Entertainmentcongres organiseren: checklist

Een entertainmentcongres vraagt om meer dan een programma en een locatie. Je moet sprekers, panelleden, techniek, registratie, catering en vervoer op elkaar afstemmen. Begin met het programma en de zaalindeling, leg daarna de belangrijkste leveranciers en deelnemerscommunicatie vast. In de laatste week draait alles om presentaties, dieetwensen, naamkaartjes en een technische controle. Met deze checklist zie je welke onderdelen je wanneer regelt en wat op de congresdag zelf klaar moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Dagvoorzitter vastleggen
Panelleden vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Technische ondersteuning boeken
2 personen
Fotograaf boeken
Registratieformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
Persuitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Hotelkamers voor sprekers boeken
Vervoer voor sprekers regelen
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
Presentaties ontvangen
2 personen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Naamkaartjes printen
2 personen
Deelnemerslijst printen
Draaiboek printen
Sprekersbriefing versturen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Registratiebalie opbouwen
3 personen
Zaalindeling uitzetten
4 personen
Stoelen en tafels plaatsen
5 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Scherm en projector plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Naamkaartjes uitstallen
2 personen
Technische briefing houden
4 personen
Sprekers ontvangen
3 personen
Sprekersruimte inrichten
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
5 personen
Naamkaartjes uitdelen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
4 personen
Openingsprogramma begeleiden
3 personen
Keynote technisch ondersteunen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Paneldiscussie begeleiden
3 personen
Panelmicrofoons bedienen
2 personen
Break-outsessies openen
4 personen
Break-outsessies ondersteunen
6 personen
Netwerkborrel klaarzetten
5 personen
Borrelhapjes serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Avondprogramma aankondigen
2 personen
Entertainmentprogramma begeleiden
3 personen
Licht en geluid bedienen
2 personen
Dinerbuffet openen
5 personen
Dinerbuffet aanvullen
4 personen
Dessert serveren
4 personen
Sluitingswoord begeleiden
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Afval inzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Cateringrestanten verpakken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Techniek demonteren
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto's aan deelnemers sturen
Bedankbericht versturen
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 180
Tafelsaantal 24
Hoge statafelsaantal 12
Podiumdelenaantal 4
Spreektafel
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 180

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Speakersaantal 4
DI-boxenaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 6
USB-C-adaptersaantal 6
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 6
Fotocamera
Statiefaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 180
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen voor snacksaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Buffetbakkenaantal 12
Serveerplateausaantal 16
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Registratie

Naamkaarthoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Registratiebadgesaantal 200
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 180
Programmaflyersaantal 200
Papiertassenaantal 200

Decoratie

Congresbannersaantal 3
Richtingsbordenaantal 12
Tafelkleedsetsaantal 24
Bloemstukkenaantal 10
Naamstickersaantal 200
Pijlenstickersaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma minimaal 8 weken vooraf definitief. Bevestig daarna de sprekers, dagvoorzitter en panelleden schriftelijk, zodat wijzigingen niet doorwerken in uitnodigingen en zaalplanning.
Plan de technische controle uiterlijk 1 week voor het congres. Test per zaal de beamer, projectieschermen, laptops, presentatieklikker, microfoons, mengpaneel, speakers en alle HDMI- en USB-C-aansluitingen.
Sluit de registratie 3 tot 5 dagen voor het congres af voor een betrouwbare deelnemerslijst. Gebruik die lijst ook voor naamkaartjes, catering en het verzamelen van dieetwensen.
Stuur de sprekersbriefing uiterlijk 7 dagen vooraf en vraag presentaties uiterlijk 48 uur voor aanvang op. Controleer bestanden op beeldverhouding, lettertypes, video’s en aansluitingen voordat ze op locatie nodig zijn.
Maak een apart transportmoment voor materialen en congresmeubilair. Breng onder meer podiumdelen, spreektafel, microfoonstandaards, verlengkabels, stekkerdozen en portofoons vóór de opbouw naar de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een entertainmentcongres organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met programma, locatie, sprekers en techniek. Voor een congres met veel deelnemers of meerdere zalen is 12 weken veiliger, omdat catering, hotelkamers en vervoer extra afstemming vragen.
Wanneer moeten de presentaties van sprekers binnen zijn?: Vraag alle presentaties uiterlijk 48 uur voor het congres op. Plan daarna nog één technische controle in, zodat video’s, lettertypes, laptops en adapters niet pas tijdens de soundcheck problemen geven.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een entertainmentcongres?: Stuur de eerste uitnodiging zodra programma, locatie en belangrijkste sprekers vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur een praktische bevestiging met tijden, route en dieetvraag uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een entertainmentcongres?: Reserveer minimaal 3 uur voor opbouw en techniek bij één congreszaal; bij meerdere zalen is 4 tot 6 uur realistischer. Plan vóór de ontvangst nog een volledige test met beeld, geluid, verlichting en presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.