Checklist pour organiser une exposition sur le patrimoine

Une exposition sur le patrimoine demande de coordonner les pièces, les prêteurs, les textes et l’accueil du public. Commencez par fixer les horaires et le lieu, puis sécurisez les prêts et le transport avant de préparer la scénographie. Les panneaux, vitrines, socles et éclairages doivent être vérifiés plusieurs jours avant l’ouverture. Cette checklist vous aide à suivre les 59 tâches du projet dans le bon ordre, sans oublier les inscriptions, le catering ni les besoins techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Sélectionner les pièces d’exposition
3 personnes
Contacter les prêteurs et les ayants droit
2 personnes
Consigner les modalités de prêt
2 personnes
Créer un registre de prêt des objets
Photographier les objets à la réception
2 personnes
Rédiger les textes de l'exposition
2 personnes
Faire relire les textes
2 personnes
Concevoir les panneaux et la carte d’itinéraire
Imprimer les panneaux et le plan d’itinéraire
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Organiser le transport des objets
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Rédiger le communiqué de presse et la liste de presse
Envoyer le communiqué de presse
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les objets et le matériel
2 personnes
Préparer l’espace d’accueil
2 personnes
Installer les panneaux d’exposition
3 personnes
Installer les vitrines et les socles
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Déballer les pièces d’exposition
3 personnes
Mettre en place les pièces d’exposition
3 personnes
Fixer les étiquettes d’objet
2 personnes
Installer la signalisation d’itinéraire et de public
2 personnes
Orienter l'éclairage
2 personnes
Tester l'écran et la présentation
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Accompagner les visites guidées
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Vérifier la salle et les vitrines
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Enregistrer les pièces d'exposition
2 personnes
Emballer les pièces d’exposition
3 personnes
Démonter les vitrines et les panneaux
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rapporter les objets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Panneaux d’expositionqté 12
Vitrinesqté 6
Soclesqté 8
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 8
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Écran
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Talkies-walkiesqté 4
Batteries externesqté 4
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Bannière d’entrée
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 8
Cadres photoqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Bandes adhésivesqté 2
Ruban adhésifqté 4
Barrières à cordeqté 4

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Porte-rouleaux d’essuie-toutqté 2
Tiroir-caisse
Calculatrice
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 120
Braceletsqté 120

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, les horaires d’ouverture et le plan de salle au moins 6 à 8 semaines avant l’exposition. Cela laisse le temps de confirmer les prêteurs et de commander le matériel adapté.
Demandez les conditions de prêt par écrit pour chaque objet : durée, transport, assurance et personne à contacter. À la réception, photographiez chaque pièce et inscrivez-la immédiatement dans le registre de prêt.
Faites relire les textes avant de concevoir les panneaux. Prévoyez une dernière vérification au moins 7 jours avant l’impression pour corriger les noms, dates, légendes et indications du parcours.
Testez l’équipement dans la salle 2 à 3 jours avant l’ouverture : ordinateur portable, écran, câbles HDMI, rallonges et multiprises. Vérifiez aussi que les projecteurs LED éclairent les objets sans créer de reflets dans les vitrines.
Préparez l’accueil la veille avec les panneaux directionnels, la bannière d’entrée, les inscriptions et le matériel de service. Comptez séparément les verres, tasses, assiettes et couverts selon le nombre de personnes attendues.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une exposition sur le patrimoine ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les prêts, les ayants droit, le transport, les textes et les réservations de vitrines ou de socles prennent souvent plusieurs semaines.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une exposition ?: Prévoyez au moins une journée complète pour installer les panneaux, vitrines, socles, éclairages et supports techniques. Ajoutez une demi-journée pour vérifier le parcours, la sécurité et les textes avant l’arrivée du public.
Quand envoyer les invitations pour une exposition patrimoniale ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant l’ouverture, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Traitez les inscriptions au fur et à mesure afin d’anticiper l’accueil et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier avant l’ouverture de l’exposition ?: Faites une vérification finale la veille : objets présents et photographiés, vitrines fermées, panneaux installés, éclairage testé et câbles sécurisés. Contrôlez aussi les inscriptions, le catering et les panneaux directionnels.

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