Checklist pour organiser un concours d’ensemble

Un concours d’ensemble demande une coordination précise entre les participants, le jury, l’animation et la technique. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à finaliser l’ordre de passage, les besoins alimentaires, les documents du jury et la logistique sur place. Cette checklist regroupe les 79 tâches et 61 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir le règlement du concours
2 personnes
Inviter les membres du jury
Réserver un animateur
Organiser l’assistance technique
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire des participants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer l’ordre de passage
Imprimer les critères du jury
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Informer les participants
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Commander les prix et les certificats
Préparer les informations sur l’itinéraire et le stationnement
Concevoir la signalétique
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Vérifier les pupitres de musique
2 personnes
Définir la disposition des instruments
2 personnes
Délimiter l’espace de scène
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les toilettes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Accueillir le jury
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner les instruments vers la salle de jeu
3 personnes
Annoncer les spectacles
Surveiller les horaires de passage
2 personnes
Installer les pupitres
2 personnes
Changer l'espace de jeu
3 personnes
Rassembler les formulaires du jury
Vérifier les feuilles de jury
2 personnes
Annoncer la pause
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Démonter le buffet
2 personnes
Gérer la pause du jury
2 personnes
Additionner les scores
2 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Remettre les certificats
2 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Vider la salle des instruments
3 personnes
Ranger les pupitres à musique
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remettre les clés et le lieu
Envoyer les résultats et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 150
Tablesqté 18
Table du jury
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Pupitres de musiqueqté 30
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Chronomètresqté 3
Appareil photo

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Bacs à vaisselleqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 18
Compositions floralesqté 6
Fond de scène
Supports de badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 160

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Matériel de compétition

Presse-papiers pour juryqté 6
Fiches de juryqté 150
Stylosqté 40
Ruban adhésifqté 6
Papier à écrireqté 2
Coupesqté 6
Rubans de médailleqté 30
Classeurs de certificatsqté 30
Panneaux de directionqté 12
Programmesqté 160

Catering

Courses

Conseils

Fixe le règlement avant l’envoi des invitations : précise les critères d’évaluation, les horaires, les catégories et les conditions de participation afin d’éviter les corrections après l’ouverture des inscriptions.
Ferme les inscriptions assez tôt pour vérifier chaque donnée et établir l’ordre de passage. Prévois au moins une relance avant la date limite et transmets ensuite le programme définitif aux participants.
Ne limite pas la préparation technique aux microphones : teste aussi la table de mixage, les haut-parleurs, les rallonges, les multiprises et les pupitres de musique lors d’une répétition complète.
Prépare un dossier distinct pour le jury avec les critères imprimés, les formulaires et les chronomètres. Imprime également le déroulé, la liste de contacts et quelques exemplaires de secours le jour précédent.
Organise l’accueil en trois zones : inscription, jury et buffet. Installe les badges, la signalétique, les tables, les chaises et les portants avant l’arrivée des premiers participants, idéalement 90 minutes à l’avance.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours d’ensemble ?: Ouvre le formulaire environ 8 à 12 semaines avant le concours. Fixe une date limite au moins 3 semaines avant l’événement pour contrôler les informations, recueillir les besoins alimentaires et établir le programme.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un concours d’ensemble ?: Prévois au minimum 90 minutes pour l’accueil et 2 à 3 heures si la sonorisation, les pupitres et les tables doivent être installés sur place. Fais un test technique complet avant l’arrivée du jury et des ensembles.
Que faut-il préparer pour le jury d’un concours d’ensemble ?: Prépare les critères d’évaluation imprimés, les formulaires du jury, des stylos, les chronomètres et une table dédiée. Prévois au moins 10 % de formulaires supplémentaires pour remplacer une feuille perdue ou remplie incorrectement.
Quand commander les repas et les prix du concours ?: Confirme le nombre de repas au traiteur 7 à 10 jours avant l’événement, après avoir vérifié les inscriptions et les allergies. Commande les prix et les certificats au moins 3 semaines à l’avance pour garder une marge en cas de correction.

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