Checklist erfgoedtentoonstelling organiseren
Een erfgoedtentoonstelling organiseren vraagt meer dan objecten selecteren en vitrines plaatsen. Je moet bruiklenen vastleggen, objecten bij ontvangst fotograferen en teksten op tijd laten controleren. Daarna volgen de route, bewegwijzering, techniek, catering en de ontvangst van bezoekers. Deze checklist bevat 59 taken en 53 spullen, zodat je van eerste afspraken tot de inrichting van de zaal in de juiste volgorde werkt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Expositiestukken selecteren
3 personen
Uitleners en rechthebbenden benaderen
2 personen
Uitleenafspraken vastleggen
2 personen
Leenregister voor objecten maken
Objecten fotograferen bij ontvangst
2 personen
Tentoonstellingsteksten schrijven
2 personen
Teksten laten controleren
2 personen
Bordjes en routekaart ontwerpen
Bordjes en routekaart printen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Transport voor objecten regelen
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Persbericht en perslijst opstellen
Persbericht versturen
Boodschappen doen
2 personen
Objecten en materialen controleren
2 personen
Ontvangstruimte voorbereiden
2 personen
Tentoonstellingspanelen opstellen
3 personen
Vitrines en sokkels plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Expositiestukken uitpakken
3 personen
Expositiestukken plaatsen
3 personen
Objectlabels bevestigen
2 personen
Route en publieksborden plaatsen
2 personen
Verlichting richten
2 personen
Beeldscherm en presentatie testen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Rondleidingen begeleiden
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Zaal en vitrines controleren
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Expositiestukken registreren
2 personen
Expositiestukken inpakken
3 personen
Vitrines en panelen afbreken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Zaal en toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Objecten terugbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tentoonstellingspanelenaantal 12
- Vitrinesaantal 6
- Sokkelsaantal 8
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Garderoberekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 8
- Krukkenaantal 6
Apparatuur
- Laptop
- Beeldscherm
- HDMI-kabelsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelgotenaantal 8
- Portofoonsaantal 4
- Powerbanksaantal 4
- Zaklampenaantal 4
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- Sfeerverlichtingaantal 4
Decoratie
- Entreebanner
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
- Fotolijstenaantal 12
- Informatiebordenaantal 6
- Kleefstripsaantal 2
- Plakbandaantal 4
- Touwafzettingaantal 4
Servies
- Glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Keukenrolhoudersaantal 2
- Kassalade
- Rekenmachine
- Klembordenaantal 4
- Pennenaantal 20
- Naamstickersaantal 120
- Polsbandjesaantal 120
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilmopaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handvegersaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg bruiklenen vroeg vast: noteer per object de uitlener, rechthebbende, uitleentermijn en staat van het object in één leenregister. Fotografeer elk stuk bij ontvangst, vóór het de vitrine of opstelling in gaat.
- Plan de zaalindeling voordat je panelen, vitrines en sokkels reserveert. Controleer ook waar kabelgoten, verlengsnoeren en stekkerdozen komen, zodat bezoekers niet over kabels lopen.
- Laat tentoonstellingsteksten niet pas tijdens de opbouw controleren. Houd ruimte voor correcties en print bordjes, informatieborden en de routekaart pas nadat de teksten definitief zijn.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen. Geef de cateraar een bijgewerkt aantal gasten en controleer vóór de opening of glazen, kopjes, borden, bestek en serveermaterialen aanwezig zijn.
- Maak een aparte openingscontrole voor de entree en publieksroute. Controleer de entreebanner, wegwijzerborden, verlichting, het beeldscherm met HDMI-kabel en de afzetting voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een erfgoedtentoonstelling?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer in de eerste maand de locatie, leg de datum en openingstijden vast en benader uitleners; teksten, drukwerk en transport volgen daarna.
- Wanneer moet je bruiklenen voor een erfgoedtentoonstelling regelen?
- Vraag bruiklenen minimaal 8 tot 12 weken voor de opening aan. Trek extra tijd uit voor toestemming van rechthebbenden, schriftelijke uitleenafspraken, transport en het leenregister.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een erfgoedtentoonstelling?
- Plan minstens 1 volledige opbouwdag voor een kleine tentoonstelling en 2 dagen als er meerdere panelen, vitrines, sokkels en technische opstellingen zijn. Reserveer daarnaast tijd voor het plaatsen van objecten en een laatste veiligheidscontrole.
- Wanneer stuur je uitnodigingen voor een erfgoedtentoonstelling?
- Stuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de opening. Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen vooraf, zodat je aantallen, dieetwensen, catering en stoelen nog kunt bijstellen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!