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Checkliste für eine Messe für Unterhaltung

Eine Messe für Unterhaltung braucht früh eine klare Struktur: Termin und Location stehen am Anfang, danach folgen Aussteller, Anmeldung, Programm und Technik. Plane nicht nur die Stände, sondern auch Besucherregistrierung, Workshops, Catering und Wege durch die Halle. Spätestens vor dem Einlass müssen Lageplan, Standplätze, Helferplan und Technik getestet sein. Diese Checkliste hilft dir, die 73 Planungsschritte in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und typische Lücken vor dem Messetag zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Messetermin festlegen

  • Ausstellerliste erstellen

    2 Personen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Besucherregistrierung einrichten

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Workshops bestätigen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Werbematerial gestalten

    2 Personen

  • Werbung veröffentlichen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Technik reservieren

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Besucherliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Aussteller erinnern

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Licht testen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Programm aufhängen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Briefing des Empfangsteams

    5 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Workshops betreuen

    3 Personen

  • Vorführungen betreuen

    3 Personen

  • Fotowettbewerb betreuen

    2 Personen

  • Bühnenprogramm präsentieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Technik unterstützen

    2 Personen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Aussteller auschecken lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Standwände abbauen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Aussteller bedanken

  • Fotos teilen

  • Offene Zahlungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 180
  • Registrierungstheke
  • BarhockerAnz. 8
  • StandwändeAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 220
  • BestecksetsAnz. 220
  • ServierplattenAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • LadestationenAnz. 4
  • FlipchartsAnz. 4
  • PräsentationsklickerAnz. 3
  • Fotokamera
  • KabelkanäleAnz. 20

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • WarmhalteschalenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24

Dekoration

  • BannerAnz. 8
  • BallonsAnz. 150
  • BallongewichteAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 24
  • Roter Teppich
  • Fotowand
  • ThemenposterAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • LichtschläucheAnz. 6
  • StehlampenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungswagenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Location zuerst fest und prüfe direkt, welche Genehmigungen, Raumgrößen und Auf- oder Abbauzeiten gelten. Ohne diese Angaben lassen sich Standplätze, Technik und Catering nicht zuverlässig planen.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Ausstellerliste, Anmeldeformular und grundlegende Teilnahmeinformationen fertig sind. Verschicke die Ausstellerinformationen anschließend gesammelt und erinnere angemeldete Aussteller spätestens 7 Tage vor dem Termin.
  • Plane Besucherregistrierung und Einlass mit einer Registrierungstheke, Besucherliste und klarer Beschilderung. Halte außerdem Absperrpfosten und Abfallbehälter bereit, damit sich vor dem Eingang keine Warteschlange oder Unordnung bildet.
  • Teste Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Präsentationsklicker mindestens 2 Stunden vor Beginn. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Kabelkanäle, Ladestationen und die Stromwege zu jedem relevanten Stand.
  • Erfasse Ernährungswünsche, reserviere das Catering und kontrolliere Teller, Besteck, Gläser, Becher, Kaffeemaschinen und Wasserkocher am Vortag. Lege Drehbuch, Besucherliste und letzte Ausstellerinformationen zusätzlich ausgedruckt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Messe für Unterhaltung organisieren?
Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Termin, Location und Ausstellerliste. Catering, Technik, Werbung und Genehmigungen solltest du spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Messetag anstoßen.
Wann sollte die Ausstelleranmeldung geöffnet werden?
Öffne das Anmeldeformular, sobald Location, Termin, Teilnahmebedingungen und ein vorläufiges Programm feststehen. Plane mindestens 6 Wochen Anmeldezeit ein, damit du Standplätze und Sonderwünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Unterhaltungsmesse?
Plane für Mobiliar, Standwände, Registrierung, Technik und Beschilderung mindestens 3 bis 4 Stunden Aufbau ein. Für den Techniktest sollten zusätzlich 2 Stunden vor dem Einlass frei bleiben.
Wann muss man Aussteller an die Messe erinnern?
Schicke eine erste Erinnerung 14 Tage vor der Messe und eine letzte mit Ankunftszeit, Standplatz und Aufbauhinweisen 3 bis 5 Tage vorher. So können fehlende Informationen oder Materialien noch rechtzeitig geklärt werden.

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