et le repas, puis adapte selon la durée de la journée. Les amuse-bouches doivent être prêts avant l’arrivée, tandis que le repas se confirme avec le restaurant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.