Checklist pour organiser un concert d’ensemble

Un concert d’ensemble demande de coordonner les musiciens, la salle, les répétitions et l’accueil du public dans le bon ordre. Commencez par fixer la date et réserver le lieu, puis verrouillez le programme, les participants et l’ordre de passage. Les dernières heures servent à tester la technique, installer les pupitres et les chaises, préparer la scène et organiser l’entrée. Cette checklist vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : partitions manquantes, besoins alimentaires non confirmés, câbles insuffisants ou informations envoyées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du concert
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les ensembles participants
2 personnes
Rassembler les morceaux et les parties
2 personnes
Fixer l’ordre de passage
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
Mettre en page le programme
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Informer les musiciens
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Vérifier la liste des instruments
2 personnes
Tester la technique
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Préparer la salle
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l’espace de scène
4 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accompagner les musiciens
2 personnes
Annoncer les spectacles
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Surveiller le niveau sonore
Ouvrir le buffet de pause
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Clôturer les paiements
2 personnes
Ranger les instruments en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Ranger les pupitres à musique
3 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Nettoyer l’entrée
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tables pliantesqté 10
Portants de logeqté 3
Portantsqté 3
Cintres de vestiaireqté 120
Tabouretsqté 12

Équipement

Piano numérique
Banc de piano
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Amplificateur
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Pupitres de musiqueqté 35
Sacs de pupitreqté 35
Métronomeqté 2
Fourchette de sonnerieqté 2
Piles AAqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampadairesqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 3
plateauxqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 4
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle de concert et la salle de répétition dès que la date est fixée. Gardez au moins un créneau de répétition complet avant le concert, surtout si plusieurs ensembles participent.
Demandez les confirmations des ensembles et les besoins alimentaires avant de commander le catering. Faites une relance au plus tard 7 jours avant le concert afin d’éviter les portions manquantes.
Verrouillez l’ordre de passage avant de mettre le programme en page. Envoyez ensuite aux musiciens les horaires, les morceaux, les parties et les consignes d’installation dans un seul message.
Testez toute la chaîne technique avant l’ouverture : microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, câbles, rallonges et multiprises. Prévoyez au moins 30 minutes sur place pour corriger un branchement ou remplacer des piles AA.
Préparez la salle avant l’arrivée du public : chaises, pupitres, espace de scène, entrée, vestiaire et éclairage. Faites une dernière vérification avec un bénévole 60 minutes avant le début pour repérer les câbles non protégés ou le matériel manquant.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un concert d’ensemble ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date. Réservez d’abord le lieu et la salle de répétition, puis confirmez les ensembles, le programme et les besoins techniques.
Combien de temps prévoir pour installer la salle avant un concert ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour installer les chaises, les pupitres, la scène, l’entrée et l’éclairage. Ajoutez 30 minutes pour tester le son et garder une marge avant l’ouverture.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’ensemble ?: Envoyez les invitations et publiez le concert en ligne 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de confirmer les places et le catering.
Que faut-il vérifier le jour du concert ?: Vérifiez les instruments, les partitions, les pupitres, les chaises et l’ordre de passage avant l’arrivée des musiciens. Contrôlez aussi les microphones, câbles, rallonges, multiprises et éclairages au moins 60 minutes avant le début.

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