Checklist para organizar una sala de escape
Organizar una sala de escape requiere coordinar más que la reserva del juego. Primero debes cerrar la sala y el restaurante, reunir las confirmaciones y comprobar cómo llegará cada participante. Después toca preparar bebidas, aperitivos, mesa, decoración y el regalo sin dejarlo todo para el último día. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen olvidarse, como las preferencias dietéticas, los contactos de emergencia y los cargadores.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar sala de escape
Reservar restaurante
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la asistencia
Coordinar el transporte
Compartir los datos de la ruta
Comprobar las reservas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar los snacks
Recoger la decoración
Empaquetar regalo y tarjeta
Anotar contactos de emergencia
Comprobar el lugar con antelación
Colocar mesas y sillas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la vajilla y los vasos
Poner los aperitivos en bandejas
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
Explicar las reglas del juego
Hacer una foto de grupo
Jugar a la escape room
8 personas
Rellenar las bebidas
Servir aperitivos
Entregar el regalo
Viajar al restaurante
8 personas
Coordinar la cena
2 personas
Comprobar la factura
Coordinar el regreso
2 personas
Seguimiento
Empaquetar la comida sobrante
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los materiales
Cerrar acuerdos con proveedores
Comprobar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 2
- Sillas plegablescant. 8
- Mantelescant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 16
- Platoscant. 16
- Cubiertoscant. 16
- Copas de vinocant. 8
- Bandejas de servircant. 4
- Cubiertos de serviciocant. 4
Equipo
- Neveras portátilescant. 2
- Cubiterascant. 2
- Altavoz Bluetooth
- Cargadorescant. 2
- Baterías externascant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillo de chefcant. 2
- Cuchillo para pan
- Hervidor de agua
- Cafetera
- Termo
- Nevera portátil
Decoración
- Globoscant. 20
- Guirnaldacant. 2
- Decoración de mesacant. 2
- Tarjetas de nombrecant. 8
- Bolsa de regalo
- Tarjeta
Limpieza
- Papeleracant. 2
- Fregadero de lavado
- Esponjascant. 4
- Paños de cocinacant. 4
- Toallascant. 2
- Escoba
- Recogedor y escoba
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la sala de escape y el restaurante antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar una hora, una ruta y un plan de comida concretos, en lugar de cambiar los datos después.
- Pide las confirmaciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Con ese margen puedes ajustar la compra, preparar los aperitivos y avisar al restaurante de alergias o restricciones.
- Comprueba las reservas, la ruta y los contactos de emergencia 24 horas antes. También confirma quién lleva las neveras portátiles, las baterías externas y los cargadores.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y coloca los aperitivos en bandejas antes de recibir al grupo. Deja vasos, platos, cubiertos y cubiteras juntos para no buscarlos durante la bienvenida.
- Llega al lugar con tiempo suficiente para colocar mesas y sillas, colgar la decoración y preparar la vajilla. Reserva al menos 45 minutos antes de la llegada para resolver problemas de espacio, limpieza o electricidad.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar una sala de escape?
- Reserva la sala entre 3 y 4 semanas antes si el grupo tiene una fecha fija. Para fines de semana o grupos grandes, intenta hacerlo con 6 semanas de margen y confirma la reserva 24 horas antes.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una sala de escape?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del juego e incluye la hora, la dirección, la ruta y el restaurante. Pide una respuesta en un plazo de 7 días para poder gestionar las inscripciones y la comida.
- ¿Cuánta bebida y comida necesito para este plan?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua además de las bebidas de bienvenida. Para los aperitivos, prepara aproximadamente 150-200 gramos por persona si habrá una comida posterior en el restaurante.
- ¿Cuándo debo preparar la decoración y el regalo?
- Recoge la decoración y prepara la bolsa de regalo y la tarjeta el día anterior. Coloca globos, guirnalda, decoración de mesa y tarjetas de nombre al menos 45 minutos antes de recibir a los participantes.
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