Wat heb je nodig voor een entertainmentcongres?

Voor een entertainmentcongres heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Je regelt techniek voor presentaties en panelgesprekken, meubilair voor zaal en ontvangst, en materialen voor registratie en bewegwijzering. Denk ook aan details die vaak te laat worden geregeld: USB-C-adapters, extra verlengkabels, naamkaartjes en waterglazen voor sprekers. Gebruik deze boodschappenlijst naast het draaiboek en controleer uiterlijk enkele dagen vooraf of alle spullen op locatie zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 180
Tafelsaantal 24
Hoge statafelsaantal 12
Podiumdelenaantal 4
Spreektafel
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 180

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Speakersaantal 4
DI-boxenaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 6
USB-C-adaptersaantal 6
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 6
Fotocamera
Statiefaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 180
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen voor snacksaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Buffetbakkenaantal 12
Serveerplateausaantal 16
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Registratie

Naamkaarthoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Registratiebadgesaantal 200
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 180
Programmaflyersaantal 200
Papiertassenaantal 200

Decoratie

Congresbannersaantal 3
Richtingsbordenaantal 12
Tafelkleedsetsaantal 24
Bloemstukkenaantal 10
Naamstickersaantal 200
Pijlenstickersaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 18 liter
- Havermelk - 8 liter
- Koffieroom - 6 pakken
- Citroenen - 6 kilo
- Plat mineraalwater - 24 flessen
- Bruisend mineraalwater - 24 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Gemberbier - 6 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pils - 144 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- IJsblokjes - 30 kilo
- Hummus - 12 bakken
- Roomkaas - 10 kuipjes
- Jonge kaas - 5 kilo
- Brie - 3 kilo
- Geitenkaas - 2 kilo
- Gerookte zalm - 3 kilo
- Kipfilet - 4 kilo
- Rucola - 2 kilo
- Gemengde sla - 5 kilo
- Komkommers - 5 kilo
- Cherrytomaten - 5 kilo
- Paprika's - 4 kilo
- Rode uien - 2 kilo
- Avocado's - 3 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Appels - 8 kilo
- Peren - 6 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Aardbeien - 4 kilo
- Broodjes - 220 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Meergranenbrood - 10 broden
- Wraps - 120 stuks
- Crackers - 12 pakken
- Roomboter - 2 kilo
- Olijfolie - 3 flessen
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Mayonaise - 3 potten
- Mosterd - 3 potten
- Pesto - 8 potten
- Ketchup - 3 flessen
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Knoflookpoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Rijst - 12 kilo
- Pasta - 12 kilo
- Tomatensaus - 12 potten
- Kokosmelk - 12 blikken
- Kikkererwten - 12 blikken
- Groentebouillon - 3 pakken
- Gemengde groenten - 15 kilo
- Champignons - 5 kilo
- Kipdijfilet - 12 kilo
- Vegetarische balletjes - 8 kilo
- Parmezaanse kaas - 2 kilo
- Yoghurt - 8 kilo
- Granola - 4 kilo
- Muesli - 3 kilo
- Chocolademousse - 180 porties
- Mini-gebakjes - 220 stuks
- Brownies - 180 stuks
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Notenmix - 5 kilo
- Olijven - 4 kilo
- Zongedroogde tomaten - 2 kilo
- Servetten - 600 stuks
- Papieren koffiebekers - 300 stuks
- Houten roerstaafjes - 400 stuks
- Rietjes - 250 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Wegwerphandschoenen - 300 stuks
- Vershoudbakjes - 30 stuks
- Bakpapier - 4 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Handzeep - 8 flessen

Tips

Plan per presentatieruimte minimaal één laptop, één beamer, één projectiescherm en één presentatieklikker. Leg HDMI-kabels en USB-C-adapters klaar voordat de eerste spreker arriveert; aansluitingen worden vaak pas tijdens de technische controle gemist.
Tel per zaal het aantal congresstoelen en tafels en voeg voor de ontvangst hoge statafels toe. Reserveer daarnaast voldoende garderoberekken en kledinghangers; die worden bij een congres snel vergeten, zeker bij een programma van een hele dag.
Voor panelgesprekken heb je per deelnemer een draadloze microfoon of microfoonstandaard nodig, plus een mengpaneel en speakers. Test de geluidsopstelling vóór opening en houd minstens één extra microfoon beschikbaar als reserve.
Maak voor registratie naamkaartjes, een deelnemerslijst en geprinte exemplaren van het draaiboek. Neem daarnaast portofoons mee voor de organisatie en powerbanks voor medewerkers die de hele dag aanmeldingen, wijzigingen en contact met sprekers afhandelen.
Stem glazen en catering af op het programma, niet alleen op het aantal deelnemers. Zet waterglazen bij de spreektafel klaar en controleer dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór het congres, zodat de cateraar aangepaste maaltijden kan voorbereiden.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een entertainmentcongres?: Bestel minimaal één congresstoel per aangemelde deelnemer en tel 5 tot 10 procent reserve mee. Bij 100 deelnemers kom je daarmee uit op 105 tot 110 stoelen, exclusief stoelen voor sprekers en crew.
Welke techniek heb ik nodig voor presentaties en panels?: Per presentatieruimte heb je minimaal een laptop, beamer, projectiescherm, presentatieklikker, HDMI-kabel en USB-C-adapter nodig. Voor een panel voeg je per deelnemer een microfoon toe, plus een mengpaneel en speakers; test alles uiterlijk de dag vóór het congres.
Hoeveel naamkaartjes moet ik printen voor een congres?: Print één naamkaartje per bevestigde deelnemer, spreker, panellid en medewerker en maak 5 tot 10 procent extra. Bij 100 geregistreerde deelnemers zijn 105 tot 110 kaartjes praktisch, zodat last-minute inschrijvingen geen probleem vormen.
Wanneer moet ik de spullen voor een entertainmentcongres controleren?: Controleer de volledige boodschappenlijst uiterlijk 3 dagen vóór het congres en doe de technische test uiterlijk 1 dag vooraf. Breng kwetsbare apparatuur, geprinte lijsten en presentaties zo vroeg mogelijk naar de locatie, zodat er tijd is voor ontbrekende kabels of adapters.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.