Checklist para organizar un congreso de entretenimiento

Organizar un congreso de entretenimiento requiere cerrar primero el programa y después coordinar ponentes, salas, registro, técnica y catering. Esta checklist reúne las tareas que suelen retrasarse: confirmar presentaciones, revisar conexiones, recoger preferencias dietéticas y preparar el material impreso. También contempla la logística de los ponentes, desde las habitaciones de hotel hasta el transporte. Sigue el orden del plan y llega al montaje con la información y el equipo comprobados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes
2 personas
Fijar al presentador
Confirmar a los panelistas
2 personas
Reservar el recinto y las salas
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Contratar soporte técnico
2 personas
Reservar fotógrafo
Publicar el formulario de registro
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
2 personas
Enviar invitaciones a la prensa
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar habitaciones de hotel para los ponentes
Organizar el transporte para los ponentes
Recopilar información de los ponentes
2 personas
Recibir presentaciones
2 personas
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir el plan de trabajo
Enviar briefing a los ponentes
Hacer la compra
3 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el mostrador de registro
3 personas
Marcar la distribución de la sala
4 personas
Colocar sillas y mesas
5 personas
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
Colocar la pantalla y el proyector
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar la restauración
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar los tarjeteros
2 personas
Dar la sesión informativa técnica
4 personas
Recibir a los ponentes
3 personas
Montar la sala de oradores
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas

Evento

Recepción de participantes
5 personas
Repartir las tarjetas con nombres
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
4 personas
Coordinar el programa de apertura
3 personas
Dar soporte técnico a la keynote
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Servir la pausa para el café
5 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Moderar el panel de discusión
3 personas
Manejar los micrófonos del panel
2 personas
Abrir las sesiones de trabajo en grupos pequeños
4 personas
Apoyar las sesiones paralelas
6 personas
Montar el aperitivo de networking
5 personas
Servir aperitivos
5 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Anunciar el programa de la noche
2 personas
Coordinar el programa de entretenimiento
3 personas
Manejar luces y sonido
2 personas
Abrir el bufé de la cena
5 personas
Reponer el buffet de cena
4 personas
Servir el postre
4 personas
Guiar el discurso de clausura
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
4 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Empaquetar los restos del catering
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar la técnica
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar fotos a los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir presentaciones con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 180
Mesascant. 24
Mesas altas tipo cóctelcant. 12
Piezas de escenariocant. 4
Mesa de oradores
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Perchascant. 180

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 3
Clic de presentacióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Cajas DIcant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cables HDMIcant. 6
Adaptadores USB-Ccant. 6
Baterías externascant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Cámara de fotos
Trípodecant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 220
Copas de vinocant. 180
Tazas de cafécant. 180
Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Cubiertoscant. 200
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 20
Bandejas para servir aperitivoscant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Bandejas de bufécant. 12
Bandejas para servircant. 16
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de cocinacant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Registro

Portatarjetas de nombrecant. 180
Lanyardscant. 180
Credenciales de registrocant. 200
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 180
Folletos del programacant. 200
Bolsas de papelcant. 200

Decoración

Banners del congresocant. 3
Señales direccionalescant. 12
Juegos de mantelescant. 24
Arreglos floralescant. 10
Pegatinas con nombrecant. 200
Pegatinas de flechascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir el formulario de registro. Cuando cambien una sesión o un ponente, actualiza también las invitaciones, la web y la lista de participantes.
Pide las presentaciones con varios días de margen y haz una prueba técnica antes del congreso. Comprueba cada portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptador USB-C y clic de presentación.
Confirma el número de asistentes y sus preferencias dietéticas antes de cerrar el catering. Calcula la vajilla para el aforo previsto y añade vasos de agua para la mesa de oradores.
Prepara las etiquetas con nombres, la lista de participantes y el plan de trabajo como mínimo el día anterior. Lleva copias impresas al recinto por si falla la conexión o alguien llega sin registro.
Asigna responsables para sonido, escenario, fotografía y transporte de ponentes. Usa walkie-talkies durante el montaje y deja preparados alargadores, regletas, baterías externas y adaptadores de repuesto.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes de un congreso?: Confírmalos antes de publicar el formulario de registro y vuelve a comprobar su disponibilidad al menos 7 días antes del congreso. Pide entonces sus datos, necesidades técnicas y presentación.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a un congreso?: Envíalas cuando el programa, las salas y los ponentes principales estén confirmados, idealmente entre 4 y 8 semanas antes. Envía un recordatorio 7 días antes con horarios, ubicación y forma de registro.
¿Cuánto tiempo antes hay que revisar las presentaciones?: Recíbelas como mínimo 5 días antes y haz la comprobación técnica entre 2 y 3 días antes. Prueba la proporción de pantalla, vídeos, fuentes, audio y adaptadores en el mismo equipo que usarás en el recinto.
¿Qué hay que preparar el día anterior a un congreso?: Deja listas las etiquetas, la lista de participantes, el plan de trabajo y el briefing de los ponentes. Comprueba también el montaje de sillas, escenario, mesa de oradores, micrófonos, proyector y señalización antes de la apertura.

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