Organiser un congrès du divertissement sans rien oublier

Un congrès du divertissement demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et la technique. Commence par bloquer le lieu et les salles, puis confirme les personnes qui prendront la parole et les besoins de transport ou d’hébergement. À l’approche de l’événement, les présentations, badges, listes de participants et déroulés doivent être prêts en parallèle. Cette checklist rassemble les 81 tâches et 69 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Définir le maître de cérémonie
Confirmer les membres du jury
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver l’assistance technique
2 personnes
Réserver le photographe
Publier le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Envoyer les invitations presse
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des chambres d’hôtel pour les intervenants
Organiser le transport des intervenants
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
Recevoir les présentations
2 personnes
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer le déroulé
Envoyer le briefing des intervenants
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
Définir l'agencement de la salle
4 personnes
Installer les chaises et les tables
5 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer l’écran et le projecteur
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les badges nominatifs
2 personnes
Tenir le briefing technique
4 personnes
Accueillir les intervenants
3 personnes
Aménager l’espace des intervenants
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
5 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
4 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
3 personnes
Assistance technique pour la keynote
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Servir la pause-café
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Animer la table ronde
3 personnes
Utiliser les microphones de pupitre
2 personnes
Ouvrir les sessions en petits groupes
4 personnes
Soutenir les sessions en petits groupes
6 personnes
Installer le cocktail de réseautage
5 personnes
Servir les amuse-bouches
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Annoncer le programme du soir
2 personnes
Accompagner le programme de divertissement
3 personnes
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
5 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dessert
4 personnes
Animer le mot de clôture
2 personnes
Accompagner les départs
4 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Collecter les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Conditionner les restes du catering
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter l'équipement technique
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les photos aux participants
Envoyer un message de remerciement
Partager les présentations avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 180
Tablesqté 24
Tables hautesqté 12
Éléments de podiumqté 4
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 4
Cintresqté 180

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Boîtiers DIqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs USB-Cqté 6
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Appareil photo
Trépiedqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Tasses à caféqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 200
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service pour snacksqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Bacs à buffetqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Inscription

Porte-nomsqté 180
Lanyardsqté 180
Badges d'inscriptionqté 200
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 180
Flyers du programmeqté 200
Sacs en papierqté 200

Décoration

Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux directionnelsqté 12
Sets de nappesqté 24
Compositions floralesqté 10
Étiquettes nominativesqté 200
Autocollants flèchesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et les salles avant d’ouvrir les inscriptions : le nombre de salles disponibles détermine le programme, les jauges et l’organisation des flux.
Confirme les intervenants plusieurs semaines à l’avance et demande leurs présentations avant la dernière semaine. Tu auras ainsi le temps de vérifier les formats, les vidéos et les adaptateurs nécessaires.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le récapitulatif au traiteur au plus tard 7 jours avant le congrès. Les changements de dernière minute sont difficiles à absorber.
Prépare les badges nominatifs, la liste des participants et le déroulé au moins 24 heures avant l’ouverture. Imprime aussi quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions ou corrections sur place.
Planifie l’acheminement du matériel avant le jour J : vidéoprojecteur, microphones, câbles, multiprises, adaptateurs et batteries externes doivent être regroupés, étiquetés et testés dans chaque salle.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès du divertissement ?: Commence au moins 6 mois avant la date prévue pour réserver le lieu, le catering et l’assistance technique. Ce délai laisse aussi le temps de confirmer les intervenants, le jury et le maître de cérémonie.
Quand ouvrir les inscriptions à un congrès ?: Ouvre le formulaire dès que le programme, le lieu et les principales informations pratiques sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Prévois une date limite claire pour les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand envoyer le briefing aux intervenants ?: Envoie un premier briefing 3 à 4 semaines avant le congrès, puis un rappel final 5 à 7 jours avant. Indique les horaires, la salle, le format de présentation, les contacts sur place et l’heure d’arrivée.
Combien de temps prévoir pour les tests techniques ?: Prévois au moins 2 heures avant l’accueil du public pour tester les présentations, microphones, vidéoprojecteurs, écrans, câbles et éclairages. Demande aux intervenants d’être disponibles pendant 10 à 15 minutes chacun pour vérifier leur support.

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