LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde ensemblewedstrijd

Een ensemblewedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en jury. Je moet deelnemersgegevens controleren, optreedvolgorde en jurycriteria vastleggen en techniek, catering en ontvangst op elkaar afstemmen. Plan ook tijd voor registratietafels, naambadges, muzieklessenaars en bewegwijzering. Met deze checklist werk je van datum en reglement naar een uitvoerbare wedstrijddag, inclusief draaiboek, contactlijst en praktische controle van de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

  • Wedstrijdreglement opstellen

    2 personen

  • Juryleden uitnodigen

  • Presentator vastleggen

  • Technische ondersteuning regelen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Deelnemersformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Deelnemersgegevens controleren

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma-indeling maken

    2 personen

  • Optreedvolgorde bevestigen

  • Jurycriteria afdrukken

  • Juryformulieren voorbereiden

    2 personen

  • Deelnemers informeren

  • Reserveringen maken

  • Catering bestellen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Prijzen en certificaten bestellen

  • Route- en parkeerinformatie maken

  • Bewegwijzering ontwerpen

  • Naambadges maken

    2 personen

  • Draaiboek afdrukken

    2 personen

  • Contactlijst afdrukken

  • Muzieklessenaars controleren

    2 personen

  • Instrumentenopstelling bepalen

    2 personen

  • Podiumruimte markeren

    2 personen

  • Stroompunten controleren

    2 personen

  • Geluidsapparatuur testen

    2 personen

  • Nooduitgangen vrijmaken

    2 personen

  • EHBO-middelen controleren

  • Toiletten controleren

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Registratiebalie inrichten

    2 personen

  • Jurytafel inrichten

    2 personen

  • Cateringbuffet inrichten

    3 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Bewegwijzering ophangen

    2 personen

Event

  • Registratieteam briefen

    2 personen

  • Jury ontvangen

    2 personen

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Naambadges uitdelen

    2 personen

  • Programma uitdelen

    2 personen

  • Instrumenten naar speelruimte begeleiden

    3 personen

  • Optredens aankondigen

  • Optreedtijden bewaken

    2 personen

  • Muzieklessenaars klaarzetten

    2 personen

  • Speelruimte wisselen

    3 personen

  • Juryformulieren verzamelen

  • Juryformulieren controleren

    2 personen

  • Pauze aankondigen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet opruimen

    2 personen

  • Jurypauze verzorgen

    2 personen

  • Scores optellen

    2 personen

  • Uitslag controleren

    3 personen

  • Prijsuitreiking begeleiden

    3 personen

  • Certificaten uitreiken

    2 personen

  • Groepsfoto maken

    2 personen

  • Deelnemers uitzwaaien

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Instrumentenruimte leeghalen

    3 personen

  • Muzieklessenaars opruimen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Sleutels en locatie opleveren

  • Uitslag en foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 150
  • Tafelsaantal 18
  • Jurytafel
  • Registratietafelaantal 2
  • Buffettafelsaantal 4
  • Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

  • Muzieklessenaarsaantal 30
  • Microfoonsaantal 3
  • Microfoonstatievenaantal 3
  • Mengpaneel
  • Luidsprekersaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Laptopaantal 2
  • Printer
  • Stopwatchesaantal 3
  • Fotocamera

Servies

  • Koffiekopjesaantal 100
  • Glazenaantal 150
  • Bordenaantal 150
  • Vorkenaantal 150
  • Messenaantal 150
  • Lepelsaantal 150
  • Opscheplepelsaantal 10

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Serveerbladenaantal 8
  • Schaaltjesaantal 12
  • Snijplankenaantal 3
  • Keukenmessenaantal 3
  • Tangenaantal 6
  • Maatbekersaantal 2
  • Afwasteiltjesaantal 3

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Tafelkledenaantal 18
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Podiumachtergrond
  • Naambadgehoudersaantal 40
  • Polsbandjesaantal 160

Verlichting

  • LED-bouwlampenaantal 4
  • Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 10
  • Emmersaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Bezemsaantal 3
  • Stoffer en blikaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 12
  • Handzeepdispensersaantal 4

Wedstrijdmateriaal

  • Juryklembordenaantal 6
  • Juryformulierenaantal 150
  • Pennenaantal 40
  • Plakbandaantal 6
  • Schrijfpapieraantal 2
  • Prijsbekersaantal 6
  • Medaillelintenaantal 30
  • Certificaatmappenaantal 30
  • Pijlenbordenaantal 12
  • Programma'saantal 160

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg het wedstrijdreglement en de jurycriteria uiterlijk vier weken vooraf vast. Zo kunnen deelnemers zich gericht voorbereiden en voorkom je discussies over beoordeling op de wedstrijddag.
  • Sluit de deelnemersadministratie niet af zodra de inschrijving stopt: controleer daarna namen, bezetting, instrumenten en dieetwensen. Maak de optreedvolgorde pas definitief als ontbrekende gegevens zijn nagevraagd.
  • Plan techniek en zaalopstelling als één controle. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste repetitie en controleer of elke groep een bruikbare muzieklessenaar heeft.
  • Maak voor jury en ontvangst een aparte werkplek. Leg juryformulieren, stopwatches, pennen en een geprinte contactlijst klaar; zet bij registratie naambadges en de deelnemerslijst op de registratietafel.
  • Bestel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en juryleden, met extra servies en warme dranken voor uitloop. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen vóór aanvang klaar, zodat de pauze niet afhankelijk is van een last-minute boodschap.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ensemblewedstrijd organiseren?
Begin minimaal acht weken vooraf met datum, locatie, reglement en jury. Verstuur de uitnodigingen en open het deelnemersformulier daarna, zodat je ten minste twee weken overhoudt voor controle van gegevens en de programma-indeling.
Wanneer maak ik de optreedvolgorde van een ensemblewedstrijd?
Maak een eerste indeling ongeveer drie weken vooraf, zodra de meeste aanmeldingen binnen zijn. Bevestig de definitieve volgorde uiterlijk zeven dagen voor de wedstrijd en stuur die samen met route- en parkeerinformatie naar de deelnemers.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de technische opbouw?
Reken minimaal twee uur voor het plaatsen van muzieklessenaars, microfoons, statieven, mengpaneel en luidsprekers. Plan daarnaast 30 minuten voor een soundcheck en laat de techniek vóór de registratie operationeel zijn.
Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste klaarzetten?
Zet eerst de jurytafel, registratietafel en bewegwijzering klaar en leg het draaiboek, de contactlijst en juryformulieren op hun plek. Doe dit minimaal 90 minuten vóór de eerste uitvoering, zodat je problemen met zaal, stroom of deelnemersregistratie nog kunt oplossen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!