Checklist voor een goed voorbereid ensembleconcert

Een ensembleconcert organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst de concertdatum, locatie en repetitieruimte vast en bevestig daarna de ensembles, het programma en de optreedvolgorde. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, dieetwensen, programmaboekjes, vrijwilligers en catering. Op de concertdag zelf moeten zaal, podium, entree, instrumenten en techniek klaarstaan voordat muzikanten en publiek binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
2 personen
Repetitieruimte reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Optredende ensembles bevestigen
2 personen
Muziekstukken en partijen verzamelen
2 personen
Optreedvolgorde vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Programmaboekje opmaken
2 personen
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Muzikanten informeren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Instrumentenlijst controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Entree inrichten
2 personen
Zaal klaarzetten
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte inrichten
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Kaarten controleren
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Muzikanten begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Geluidsniveau bewaken
Pauzebuffet openen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Betalingen afsluiten
2 personen
Instrumenten veilig opbergen
4 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Muzieklessenaars opruimen
3 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Tafels opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Restanten koelen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Entree schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Klaptafelsaantal 10
Kleedkamerrekkenaantal 3
Garderoberekkenaantal 3
Garderobehangersaantal 120
Krukkenaantal 12

Apparatuur

Digitale piano
Pianobank
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Versterker
DI-boxenaantal 2
Audio-kabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 35
Lessenaartassenaantal 35
Metronoomaantal 2
Stemvorkaantal 2
Batterijen AAaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Staande lampenaantal 4
Lichtstandaardsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 3
dienbladenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Podiumdoekenaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Poetsdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de repetitieruimte niet pas rond de concertdatum: reserveer haar zodra de ensembles zijn bevestigd, zodat er tijd is om het programma en de partijen samen door te nemen.
Laat aanmeldingen en dieetwensen op één vaste einddatum binnenkomen, bijvoorbeeld 7 dagen voor het concert. Zo kun je reserveringen en catering in één keer bevestigen.
Controleer de techniek tijdens een volledige test: sluit microfoons, luidsprekers, mengpaneel, versterker en DI-boxen aan en leg audio-kabels en verlengkabels veilig met kabelmatten.
Maak het programmaboekje pas definitief nadat de optreedvolgorde en namen van alle ensembles zijn gecontroleerd. Druk daarna een kleine reserve mee voor last-minute wijzigingen of extra bezoekers.
Zet op de opbouwplanning wie de zaal opent, de stoelen en het podium klaarzet en de entree bemant. Reserveer daarnaast tijd voor het plaatsen van lessenaars, pianobank, digitale piano en verlichting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ensembleconcert organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Daarmee houd je ruimte over voor repetities, bevestiging van ensembles, publicatie van het concert en het drukken van programmaboekjes.
Wanneer moet ik de catering voor een ensembleconcert bestellen?: Bestel de catering nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, meestal 7 tot 10 dagen voor het concert. Tel muzikanten, vrijwilligers en verwachte gasten apart op en bestel niet pas op de concertdag.
Hoeveel programmaboekjes moet ik laten drukken?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en druk ongeveer 5 tot 10 procent extra. Bij 100 verwachte bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 105 tot 110 programmaboekjes.
Wanneer test ik de techniek voor een ensembleconcert?: Doe een eerste technische test uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf en een korte controle op de concertdag zelf. Controleer dan ook batterijen, kabels, stroompunten, microfoonstandaards en de plaats van de luidsprekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.