Qué necesitas comprar para un congreso de patrimonio

Organizar un congreso de patrimonio exige coordinar registro, ponencias, pausas y catering sin dejar materiales para el último día. Esta lista reúne lo que debes comprar o llevar: mobiliario, vajilla, equipo audiovisual y elementos para orientar a los asistentes. Calcula las cantidades a partir del número definitivo de inscritos y añade un margen del 5 al 10 % para acreditaciones, vasos y material de servicio. El plan también contempla enfriar las bebidas y dejar reunidos los materiales antes del montaje.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de registrocant. 3
Mesas de buffetcant. 8
Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 120
Sillas para ponentescant. 4
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 130
Cucharillas de cafécant. 130
Cuchillos de cenacant. 130
Tenedores de cenacant. 130
Cucharonescant. 20

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentacióncant. 2
Pizarras de hojascant. 4
Relojes de paredcant. 3

Decoración

Portanombrescant. 120
Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Carteles de rutacant. 12
Carteles del programacant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de servircant. 10
Bandejas para mantener calientecant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocina y de servircant. 8
Pinzas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 3

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 3 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Chocolate caliente - 2 paquetes
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 2 kilogramos
- Agua sin gas - 12 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Bitter lemon - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Tónica - 4 botellas
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Vino blanco seco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Bitterballen - 400 unidades
- Bitterballen vegetarianas - 120 unidades
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Salsa - 6 frascos
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 60 unidades
- Peras - 40 unidades
- Mini quiches - 250 unidades
- Mini bocadillos - 250 unidades
- Hummus - 8 cuencos
- Queso crema - 4 kilogram
- Queso joven - 5 kilogramos
- Brie - 3 kilogramo
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilogramo
- Salmón ahumado - 2 kilogramos
- Untables vegetarianos - 12 tarrinas
- Rúcula - 2 kilogramos
- Ensalada mixta - 5 kilogramos
- Ensalada de pepino - 4 kilogramo
- Ensalada de pasta - 8 kilogram
- Ensalada de patata - 8 kilogramos
- Ensalada de tomate - 6 kilogramos
- Baguettes - 30 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan sin gluten - 4 barras
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Vinagreta - 3 liter
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Arroz basmati o pandan - 12 kilogram
- Pasta - 10 kilogram
- Salsa de tomate - 12 tarros
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Curry de verduras - 10 kilogram
- Plato de pollo - 12 kilogramos
- Verduras asadas - 10 kilogramo
- Queso parmesano - 2 kilogramos
- Tiramisú - 120 raciones
- Mousse de chocolate vegana - 20 porciones
- Raciones de postre sin gluten - 10 raciones
- Cápsulas de leche para café - 300 unidades
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Rollos de papel de cocina - 12 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas

Consejos

Prepara las acreditaciones, los portanombres y los folletos del programa al menos 3 días antes. Imprime entre un 5 y un 10 % más que el número confirmado de asistentes para cubrir errores y cambios de última hora.
Calcula un vaso de agua por persona y sesión, más un 10 % de reserva. Para una jornada completa, prevé también entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora del encuentro y ajusta después según el catering.
Prueba el proyector, la pantalla, los portátiles, los cables HDMI y el clic de presentación como mínimo 2 horas antes de la primera ponencia. Lleva un cable alargador y una regleta de reserva por cada zona técnica.
Cuenta una silla por asistente y reserva sillas específicas para los ponentes. Coloca las mesas de registro y los percheros antes de abrir el acceso, porque moverlos cuando ya hay cola retrasa la acreditación.
Confirma las cantidades de platos, cubiertos, tazas y copas con el catering 48 horas antes. Recoge las preferencias dietéticas y enfría las bebidas la víspera, no durante el montaje del congreso.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas acreditaciones y folletos debo imprimir para un congreso?: Imprime una acreditación por persona inscrita y entre un 5 y un 10 % adicional. Para 200 asistentes, prepara entre 210 y 220 unidades de cada material. Ten la impresión terminada al menos 3 días antes.
¿Cuántos vasos y platos necesito para un congreso de 100 personas?: Calcula como mínimo 110 vasos para agua y un 10 % de margen sobre platos, cubiertos y tazas. Si hay varias pausas o un servicio de comida prolongado, confirma con el catering si habrá reposición o lavado entre servicios 48 horas antes.
¿Cuándo debo comprobar el equipo audiovisual del congreso?: Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la primera ponencia y vuelve a comprobarla 30 minutos antes de abrir la sala. Revisa especialmente micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, HDMI, regletas y el clic de presentación.
¿Cuánta bebida tengo que comprar para un congreso de un día?: Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para cada sesión. Para 100 asistentes, eso supone entre 200 y 300 bebidas iniciales, más un margen del 10 %. Enfríalas el día anterior.

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