Wat heb je nodig voor een erfgoedfestival?

Een erfgoedfestival vraagt om meer dan een programma en een paar marktkramen. Je hebt materialen nodig voor ontvangst, rondleidingen, workshops, catering en presentaties, vaak op meerdere plekken tegelijk. Denk vooraf vooral aan stroom, geluidsapparatuur, bewegwijzering en voldoende servies voor piekmomenten. Op deze boodschappenlijst staan de spullen die je verzamelt, huurt of klaarzet voor een festival met tenten, historische affiches, workshops en rondleidingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Marktkramenaantal 6
Klaptafelsaantal 16
Klapstoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Kapstokkenaantal 3
Afzetpalenaantal 12

Servies

Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 6
Laptopaantal 2
Presentatiescherm

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Snoerverlichtingaantal 6
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Historische affichesaantal 20
Fotopanelenaantal 12
Informatiebordenaantal 10
Pijlbordenaantal 14
Krijtbordenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 16
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
dienbladenaantal 8
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Flessenopenersaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakkenaantal 100
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletpapieraantal 48
Desinfecterende doekjesaantal 8
Keukenpapieraantal 12
Allesreinigeraantal 4
Afwasmiddelaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 pakken
- Theezakjes - 200 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Koffiemelk - 4 kuipjes
- Kristalsuiker - 2 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Bitter lemon - 6 flessen
- Bruiswater - 12 flessen
- Plat water - 24 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pils - 96 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Bitterballen - 400 stuks
- Vegetarische bitterballen - 150 stuks
- Mini kaassoufflés - 200 stuks
- Vegetarische loempia's - 150 stuks
- Falafelballetjes - 150 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjesmix - 6 zakken
- Borrelnootjes - 6 zakken
- Popcorn - 6 zakken
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 5 kilo
- Worteltjes - 4 kilo
- Paprika's - 20 stuks
- Hummus - 3 kilo
- Knoflooksaus - 2 liter
- Yoghurtdressing - 2 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Stokbroden - 20 stuks
- Mini pistolets - 200 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Roomboter - 2 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Brie - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Hummusbeleg - 2 kilo
- Komkommersalade - 2 kilo
- Kipsalade - 2 kilo
- Eiersalade - 2 kilo
- Druivenjam - 2 potten
- Koekjes - 8 pakken
- Appeltaart - 6 stuks
- Slagroom - 12 bussen
- Brownies - 120 stuks
- Vegan brownies - 40 stuks
- Glutenvrije koekjes - 6 pakken
- Papieren servetten - 500 stuks
- Houten roerstaafjes - 300 stuks
- Suikerzakjes - 300 stuks
- Prikkers - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Flessenreiniger - 2 flessen
- Wegwerpwashandjes - 2 pakken
- Nitrilhandschoenen - 4 dozen
- Diepvrieszakken - 2 dozen
- Dienbladfolie - 2 rollen
- Koffiefilters - 200 stuks
- Barbecue-aanmaakblokjes - 2 dozen

Tips

Plan per ontvangstbalie een complete set: naambadges, inschrijflijsten, programmafolders, routekaarten en een penvoorraad. Leg minstens één reserve-exemplaar van elke lijst apart.
Maak voor catering een aparte telling voor koffie, drank en maaltijden. Reken servies niet alleen per gast, maar ook voor medewerkers en een tweede ronde wanneer afwas tussendoor niet mogelijk is.
Test microfoons, luidsprekers, het mengpaneel en presentatiescherm uiterlijk één dag vooraf op de echte locatie. Neem per gebruikte stroomplek een verlengsnoer, stekkerdoos en opgeladen powerbank mee.
Zet verlichting niet pas na de opbouw klaar. Gebruik ledlampen en snoerverlichting bij tenten en marktkramen en leg zaklampen bij de organisatie voor rondes na het donker.
Bewaar affiches, tafelkleden, servies en workshopmateriaal in gelabelde opslagbakken. Dat voorkomt dat vrijwilligers tijdens de opbouw zoeken en maakt het opruimen na afloop sneller.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een erfgoedfestival?: Zorg naast tenten, marktkramen, tafels en stoelen voor ontvangstmaterialen, servies, cateringmateriaal, geluidsapparatuur, verlichting en routekaarten. Voor een programma met rondleidingen en workshops zijn ook naambadges, inschrijflijsten en presentatiemateriaal nodig.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een erfgoedfestival?: Tel per verwacht cateringmoment minimaal één glas, kopje, bord en bestekset per gast, plus het aantal medewerkers. Als je tussendoor niet kunt afwassen, plan dan minstens 1,5 set per persoon; voor koffie zijn extra kopjes en thermoskannen praktisch.
Wanneer moet ik de techniek voor een erfgoedfestival testen?: Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop en presentatiescherm uiterlijk één dag voor het festival. Controleer op dezelfde dag ook alle verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks op bereik, werking en lading.
Wat moet ik meenemen voor de ontvangst van bezoekers?: Zet per ontvangstpunt een tafel, stoel, tafellaken, programmafolders, routekaarten, naambadges en inschrijflijsten klaar. Leg de definitieve aantallen uiterlijk de dag ervoor vast en houd minimaal één extra printset achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.