Checklist para organizar una competición de conjuntos

Organizar una competición de conjuntos exige coordinar participantes, jurado, repertorio, horarios y aspectos técnicos sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne el trabajo desde la confirmación del lugar hasta la entrega de premios. Incluye también los detalles que suelen olvidarse: criterios impresos para el jurado, datos dietéticos, aparcamiento, señalización y comprobación de atriles, micrófonos y cables. Sigue el plan por etapas y tendrás una referencia clara para saber qué debe estar cerrado antes de cada fecha.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Invitar a los miembros del jurado
Confirmar al presentador
Organizar soporte técnico
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de participantes
Gestionar inscripciones
2 personas
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear la distribución del programa
2 personas
Confirmar el orden de las actuaciones
Imprimir criterios del jurado
Preparar los formularios del jurado
2 personas
Informar a los participantes
Hacer reservas
Pedir el catering
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Pedir premios y certificados
Preparar la información de ruta y aparcamiento
Diseñar la señalización
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Comprobar los atriles
2 personas
Definir la disposición de los instrumentos
2 personas
Delimitar el espacio del escenario
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar los suministros de primeros auxilios
Comprobar los baños
Limpiar el espacio
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colgar señalización
2 personas

Evento

Informar al equipo de registro
2 personas
Recibir al jurado
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Llevar los instrumentos al espacio de actuación
3 personas
Anunciar las actuaciones
Controlar los horarios de las actuaciones
2 personas
Preparar los atriles para partituras
2 personas
Cambiar el espacio de juego
3 personas
Recoger los formularios del jurado
Revisar los formularios del jurado
2 personas
Anunciar el descanso
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger el buffet
2 personas
Cubrir el descanso del jurado
2 personas
Sumar puntuaciones
2 personas
Comprobar los resultados
3 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Entregar certificados
2 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Vaciar la sala de instrumentos
3 personas
Recoger los atriles de música
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Entregar las llaves y el local
Enviar resultados y fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 150
Mesascant. 18
Mesa del jurado
Mesa de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2

Equipo

Atriles de músicacant. 30
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátilcant. 2
Impresora
Cronómetroscant. 3
Cámara de fotos

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2
Cubetas para lavarcant. 3

Decoración

Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 18
Arreglos floralescant. 6
Fondo del escenario
Portanombrescant. 40
Pulserascant. 160

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Material de competición

Portapapeles del juradocant. 6
Hojas de evaluación del juradocant. 150
Bolígrafoscant. 40
Cinta adhesivacant. 6
Papel para escribircant. 2
Copas premiocant. 6
Cintas de medallacant. 30
Carpetas para certificadoscant. 30
Paneles de flechascant. 12
Programascant. 160

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento antes de abrir las inscripciones. Define categorías, duración, criterios de valoración y formato de las actuaciones para que el jurado y los conjuntos reciban la misma información desde el principio.
No esperes al día del concurso para ordenar las actuaciones. Comprueba los datos de cada conjunto, confirma el orden y prepara una distribución del programa que incluya registro, pausas, actuaciones y entrega de premios.
Confirma el jurado y el presentador con varias semanas de margen. Después imprime los criterios y los formularios necesarios; llevarlos solo en un portátil puede ralentizar la evaluación si surge un problema técnico.
Haz una prueba técnica completa antes de recibir al público: atriles, micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, cables y regletas deben estar colocados y comprobados en la sala.
Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Prepara también la ruta, el aparcamiento, la señalización, las identificaciones y una lista de contactos impresa para el equipo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones para una competición de conjuntos?: Ábrelas cuando el reglamento, la fecha y la ubicación estén confirmados, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra el formulario varios días antes del concurso para revisar nombres, contactos y necesidades dietéticas.
¿Cuándo hay que confirmar al jurado y al presentador?: Confírmalos al menos 4 semanas antes del evento. Así puedes enviarles el programa, los criterios de valoración y los formularios con tiempo suficiente para corregir cambios.
¿Cuándo se debe preparar el programa de actuaciones?: Prepara un borrador cuando termine la inscripción y confirma el orden definitivo entre 7 y 10 días antes. Reserva tiempo para el registro, los cambios de escenario, las pausas y la entrega de premios.
¿Qué material técnico hay que probar antes de la competición?: Comprueba como mínimo los atriles, micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, portátil, cables alargadores y regletas. Haz una prueba completa entre 1 y 3 días antes y vuelve a revisar las conexiones al montar la sala.

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