Wat heb je nodig voor een erfgoedcongres?

Voor een erfgoedcongres heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Richt registratie, presentaties, catering en techniek zo in dat bezoekers zonder zoeken hun badge, zaal en koffie vinden. Controleer vooraf wie spreekt, welke presentaties binnen zijn en hoeveel deelnemers dieetwensen hebben doorgegeven. Op deze pagina staat de boodschappenlijst voor het congres; de bijbehorende takenlijst helpt je bepalen wanneer je alles reserveert, bestelt en klaarzet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Registratietafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Sprekersstoelenaantal 4
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Dinermessenaantal 130
Dinervorkenaantal 130
Opscheplepelsaantal 20

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 4
Wandklokkenaantal 3

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 120
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Routebordjesaantal 12
Programmabordenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Schenkkannenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 3 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Warme chocolademelk - 2 pakken
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilogram
- Plat water - 12 flessen
- Bruisend water - 12 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Bitter lemon - 4 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Tonic - 4 flessen
- Bier - 8 kratten
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Droge witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- Bitterballen - 400 stuks
- Vegetarische bitterballen - 120 stuks
- Olijven - 3 kilogram
- Gemengde noten - 3 kilogram
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Salsa - 6 potten
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 60 stuks
- Peren - 40 stuks
- Miniatuurquiches - 250 stuks
- Mini-broodjes - 250 stuks
- Hummus - 8 bakjes
- Roomkaas - 4 kilogram
- Jonge kaas - 5 kilogram
- Brie - 3 kilogram
- Gerookte kipfilet - 3 kilogram
- Gerookte zalm - 2 kilogram
- Vegetarische spreads - 12 bakjes
- Rucola - 2 kilogram
- Gemengde sla - 5 kilogram
- Komkommersalade - 4 kilogram
- Pastasalade - 8 kilogram
- Aardappelsalade - 8 kilogram
- Tomatensalade - 6 kilogram
- Stokbroden - 30 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Glutenvrij brood - 4 broden
- Roomboter - 2 kilogram
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Vinaigrette - 3 liter
- Mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Basmati- of pandanrijst - 12 kilogram
- Pasta - 10 kilogram
- Tomatensaus - 12 potten
- Groentebouillon - 2 dozen
- Groentecurry - 10 kilogram
- Kipgerecht - 12 kilogram
- Geroosterde groenten - 10 kilogram
- Parmezaanse kaas - 2 kilogram
- Tiramisu - 120 porties
- Vegan chocolademousse - 20 porties
- Glutenvrije dessertporties - 10 porties
- Koffiemelkcups - 300 stuks
- Papieren servetten - 500 stuks
- Papieren handdoekrollen - 12 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectie - 6 flessen

Tips

Reken voor registratie op één registratietafel per 75 tot 100 deelnemers, met naambadgehouders, een definitieve gastenlijst en geprinte badges. Leg de badges alfabetisch klaar en houd een aparte stapel voor last-minute aanmeldingen.
Plan per presentatieruimte minstens één laptop, beamer, projectiescherm, presentatieklikker en HDMI-kabel. Neem per ruimte twee verlengkabels en één stekkerdoos mee; juist die aansluitmaterialen worden vaak pas tijdens de opbouw gemist.
Geef de catering het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf door. Gebruik de verzamelde dieetwensen om aparte maaltijden herkenbaar te maken en bestel of reserveer extra water voor sprekers en medewerkers.
Zet voor een congresdag per deelnemer minstens één waterglas en één koffiekopje klaar; bij een lunch of diner heb je daarnaast dinerborden, dessertborden, dinermessen en dinervorken nodig. Tel voor buffet en bediening extra opscheplepels mee.
Test microfoons, audiomixer, speakers en presentaties uiterlijk 60 minuten voor de eerste sessie in de zaal. Zet routebordjes, wandklokken en garderoberekken vóór de ontvangst klaar, zodat de registratie niet tegelijk een wegwijspost wordt.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik meenemen naar een erfgoedcongres?: Neem naast badges en programmafolders in elk geval een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen en een presentatieklikker mee. Voor ontvangst en catering heb je registratietafels, stoelen, waterglazen, koffiekopjes en afvalbakken nodig. Controleer de aantallen aan de hand van de definitieve gastenlijst.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een erfgoedcongres?: Voor de publieksopstelling heb je minimaal één stoel per aangemelde deelnemer nodig, plus stoelen voor sprekers en organisatie. Houd 5 tot 10 extra stoelen achter de hand voor late aanmeldingen of een gewijzigde zaalindeling. Controleer de zaalopstelling uiterlijk op de dag vóór het congres.
Hoeveel catering moet ik bestellen voor een congres?: Geef het aantal bevestigde deelnemers door en tel medewerkers en sprekers mee die mee-eten. Bestel bij voorkeur 5 procent extra porties bij een congres met buffet, en verwerk dieetwensen afzonderlijk in de bestelling. Geef het definitieve aantal 3 tot 5 werkdagen vooraf door.
Wanneer moet ik de techniek voor een erfgoedcongres testen?: Test de volledige techniek minstens 60 minuten voor de eerste presentatie: beeld, geluid, presentaties, microfoons en aansluitingen. Verzamel de definitieve presentaties uiterlijk 1 werkdag vooraf, zodat je bestanden nog kunt controleren en op de congreslaptop kunt openen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.