Checklist voor een entertainmentbeurs organiseren

Een entertainmentbeurs vraagt om meer dan stands en bezoekers. Je moet tegelijk de exposanten, workshops, bezoekersregistratie, techniek en catering op elkaar afstemmen. Begin met de locatie en datum, werk daarna naar aanmeldingen en promotie toe en leg in de laatste week alle praktische details vast. Denk vooral aan de informatie die exposanten nodig hebben: hun standplaats, opbouwmoment, techniek en bereikbaarheid. Met deze checklist houd je 73 taken en 54 benodigdheden in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Beursdatum vastleggen
Exposantenlijst opstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Bezoekersregistratie inrichten
Programma samenstellen
2 personen
Workshops bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Promotiemateriaal ontwerpen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Vergunningen controleren
Techniek reserveren
Plattegrond maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Exposanteninformatie versturen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Exposanten herinneren
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Podiumhoek inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Licht testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Programma ophangen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Briefing ontvangstteam
5 personen

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Demonstraties begeleiden
3 personen
Fotowedstrijd begeleiden
2 personen
Podiumprogramma presenteren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Techniek ondersteunen
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Afsluiting aankondigen
Exposanten laten uitchecken
3 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Standwanden demonteren
4 personen
Afval afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Exposanten bedanken
Foto's delen
Openstaande betalingen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 180
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 8
Standwandenaantal 24
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerplateausaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Microfoonsaantal 4
Speakersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 4
Flip-oversaantal 4
Presentatieklikkersaantal 3
Fotocamera
Kabelgotenaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Warmhoudschalenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Bannersaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballongewichtenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Rode loper
Fotowand
Themapostersaantal 20

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Lichtslangenaantal 6
Staande lampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg de beursdatum vast voordat je exposanten uitnodigt. Controleer meteen hoeveel tafels, stoelen, standwanden en registratiebalies passen binnen de beschikbare ruimte.
Maak de plattegrond zodra de exposantenlijst begint te groeien. Wijs standplaatsen toe en plan daarnaast ruimte voor workshops, bezoekersstromen, afzetpalen en afvalbakken.
Open de bezoekersregistratie uiterlijk zodra de promotie start. Verzamel dieetwensen vooraf en geef bezoekers na aanmelding praktische informatie over programma, route en tijden.
Test techniek niet pas op de beursdag. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, speakers, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen tijdens een aparte technische proef.
Stuur exposanteninformatie uiterlijk één week vooraf en herinner exposanten opnieuw kort voor de beurs. Vermeld daarin standnummer, opbouwtijd, materialen, contactpersoon en wat zij zelf moeten meenemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een entertainmentbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met locatie, datum en exposanten. Plan de laatste 7 dagen voor bevestigingen, boodschappen, materiaalcontrole, het afdrukken van het draaiboek en de bezoekerslijst.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een entertainmentbeurs?: Nodig exposanten uit zodra locatie en datum vaststaan, bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Houd de aanmeldingen daarna wekelijks bij en stuur uiterlijk 7 dagen voor de beurs een praktische bevestiging.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor een entertainmentbeurs?: Plan per workshop- of presentatieruimte minimaal een laptop, beamer, projectiescherm en presentatieklikker. Voor spraak en muziek heb je daarnaast microfoons, speakers en een mengpaneel nodig; reserveer per ruimte minimaal één vrije stekkerdoos en voldoende verlengkabels.
Wanneer moet ik de bezoekersregistratie openen?: Open de registratie zodra programma, workshops en locatiegegevens voldoende vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit of controleer de aanmeldingen uiterlijk 2 dagen voor de beurs, zodat je de bezoekerslijst kunt afdrukken en dieetwensen kunt doorgeven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.