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Kulturerbe-Ausstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kulturerbe-Ausstellung braucht mehr Vorlauf als nur die Auswahl passender Objekte. Du musst Leihgaben und Rechte klären, Transporte absichern, Ausstellungstexte prüfen und den Raum so planen, dass Besucher sich problemlos bewegen. Beginne mit Termin, Öffnungszeiten und Raumaufteilung, bevor du Einladungen oder Catering festlegst. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau mit 59 Aufgaben und 53 benötigten Gegenständen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Ort und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Exponate auswählen

    3 Personen

  • Leihgeber und Rechteinhaber kontaktieren

    2 Personen

  • Leihvereinbarungen festhalten

    2 Personen

  • Leihregister für Objekte erstellen

  • Objekte beim Empfang fotografieren

    2 Personen

  • Ausstellungstexte schreiben

    2 Personen

  • Texte prüfen lassen

    2 Personen

  • Schilder und Wegweiser gestalten

  • Schilder und Streckenkarte drucken

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Veranstaltung online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Transport für Objekte organisieren

    2 Personen

  • Materialreservierungen erstellen

  • Pressemitteilung und Presseeinladung erstellen

  • Pressemitteilung versenden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Objekte und Materialien kontrollieren

    2 Personen

  • Empfangsbereich vorbereiten

    2 Personen

  • Ausstellungspaneele aufstellen

    3 Personen

  • Vitrinen und Podeste aufstellen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Ausstellungsstücke auspacken

    3 Personen

  • Exponate aufstellen

    3 Personen

  • Objektbeschriftungen anbringen

    2 Personen

  • Route und Publikumsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung ausrichten

    2 Personen

  • Bildschirm und Präsentation testen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Führungen begleiten

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Saal und Vitrinen kontrollieren

    2 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Ausstellungsstücke registrieren

    2 Personen

  • Ausstellungsstücke verpacken

    3 Personen

  • Vitrinen und Tafeln abbauen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Saal und Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Dekoration und Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Objekte zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • AusstellungspanelsAnz. 12
  • VitrinenAnz. 6
  • PodesteAnz. 8
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 8
  • HockerAnz. 6

Ausstattung

  • Laptop
  • Bildschirm
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelkanäleAnz. 8
  • FunkgeräteAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

  • Eingangsbanner
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • BilderrahmenAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 6
  • KlebestreifenAnz. 2
  • KlebebandAnz. 4
  • SeilabsperrungAnz. 4

Geschirr

  • GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • KüchenrollenhalterAnz. 2
  • Kassenschale
  • Taschenrechner
  • KlemmbretterAnz. 4
  • StifteAnz. 20
  • NamensaufkleberAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 120

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • HandfegerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Leihgaben frühzeitig: Leihvereinbarungen, Rechte und ein Leihregister sollten vor dem Transport der Exponate schriftlich abgeschlossen sein. Fotografiere jedes Objekt bei der Ankunft und halte seinen Zustand fest.
  • Plane Texte und Beschilderung nicht für den letzten Tag ein. Ausstellungstexte müssen geschrieben, geprüft, gestaltet und anschließend als Infotafeln, Wegweiser und Streckenkarte gedruckt werden.
  • Miss den Raum vor der Möblierung aus und zeichne die Wege ein. Ausstellungspaneele, Vitrinen, Podeste, Absperrpfosten und Kabelkanäle brauchen Platz, während Fluchtwege frei bleiben müssen.
  • Bestätige Transport, Materialreservierungen und Catering spätestens einige Wochen vor der Eröffnung. Bei Anmeldungen solltest du Ernährungswünsche gesammelt an den Caterer weitergeben, statt einzelne Angaben am Veranstaltungstag nachzureichen.
  • Teste am Aufbautag Laptop, Bildschirm, HDMI- und Verlängerungskabel gemeinsam mit der Beleuchtung. Kontrolliere außerdem Exponate, Gläser, Tassen, Teller und Besteck, bevor der Empfangsbereich geöffnet wird.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Kulturerbe-Ausstellung planen?
Rechne mit mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf, bei vielen Leihgebern oder empfindlichen Exponaten eher mit 3 bis 6 Monaten. Termin, Raum, Leihvereinbarungen und Transport sollten zuerst feststehen.
Was muss ich für eine Kulturerbe-Ausstellung organisieren?
Du brauchst unter anderem Exponate, Leih- und Rechtevereinbarungen, Transporte, Ausstellungstexte, Beschilderung, Raumaufteilung, Anmeldung und Catering. Für den Aufbau kommen Vitrinen, Podeste, Ausstellungspaneele, Beleuchtung und sichere Kabelführung hinzu.
Wann sollten Ausstellungstexte fertig sein?
Plane die fertigen und geprüften Texte mindestens 2 bis 3 Wochen vor der Eröffnung ein. So bleibt Zeit für Gestaltung, Korrekturen und den Druck von Infotafeln, Schildern und Wegweisern.
Wie viele Getränke brauche ich für die Ausstellungseröffnung?
Kalkuliere für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro angemeldeter Person und zusätzlich rund 10 Prozent Reserve. Bestätige die endgültige Anzahl nach Ablauf der Anmeldefrist und berücksichtige erfasste Ernährungswünsche beim Catering.

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