Entertainmentkongress organisieren: die Checkliste

Ein Entertainmentkongress braucht früh klare Zuständigkeiten: Programm, Referenten, Moderation und Panel müssen stehen, bevor Einladungen verschickt werden. Plane außerdem Räume, Catering, Technik und die Anreise der Sprecher nicht erst in der letzten Woche. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag geprüfte Präsentationen, passende Adapter, Namensschilder oder ein aktueller Ablaufplan. Arbeite die 81 Aufgaben in Reihenfolge ab und gleiche sie mit den 69 benötigten Gegenständen ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Programm finalisieren
2 Personen
Referenten bestätigen
2 Personen
Moderation festlegen
Panelmitglieder festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Technischen Support buchen
2 Personen
Fotograf buchen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
Presseeinladungen versenden
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Hotelzimmer für Sprecher buchen
Transport für Redner organisieren
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
Präsentationen entgegennehmen
2 Personen
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
Namensschilder drucken
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Ablaufplan ausdrucken
Sprecherbriefing versenden
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Registrierungstresen aufbauen
3 Personen
Raumaufteilung aufbauen
4 Personen
Stühle und Tische aufstellen
5 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
Leinwand und Projektor aufstellen
3 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Catering bereitstellen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Namensschilder auslegen
2 Personen
Technisches Briefing abhalten
4 Personen
Referenten empfangen
3 Personen
Sprecherraum einrichten
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
5 Personen
Namensschilder verteilen
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
4 Personen
Eröffnungsprogramm begleiten
3 Personen
Keynote technisch betreuen
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Kaffeepause servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Podiumsdiskussion moderieren
3 Personen
Panelmikrofone bedienen
2 Personen
Breakout-Sessions eröffnen
4 Personen
Breakout-Sessions unterstützen
6 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
5 Personen
Snacks servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Abendprogramm ankündigen
2 Personen
Unterhaltungsprogramm betreuen
3 Personen
Licht und Ton bedienen
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
5 Personen
Abendbuffet auffüllen
4 Personen
Dessert servieren
4 Personen
Schlusswort moderieren
2 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
2 Personen
Müll einsammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Catering-Reste verpacken
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Technik abbauen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fotos an Teilnehmer senden
Dankesnachricht versenden
Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 180
TischeAnz. 24
Hohe StehtischeAnz. 12
BühnenelementeAnz. 4
Rednertisch
BarhockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 180

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LaptopsAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 4
DI-BoxenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
HDMI-KabelAnz. 6
USB-C-AdapterAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
Fotokamera
StativAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichtstativeAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 220
WeingläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 180
Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 200
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
Servierplatten für SnacksAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
BuffetbehälterAnz. 12
ServierplattenAnz. 16
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 180
LanyardsAnz. 180
RegistrierungsbadgesAnz. 200
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 40
NotizblöckeAnz. 180
ProgrammflyerAnz. 200
PapiertütenAnz. 200

Dekoration

KongressbannerAnz. 3
WegweiserAnz. 12
TischdeckensetsAnz. 24
BlumenarrangementsAnz. 10
NamensaufkleberAnz. 200
PfeilaufkleberAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm, Moderation und Panel mindestens 8 Wochen vor dem Kongress fest. Bestätige die Referenten schriftlich und sammle ihre Informationen, Reisepläne sowie Präsentationen an einer Stelle.
Reserviere Location, Räume, Catering und technischen Support frühzeitig. Plane getrennte Bereiche für Bühne, Rednertisch, Garderobe, Registrierung und Catering ein; Kongressstühle allein lösen die Raumplanung nicht.
Prüfe jede Präsentation spätestens 3 Werktage vorher auf dem vorgesehenen Laptop. Teste Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, HDMI-Kabel und USB-C-Adapter gemeinsam.
Schließe die Anmeldung 2 bis 3 Tage vor dem Termin für die finale Planung ab. Erfasse Ernährungswünsche, drucke Namensschilder, Teilnehmerliste und Ablaufplan und gib dem Catering die endgültige Personenzahl.
Plane den Aufbau mit einer festen Technik- und Transportmannschaft. Bringe Materialien, Powerbanks und Funkgeräte am Vortag zur Location und halte Ersatzkabel sowie einen zweiten Präsentationslaptop bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Entertainmentkongress organisieren?: Beginne idealerweise 12 Wochen vorher. Bis 8 Wochen vor dem Termin sollten Programm, Referenten, Location, Catering und Technik reserviert sein; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Detailplanung.
Wann müssen die Referenten für einen Entertainmentkongress feststehen?: Bestätige Referenten, Moderation und Panel spätestens 8 Wochen vor dem Kongress. Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen spätestens 10 Werktage vorher an und verschicke das Sprecherbriefing spätestens 3 Werktage vor Beginn.
Wie viele Tage vorher sollte die Kongresstechnik getestet werden?: Führe den vollständigen Techniktest spätestens 3 Werktage vorher durch. Teste dabei jeden Laptop, Beamer, Mikrofon, Lautsprecher, Präsentationsklicker und alle benötigten Kabel und Adapter mit den echten Präsentationsdateien.
Wann druckt man Namensschilder und Teilnehmerlisten?: Drucke Namensschilder und Teilnehmerliste 1 bis 2 Werktage vor dem Kongress, nachdem die Anmeldung geschlossen oder die letzte verlässliche Teilnehmerzahl bestätigt wurde. Nimm zusätzlich einige leere Namensschilder für Nachmeldungen mit.

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