Checklist para organizar una feria de entretenimiento

Una feria de entretenimiento necesita coordinación entre expositores, talleres, visitantes y equipos técnicos. Empieza por reservar el lugar y fijar la fecha; después confirma participantes, permisos, programa y registro. En las últimas semanas tendrás que cerrar el plano de los puestos, los turnos de voluntarios, el catering y la información para expositores. Esta checklist reúne 73 tareas y 54 materiales para que puedas avanzar por fases y detectar a tiempo lo que suele quedar para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha de la feria
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Configurar el registro de visitantes
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar los talleres
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Diseñar material promocional
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Comprobar permisos
Reservar técnica
Hacer el plano
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar información a los expositores
Programar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de visitantes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Recordar a los expositores
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la zona del escenario
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colgar el programa
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Briefing del equipo de recepción
5 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Guiar talleres
3 personas
Coordinar demostraciones
3 personas
Coordinar el concurso de fotos
2 personas
Presentar el programa del escenario
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Apoyar la técnica
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Anunciar el cierre
Registrar la salida de los expositores
3 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar los paneles del stand
4 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Agradecer a los expositores
Compartir fotos
Gestionar los pagos pendientes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 180
Mostrador de registro
Taburetes de barcant. 8
Paredes para standscant. 24
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12
Papeleracant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas para servircant. 20
Cucharonescant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Micrófonoscant. 4
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Estaciones de cargacant. 4
Pizarras de hojascant. 4
Pulsadores de presentacióncant. 3
Cámara de fotos
Canaletas para cablescant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Pinzas de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Bannerscant. 8
Globoscant. 150
Pesos para globoscant. 12
Mantelescant. 24
Alfombra roja
Photowall
Pósters temáticoscant. 20

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Cables de lucescant. 6
Lámparas de piecant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y la fecha antes de abrir inscripciones: calcula al menos 8 semanas para confirmar expositores, permisos, promoción y necesidades técnicas.
Pide a cada expositor sus medidas, necesidades eléctricas y horario de llegada con 3 semanas de antelación; así podrás asignar puestos y dibujar un plano que funcione.
Confirma los talleres y el programa al menos 14 días antes. Indica duración, sala, responsable y equipo necesario, especialmente proyector, pantalla, micrófonos y altavoces.
Recoge las preferencias dietéticas al cerrar el registro y confirma el catering 7 días antes. No olvides prever vasos, copas, tazas, platos, cubiertos y bandejas para el servicio.
Imprime el plan de trabajo y la lista de visitantes el día anterior. Revisa cables, regletas, estaciones de carga, canaletas y materiales antes de que llegue el primer expositor.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de entretenimiento?: Reserva el lugar y fija la fecha con unas 8 semanas de margen. Ese plazo permite invitar a expositores, abrir el registro, comprobar permisos y contratar técnica sin trabajar con urgencias.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores de una feria?: Procura tener la lista y las confirmaciones cerradas 3 semanas antes. Envía entonces el plano del puesto, los horarios de montaje, las indicaciones de llegada y cualquier requisito técnico.
¿Cuándo se prepara el programa de la feria?: Define el programa y confirma los talleres al menos 14 días antes. Durante la última semana solo deberían quedar ajustes, recordatorios y la impresión de la documentación.
¿Qué hay que revisar el día antes de una feria?: Comprueba mobiliario, materiales, equipos audiovisuales, alimentación y registro el día anterior. Deja preparados el plan de trabajo, la lista de visitantes y las indicaciones para voluntarios y expositores.

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