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Escape Room organisieren: die komplette Checkliste

Ein Escape-Room-Termin wirkt zunächst einfach: Raum buchen, Leute einladen und losspielen. In der Praxis werden Restaurant, Anreise, Ernährungswünsche und die Bestätigung der Teilnahme schnell zu offenen Punkten. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung bis zum Empfang vor Ort. Plane außerdem Zeit für Getränke, Snacks, Dekoration und eine kurze Prüfung des Veranstaltungsorts ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Escape Room reservieren

  • Restaurant reservieren

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anwesenheit bestätigen

  • Transport abstimmen

  • Routendaten teilen

  • Reservierungen prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks bereitlegen

  • Dekoration sammeln

  • Geschenk und Karte verpacken

  • Notfallkontakte notieren

  • Ort im Voraus prüfen

  • Tische und Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Geschirr und Becher bereitstellen

  • Häppchen auf Platten anrichten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

  • Spielregeln erläutern

  • Gruppenfoto machen

  • Escape Room spielen

    8 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks servieren

  • Geschenk überreichen

  • Zum Restaurant fahren

    8 Personen

  • Dinner begleiten

    2 Personen

  • Rechnung prüfen

  • Rückreise begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

  • Lieferantenvereinbarungen abschließen

  • Fundbüro prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 2
  • KlappstühleAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 16
  • TellerAnz. 16
  • BestecksetsAnz. 16
  • WeingläserAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 4
  • ServierbesteckAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 2
  • EiswürfelbehälterAnz. 2
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • LadegeräteAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 2
  • KochmesserAnz. 2
  • Brotmesser
  • Wasserkocher
  • Kaffeemaschine
  • Thermoskanne
  • Kühltasche

Dekoration

  • BallonsAnz. 20
  • GirlandeAnz. 2
  • TischdekorationAnz. 2
  • NamensschilderAnz. 8
  • Geschenktasche
  • Karte

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 2
  • Spülbecken
  • SchwämmeAnz. 4
  • GeschirrtücherAnz. 4
  • HandtücherAnz. 2
  • Besen
  • Kehrblech und Handfeger

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Escape Room möglichst 4 bis 6 Wochen vorher, besonders wenn mehrere Personen teilnehmen sollen. Prüfe dabei direkt Spieldauer, Treffpunkt, Zahlungsbedingungen und die erlaubte Gruppengröße.
  • Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Termin und setze eine klare Rückmeldefrist. So kannst du Ernährungswünsche erfassen, die Teilnehmerzahl bestätigen und gegebenenfalls rechtzeitig nachfassen.
  • Kläre die Anreise mindestens 7 Tage vorher: Teile Routendaten, stimme Fahrgemeinschaften oder öffentliche Verkehrsmittel ab und sende den Treffpunkt erneut an alle. Rechne zusätzlich 15 Minuten Puffer vor dem Spielbeginn ein.
  • Reserviere das Restaurant erst mit der bestätigten Teilnehmerzahl und prüfe die Reservierung 2 bis 3 Tage vorher. Plane Getränke und Snacks getrennt vom Spiel, damit niemand mit vollem Geschirr oder offenen Flaschen im Escape Room steht.
  • Bereite am Veranstaltungstag Getränke, Snacks, Geschirr und Namensschilder mindestens 30 Minuten vor dem Eintreffen vor. Lade Lautsprecher, Ladegeräte und Powerbanks am Vorabend und notiere Notfallkontakte griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Escape Room reservieren?
Buche den Escape Room idealerweise 4 bis 6 Wochen im Voraus. Für größere Gruppen oder beliebte Wochenendtermine sind 6 bis 8 Wochen sicherer.
Wie viele Getränke braucht man für einen Escape-Room-Abend?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Kaufe Getränke spätestens 2 Tage vorher und kühle sie am Veranstaltungstag rechtzeitig.
Wann sollte ich die Teilnehmerzahl für das Restaurant bestätigen?
Fordere Rückmeldungen bis spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin an. Bestätige die endgültige Anzahl und alle Ernährungswünsche dann 3 bis 5 Tage vorher beim Restaurant.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung vor dem Escape Room?
Plane am Veranstaltungsort mindestens 30 Minuten für Tische, Getränke, Snacks und Dekoration ein. Die Gruppe sollte 15 Minuten vor der gebuchten Startzeit eintreffen, damit die Spielregeln pünktlich erklärt werden können.

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