La liste de courses pour un congrès du divertissement

Un congrès du divertissement demande plus qu’une salle et un programme. Il faut prévoir le mobilier pour les sessions, le matériel audiovisuel pour les présentations, l’éclairage, la signalétique et les accessoires d’accueil. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à acheminer sur place, notamment les câbles et adaptateurs souvent oubliés. Vérifiez les quantités après confirmation du nombre de participants, d’intervenants et de salles utilisées.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 180
Tablesqté 24
Tables hautesqté 12
Éléments de podiumqté 4
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 4
Cintresqté 180

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Boîtiers DIqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs USB-Cqté 6
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Appareil photo
Trépiedqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Tasses à caféqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 200
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service pour snacksqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Bacs à buffetqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Inscription

Porte-nomsqté 180
Lanyardsqté 180
Badges d'inscriptionqté 200
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 180
Flyers du programmeqté 200
Sacs en papierqté 200

Décoration

Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux directionnelsqté 12
Sets de nappesqté 24
Compositions floralesqté 10
Étiquettes nominativesqté 200
Autocollants flèchesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 18 litre
- Lait d’avoine - 8 litres
- Crème à café - 6 paquets
- Citron - 6 kilo
- Eau minérale plate - 24 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Ginger beer - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pils - 144 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 30 kilos
- Houmous - 12 barquettes
- Fromage frais - 10 pots
- Fromage jeune - 5 kilo
- Brie - 3 kilos
- Fromage de chèvre - 2 kilos
- Saumon fumé - 3 kilos
- Blanc de poulet - 4 kilos
- Roquette - 2 kilos
- Salade composée - 5 kilos
- Concombres - 5 kilos
- Tomates cerises - 5 kilos
- Poivrons - 4 kilos
- Oignons rouges - 2 kilo
- Avocats - 3 kilo
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Poires - 6 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Fraises - 4 kilos
- Sandwichs - 220 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain aux céréales - 10 pains
- Wraps - 120 pièces
- Crackers - 12 paquets
- Beurre doux - 2 kilo
- Huile d’olive - 3 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 3 pots
- Moutarde - 3 pots
- Pesto - 8 pots
- Ketchup - 3 bouteilles
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Riz - 12 kilos
- Pâtes - 12 kilos
- Sauce tomate - 12 pots
- Lait de coco - 12 boîtes
- Pois chiches - 12 boîtes
- Bouillon de légumes - 3 paquets
- Légumes mélangés - 15 kilos
- Champignons - 5 kilos
- Filet de cuisse de poulet - 12 kilos
- Boulettes végétariennes - 8 kilos
- Parmesan - 2 kilos
- Yaourt - 8 kilos
- Granola - 4 kilos
- Muesli - 3 kilo
- Mousse au chocolat - 180 portions
- Petits gâteaux - 220 pièces
- Brownies - 180 pièces
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Mélange de noix - 5 kilos
- Olives - 4 kilos
- Tomates séchées au soleil - 2 kilos
- Serviettes - 600 pièces
- Gobelets à café en papier - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 400 pièces
- Pailles - 250 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Gants jetables - 300 pièces
- Boîtes hermétiques - 30 pièces
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Essuie-tout - 12 paquets
- Savon pour les mains - 8 flacons

Conseils

Prévoyez au moins un badge nominatif par participant, intervenant, membre du jury et personne de l’équipe. Imprimez aussi une liste des participants et le déroulé pour l’accueil et la coordination.
Comptez les chaises salle par salle, puis ajoutez quelques places de réserve plutôt que de déplacer du mobilier pendant les sessions. Les tables hautes et les tabourets doivent être prévus séparément pour les espaces de pause ou de rencontre.
Testez chaque ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran et cliqueur avec les présentations reçues avant le congrès. Gardez sur place plusieurs câbles HDMI, des adaptateurs USB-C, des rallonges et des multiprises de secours.
Pour le son, vérifiez le nombre de microphones sans fil nécessaire en fonction des intervenants, du maître de cérémonie et des questions du public. Les pieds de micro, la table de mixage, les haut-parleurs et les boîtiers DI doivent être compatibles avec l’assistance technique réservée.
Achetez les boissons et la vaisselle après avoir recueilli les besoins alimentaires et confirmé le nombre de personnes au catering. Prévoyez des verres à eau pour tous les participants et des verres à vin uniquement si le programme comprend un service de vin.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès ?: Prévoyez une chaise par participant attendu dans chaque salle, puis ajoutez environ 5 à 10 % de réserve. Si 100 personnes sont inscrites dans une session, installez donc 105 à 110 chaises, selon la capacité du lieu.
Quel matériel audiovisuel acheter pour un congrès du divertissement ?: Prévoyez au minimum un vidéoprojecteur, un écran de projection, un ordinateur portable et un cliqueur par espace de présentation. Ajoutez au moins deux câbles HDMI, plusieurs adaptateurs USB-C, des rallonges et des multiprises de secours par salle.
Quand préparer les badges et les documents du congrès ?: Imprimez les badges nominatifs après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions, idéalement 2 à 3 jours avant l’événement. Préparez également la liste des participants et le déroulé dans le même délai, afin de pouvoir corriger les dernières modifications.
Combien de microphones prévoir pour un congrès ?: Prévoyez un microphone sans fil pour le maître de cérémonie, puis un par intervenant actif sur scène, avec au moins un microphone supplémentaire pour les questions du public. Testez-les avec la table de mixage et les haut-parleurs avant l’ouverture des portes.

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