Einkaufsliste für den Entertainmentkongress

Für einen Entertainmentkongress brauchst du mehr als Stühle und einen Beamer. Plane Technik für Präsentationen und Panels, Mobiliar für Bühne, Publikum, Networking und Garderobe sowie Beleuchtung und Gläser für Empfang und Pausen ein. Besonders oft fehlen passende Adapter, Ersatzkabel und eine klare Zuordnung der Mikrofone. Diese Einkaufsliste hilft dir, alle benötigten Dinge rechtzeitig zu beschaffen und zum Veranstaltungsort zu bringen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 180
TischeAnz. 24
Hohe StehtischeAnz. 12
BühnenelementeAnz. 4
Rednertisch
BarhockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 180

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LaptopsAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 4
DI-BoxenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
HDMI-KabelAnz. 6
USB-C-AdapterAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
Fotokamera
StativAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichtstativeAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 220
WeingläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 180
Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 200
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
Servierplatten für SnacksAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
BuffetbehälterAnz. 12
ServierplattenAnz. 16
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 180
LanyardsAnz. 180
RegistrierungsbadgesAnz. 200
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 40
NotizblöckeAnz. 180
ProgrammflyerAnz. 200
PapiertütenAnz. 200

Dekoration

KongressbannerAnz. 3
WegweiserAnz. 12
TischdeckensetsAnz. 24
BlumenarrangementsAnz. 10
NamensaufkleberAnz. 200
PfeilaufkleberAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Grüner Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Halbfette Milch - 18 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Kaffeesahne - 6 Packungen
- Zitronen - 6 Kilo
- Stilles Mineralwasser - 24 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 24 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Ingwerbier - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pils - 144 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 30 Kilo
- Hummus - 12 Behälter
- Frischkäse - 10 Becher
- Junger Käse - 5 Kilo
- Brie - 3 Kilo
- Ziegenkäse - 2 Kilo
- Geräucherter Lachs - 3 Kilo
- Hähnchenbrust - 4 Kilo
- Rucola - 2 Kilo
- Gemischter Salat - 5 Kilo
- Gurken - 5 Kilo
- Cherrytomaten - 5 Kilo
- Paprika - 4 Kilo
- Rote Zwiebeln - 2 Kilo
- Avocados - 3 Kilo
- Trauben - 6 Kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Birnen - 6 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Erdbeeren - 4 Kilo
- Brötchen - 220 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Mehrkornbrot - 10 Brote
- Wraps - 120 Stück
- Cracker - 12 Packungen
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Olivenöl - 3 Flaschen
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 3 Gläser
- Senf - 3 Gläser
- Pesto - 8 Gläser
- Ketchup - 3 Flaschen
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Knoblauchpulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Reis - 12 kilo
- Pasta - 12 Kilo
- Tomatensauce - 12 Gläser
- Kokosmilch - 12 Dosen
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Gemüsebrühe - 3 Packungen
- Gemüse-Mix - 15 Kilo
- Champignons - 5 Kilo
- Hähnchenschenkel-Filet - 12 Kilo
- Vegetarische Bällchen - 8 Kilo
- Parmesan - 2 Kilo
- Joghurt - 8 Kilo
- Granola - 4 Kilo
- Müsli - 3 Kilo
- Schokoladenmousse - 180 Portionen
- Mini-Gebäck - 220 Stück
- Brownies - 180 Stück
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Nussmix - 5 Kilo
- Oliven - 4 Kilo
- Getrocknete Tomaten - 2 Kilo
- Servietten - 600 Stück
- Pappbecher für Kaffee - 300 Stück
- Holzrührstäbchen - 400 Stück
- Trinkhalme - 250 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Einweghandschuhe - 300 Stück
- Frischhaltedosen - 30 Stück
- Backpapier - 4 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Handseife - 8 Flaschen

Tipps

Plane pro Sitzplatz einen Kongressstuhl und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 200 erwarteten Teilnehmenden sind das 210 bis 220 Stühle, damit kurzfristige Änderungen nicht zum Problem werden.
Für Präsentationen brauchst du mindestens einen Laptop, einen Beamer und eine Projektionsleinwand pro parallel genutztem Raum. Lege je Anschlussart mindestens einen HDMI-Adapter und zwei USB-C-Adapter als Reserve bereit.
Rechne bei einem Panel mit mindestens einem Funkmikrofon pro sprechender Person sowie einem zusätzlichen Mikrofon für die Moderation. Bei sechs Personen auf der Bühne solltest du daher sieben Mikrofone und passende Mikrofonständer einplanen.
Verlängerungskabel und DI-Boxen werden häufig erst beim Aufbau vermisst. Prüfe die Kabellängen vorab und packe pro Technikraum mindestens zwei zusätzliche Verlängerungskabel sowie eine Reserve-DI-Box ein.
Für Empfang und Pausen werden Wassergläser und Weingläser schnell knapp, besonders wenn nicht laufend gespült wird. Plane mindestens zwei Gläser pro erwarteter Person und stelle für die Garderobe pro zehn Mäntel einen Kleiderbügel bereit.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Entertainmentkongress?: Du brauchst unter anderem Kongressstühle, Tische, Bühnenelemente, Beamer, Leinwände, Laptops, Mikrofone, Lautsprecher, Kabel, Beleuchtung und Gläser. Plane Technik und Mobiliar für jeden separat genutzten Raum und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein.
Wie viele Mikrofone brauche ich für ein Kongresspanel?: Rechne mit einem Funkmikrofon pro Panelmitglied und einem weiteren für die Moderation. Bei fünf Panelmitgliedern brauchst du also mindestens sechs Mikrofone; ein Ersatzmikrofon ist für längere Veranstaltungen sinnvoll.
Wie viele Beamer und Leinwände brauche ich für den Kongress?: Für jeden Raum, in dem parallel Präsentationen stattfinden, brauchst du mindestens einen Beamer und eine Projektionsleinwand. Bei drei parallelen Sessions sind das drei Beamer und drei Leinwände, plus ein geprüftes Ersatzgerät, wenn kein technischer Support kurzfristig verfügbar ist.
Wann sollte ich die Kongressausstattung einkaufen oder bestellen?: Bestelle Mobiliar, Technik und Beleuchtung mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Adapter, Kabel, Powerbanks und Verbrauchsmaterial solltest du spätestens 7 Tage vorher prüfen und gemeinsam zum Veranstaltungsort bringen.

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