Qué necesitas para organizar un congreso de entretenimiento

Un congreso de entretenimiento necesita más que sillas y un proyector. La lista incluye mobiliario para asistentes y ponentes, equipos de sonido e imagen, iluminación, acreditaciones y material de apoyo. Calcula las cantidades según el número de inscritos y comprueba las conexiones antes de cargar todo al recinto. Los adaptadores, las regletas y las baterías externas suelen olvidarse hasta el último momento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 180
Mesascant. 24
Mesas altas tipo cóctelcant. 12
Piezas de escenariocant. 4
Mesa de oradores
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Perchascant. 180

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 3
Clic de presentacióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Cajas DIcant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cables HDMIcant. 6
Adaptadores USB-Ccant. 6
Baterías externascant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Cámara de fotos
Trípodecant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 220
Copas de vinocant. 180
Tazas de cafécant. 180
Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Cubiertoscant. 200
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 20
Bandejas para servir aperitivoscant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Bandejas de bufécant. 12
Bandejas para servircant. 16
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de cocinacant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Registro

Portatarjetas de nombrecant. 180
Lanyardscant. 180
Credenciales de registrocant. 200
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 180
Folletos del programacant. 200
Bolsas de papelcant. 200

Decoración

Banners del congresocant. 3
Señales direccionalescant. 12
Juegos de mantelescant. 24
Arreglos floralescant. 10
Pegatinas con nombrecant. 200
Pegatinas de flechascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras
- Granos de café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 18 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Crema para el café - 6 paquetes
- Limones - 6 kilo
- Agua mineral sin gas - 24 botellas
- Agua mineral con gas - 24 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Ginger beer - 6 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pils - 144 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 30 kilos
- Hummus - 12 tarrinas
- Queso crema - 10 tarrinas
- Queso joven - 5 kilos
- Brie - 3 kilo
- Queso de cabra - 2 kilo
- Salmón ahumado - 3 kilo
- Pechuga de pollo - 4 kilo
- Rúcula - 2 kilo
- Ensalada mixta - 5 kilo
- Pepinos - 5 kilos
- Tomates cherry - 5 kilo
- Pimientos - 4 kilos
- Cebollas rojas - 2 kilo
- Aguacates - 3 kilo
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 8 kilos
- Peras - 6 kilo
- Plátanos - 6 kilos
- Fresas - 4 kilos
- Bocadillos - 220 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan multicereal - 10 panes
- Wraps - 120 unidades
- Crackers - 12 paquetes
- Mantequilla - 2 kilos
- Aceite de oliva - 3 botellas
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Mayonesa - 3 botes
- Mostaza - 3 tarros
- Pesto - 8 tarros
- Ketchup - 3 botellas
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Arroz - 12 kilo
- Pasta - 12 kilos
- Salsa de tomate - 12 tarros
- Leche de coco - 12 latas
- Garbanzos - 12 latas
- Caldo de verduras - 3 paquetes
- Verduras mixtas - 15 kilo
- Champiñones - 5 kilos
- Filete de muslo de pollo - 12 kilos
- Albóndigas vegetarianas - 8 kilos
- Queso parmesano - 2 kilos
- Yogur - 8 kilos
- Granola - 4 kilo
- Muesli - 3 kilo
- Mousse de chocolate - 180 porciones
- Pastelitos mini - 220 unidades
- Brownies - 180 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Mezcla de frutos secos - 5 kilos
- Aceitunas - 4 kilos
- Tomates secos - 2 kilos
- Servilletas - 600 unidades
- Vasos de papel para café - 300 unidades
- Palitos de madera para remover - 400 unidades
- Pajitas - 250 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Guantes desechables - 300 unidades
- Recipientes herméticos - 30 unidades
- Papel de hornear - 4 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Jabón de manos - 8 botellas

Consejos

Prepara al menos un micrófono inalámbrico para quien presenta y otro para preguntas del público; si hay paneles, confirma antes cuántos micrófonos necesitarás simultáneamente.
Lleva un adaptador USB-C por cada portátil que pueda conectarse a la pantalla, además de un cable HDMI de repuesto. Probar las presentaciones el día anterior evita perder tiempo durante el congreso.
Calcula una silla por participante inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % de margen para cambios de última hora. Reserva también una mesa específica para los ponentes y otra para el registro.
Para el agua, prepara un vaso por persona y servicio, más un 10 % adicional. Si habrá vino, calcula aproximadamente una copa por asistente y servicio y confirma previamente las preferencias dietéticas del catering.
Agrupa cables, regletas, baterías externas y walkie-talkies en una caja identificada. Lleva los materiales al recinto con varias horas de antelación para revisar sonido, proyección e iluminación antes de que lleguen los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso?: Calcula una silla por cada persona inscrita y añade un margen del 5 % al 10 %. Para 200 asistentes, prepara entre 210 y 220 sillas, además de las necesarias para ponentes y personal.
¿Cuántos micrófonos hacen falta en un congreso con ponencias y paneles?: Para una ponencia, reserva un micrófono para el presentador y otro para preguntas. En un panel, cuenta un micrófono por panelista, otro para quien modera y uno adicional para el público si habrá preguntas.
¿Cuándo debo comprobar el proyector y las presentaciones?: Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes y repítela entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas. Comprueba cada portátil, cable HDMI, adaptador USB-C y clic de presentación.
¿Cuánta agua y bebida debo comprar para el congreso?: Prepara un vaso de agua por persona y servicio, con un 10 % extra por roturas o reposición. Para el primer servicio de bebidas, calcula entre 2 y 3 consumiciones por persona durante la primera hora y ajusta el vino al número de asistentes.

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