Que faut-il prévoir pour un congrès du patrimoine ?

Un congrès du patrimoine demande plus qu’un programme et une salle réservée. Il faut prévoir l’accueil des participants, les badges, les supports de séance, le mobilier, la vaisselle et tout le matériel audiovisuel. Cette liste rassemble les achats et équipements à préparer pour que les inscriptions, les conférences et les pauses se déroulent sans improvisation. Vérifie aussi les quantités après la clôture des inscriptions, notamment pour le traiteur et les besoins alimentaires.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 8
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Chaises des intervenantsqté 4
Portantsqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Cuillères à caféqté 130
Couteaux à dînerqté 130
Fourchettes de tableqté 130
Louchesqté 20

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 4
Horloges muralesqté 3

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 120
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 3

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilogram
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d’orange - 8 briques
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc sec - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Boulettes de viande panées - 400 pièces
- Bitterballen végétariens - 120 pièces
- Olives - 3 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Salsa - 6 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Poires - 40 pièces
- Mini-quiches - 250 pièces
- Petits pains - 250 pièces
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 4 kilogrammes
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Brie - 3 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 3 kilogrammes
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Tartinades végétariennes - 12 barquettes
- Roquette - 2 kilogram
- Salade mixte - 5 kilogrammes
- Salade de concombre - 4 kilogram
- Salade de pâtes - 8 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 8 kilogrammes
- Salade de tomates - 6 kilogrammes
- Baguettes - 30 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain sans gluten - 4 pains
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Vinaigrette - 3 liter
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Riz basmati ou pandan - 12 kilogrammes
- Pâtes - 10 kilogrammes
- Sauce tomate - 12 pots
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Curry de légumes - 10 kilogrammes
- Plat de poulet - 12 kilogram
- Légumes rôtis - 10 kilogrammes
- Parmesan - 2 kilogrammes
- Tiramisu - 120 portions
- Mousse au chocolat vegan - 20 portions
- Portions de dessert sans gluten - 10 portions
- Doseurs de lait pour café - 300 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Rouleaux d’essuie-tout en papier - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles

Conseils

Prévois un badge nominatif et un support par participant confirmé, puis imprime une dizaine de badges vierges pour les intervenants ou inscriptions de dernière minute.
Pour une journée complète, compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 par heure. Refroidis les boissons au plus tard la veille.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, le mixeur audio et les microphones au moins 2 heures avant l’ouverture. Garde un ordinateur portable et un câble de rechange à portée de main.
Prépare les programmes imprimés selon la liste définitive des invités, avec 5 à 10 exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute ou les visiteurs non inscrits.
Installe les panneaux de direction avant l’arrivée du premier participant et place les tables d’inscription près de l’entrée. Prévois une poubelle à chaque zone de restauration et au moins une rallonge par espace technique.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour un congrès du patrimoine ?: Prévois les badges, leurs supports, les programmes imprimés, la vaisselle, les boissons, les poubelles et le matériel audiovisuel. Pour chaque participant, compte au minimum un badge, un programme et une place assise.
Combien de verres et d’assiettes prévoir pour un congrès ?: Compte un verre à eau par personne et ajoute 10 % de réserve. Pour les assiettes et les couverts, prévois au moins une unité par service et par participant, avec 5 à 10 % supplémentaires pour les remplacements.
Quand préparer le matériel audiovisuel du congrès ?: Rassemble tout le matériel la veille et effectue un test complet au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifie notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, le mixeur audio, les câbles et les multiprises.
Combien de programmes imprimer pour un congrès ?: Imprime un programme par participant confirmé, puis ajoute 5 à 10 % de marge. Prévois aussi quelques exemplaires vierges ou modifiables si le programme ou la liste des intervenants change le jour même.

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