Checklist pour organiser un salon de l’animation

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloquez le lieu et la date avant de solliciter les exposants : prévoyez au moins 3 à 6 mois pour comparer les disponibilités, vérifier les autorisations et établir un plan de salle exploitable.
• Ouvrez les inscriptions visiteurs dès que le programme est suffisamment stable. Demandez aussi les besoins alimentaires au même moment afin de donner au traiteur un nombre prévisionnel au moins 10 jours avant le salon.
• Envoyez aux exposants un dossier pratique 2 à 3 semaines avant l’événement : emplacement attribué, horaires d’arrivée, accès, matériel disponible et consignes techniques. Un rappel 48 heures avant limite les absences et les retards.
• Testez la technique dans la configuration réelle, idéalement la veille : vidéoprojecteur, écran, microphones, haut-parleurs, table de mixage et rallonges doivent être vérifiés ensemble. Prévoyez des multiprises, des goulottes de câbles et des stations de recharge aux endroits utiles.
• Préparez l’accueil avant l’ouverture, pas pendant les premiers arrivants. Imprimez la liste des visiteurs et le déroulé, installez le comptoir d’inscription et placez la signalétique, les poubelles et les points café avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’animation ?

Comptez 3 à 6 mois pour un salon avec plusieurs exposants, des ateliers et un dispositif technique. Gardez les 2 dernières semaines pour confirmer les inscriptions, finaliser le plan, transmettre les consignes et vérifier le matériel.

Quand inviter les exposants à un salon de l’animation ?

Invitez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Relancez les personnes sans réponse sous 7 jours, puis envoyez les informations logistiques définitives 2 à 3 semaines avant.

Quand faut-il fermer les inscriptions visiteurs ?

Fixez une date de clôture 3 à 7 jours avant le salon si la jauge ou le catering doivent être anticipés. Vous pouvez conserver une inscription sur place, mais imprimez la liste des inscrits la veille et prévoyez un comptoir séparé.

Que faut-il vérifier la veille d’un salon de l’animation ?

Consacrez au moins 2 heures à une vérification sur place : emplacements, tables, chaises, signalétique, alimentation électrique, projection, son et accueil. Contrôlez aussi le nombre de bénévoles, les clés d’accès et les informations envoyées aux exposants.

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