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Ensemblewettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Ensemblewettbewerb braucht mehr als einen Raum und eine Auftrittsreihenfolge. Du koordinierst Anmeldungen, Jury, Moderation, Technik, Notenpulte und die Versorgung der Teilnehmenden. Beginne mehrere Wochen vorher mit Reglement, Termin und Ort; kurz vor dem Wettbewerb werden Teilnehmerdaten, Formulare und der Ablauf verbindlich. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und hilft dir, typische Engpässe am Veranstaltungstag zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Wettkampfreglement erstellen

    2 Personen

  • Jurymitglieder einladen

  • Moderator festlegen

  • Technische Unterstützung organisieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Teilnehmerformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerdaten prüfen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programmablauf erstellen

    2 Personen

  • Auftrittsreihenfolge bestätigen

  • Jurykriterien drucken

  • Juryformulare vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmer informieren

  • Reservierungen vornehmen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Preise und Zertifikate bestellen

  • Routen- und Parkinformationen erstellen

  • Beschilderung entwerfen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

    2 Personen

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Notenpulte kontrollieren

    2 Personen

  • Instrumentenaufstellung festlegen

    2 Personen

  • Bühnenbereich markieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Notausgänge freihalten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Toiletten kontrollieren

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Jurytisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

Event

  • Registrierungsteam briefen

    2 Personen

  • Jury empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Instrumente zum Spielbereich begleiten

    3 Personen

  • Auftritte ankündigen

  • Auftrittszeiten überwachen

    2 Personen

  • Notenständer bereitstellen

    2 Personen

  • Spielbereich wechseln

    3 Personen

  • Juryformulare einsammeln

  • Juryformulare prüfen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet aufräumen

    2 Personen

  • Jurypause betreuen

    2 Personen

  • Punkte zusammenzählen

    2 Personen

  • Ergebnis prüfen

    3 Personen

  • Preisverleihung betreuen

    3 Personen

  • Zertifikate ausgeben

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Instrumentenraum leerräumen

    3 Personen

  • Musikpulte wegräumen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Schlüssel und Location übergeben

  • Ergebnisse und Fotos versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 150
  • TischeAnz. 18
  • Jurytisch
  • RegistrierungstischAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • NotenpulteAnz. 30
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LaptopAnz. 2
  • Drucker
  • StoppuhrenAnz. 3
  • Fotokamera

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 150
  • TellerAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • SpülbeckenAnz. 3

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 18
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Bühnenhintergrund
  • NamensschildhalterAnz. 40
  • ArmbänderAnz. 160

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 4

Spielmaterial

  • Jury-KlemmbretterAnz. 6
  • JuryformulareAnz. 150
  • StifteAnz. 40
  • KlebebandAnz. 6
  • SchreibpapierAnz. 2
  • PokalpreiseAnz. 6
  • MedaillenbänderAnz. 30
  • ZertifikatsmappenAnz. 30
  • PfeiltafelnAnz. 12
  • ProgrammeAnz. 160

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Reglement, Bewertungskriterien und Anmeldefrist früh fest. Die Jury sollte die Kriterien spätestens einige Tage vor dem Wettbewerb erhalten, damit alle nach denselben Vorgaben bewerten.
  • Bestätige Auftrittsreihenfolge und Teilnehmerdaten nicht erst beim Einlass. Prüfe Namen, Ensemblegröße und Ernährungswünsche mindestens eine Woche vorher und teile Änderungen allen Beteiligten mit.
  • Plane Technik und Bühnenaufbau getrennt vom Publikumsbereich. Kontrolliere Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Notenpulte spätestens am Vortag; ein kurzer Soundcheck verhindert Verzögerungen.
  • Richte Registrierung, Jurytisch und Buffet so ein, dass sich die Wege nicht kreuzen. Drucke Namensschilder, Kontaktliste, Drehbuch und Juryformulare vor dem Veranstaltungstag aus und lege Ersatzexemplare bereit.
  • Gib Anreise- und Parkinformationen zusammen mit dem Programm weiter. Für Jury und Ensembles solltest du am Tag selbst eine erreichbare Kontaktperson benennen, damit verspätete Ankünfte oder technische Probleme schnell geklärt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Ensemblewettbewerb organisieren?
Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Reglement und Jury. Öffne die Anmeldung anschließend für einen klar begrenzten Zeitraum und reserviere die letzten 7 Tage für Datenprüfung und Ablaufplanung.
Was muss eine Anmeldung zum Ensemblewettbewerb enthalten?
Erfrage mindestens Ensemblename, verantwortliche Kontaktperson, Teilnehmerzahl, Auftrittsdauer und technische Anforderungen. Ernährungswünsche und besondere Hinweise sollten spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb vollständig vorliegen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Ensemblewettbewerb?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Bestuhlung, Registrierung, Jurytisch, Notenpulte und Technik ein. Ein Soundcheck mit Mikrofonen und Lautsprechern sollte zusätzlich etwa 30 Minuten vor dem Einlass stattfinden.
Was sollte die Jury am Wettbewerbstag bekommen?
Jedes Jurymitglied braucht ein Juryformular, die Bewertungskriterien, den Ablauf und eine aktuelle Auftrittsreihenfolge. Lege alle Unterlagen mindestens 30 Minuten vor Beginn am Jurytisch bereit.

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