Checklist para organizar un concierto de conjunto
Organizar un concierto de conjunto requiere coordinar músicos, repertorio, sala y público sin dejar los detalles técnicos para el último día. Empieza fijando la fecha y reservando tanto el lugar como la sala de ensayo. Después confirma los conjuntos, reúne las partituras, ordena las actuaciones y prepara la comunicación con el público. Esta checklist también incluye pruebas de sonido, catering, voluntarios y el montaje de la entrada, las sillas y el escenario.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha del concierto
2 personas
Reservar el lugar
2 personas
Reservar la sala de ensayo
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar los conjuntos participantes
2 personas
Reunir partituras y partes
2 personas
Fijar el orden de actuación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el concierto en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
Maquetar el programa
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Informar a los músicos
Asignar voluntarios
2 personas
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Comprobar la lista de instrumentos
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Montar la entrada
2 personas
Preparar la sala
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el espacio del escenario
4 personas
Colocar los atriles
3 personas
Preparar los instrumentos
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Acompañar a los músicos
2 personas
Anunciar las actuaciones
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Vigilar el nivel de sonido
Abrir el buffet del descanso
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Cerrar pagos
2 personas
Guardar los instrumentos de forma segura
4 personas
Seguimiento
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Recoger los atriles de música
3 personas
Recoger sillas
4 personas
Recoger las mesas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Refrigerar los sobrantes
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Limpiar la entrada
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 100
- Mesas plegablescant. 10
- Percheros para camerinoscant. 3
- Percheroscant. 3
- Perchas para el guardarropacant. 120
- Taburetescant. 12
Equipo
- Piano digital
- Banco de piano
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Amplificador
- Cajas DIcant. 2
- Cables de audiocant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Atriles de músicacant. 35
- Bolsas para pupitrescant. 35
- Metrónomocant. 2
- Diapasóncant. 2
- Pilas AAcant. 24
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Lámparas de piecant. 4
- Soportes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Tijerascant. 3
- bandejascant. 8
Decoración
- Mantelescant. 10
- Telones de escenariocant. 4
- Arreglos floralescant. 4
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y las reservas con varias semanas de margen: necesitas confirmar el lugar, la sala de ensayo y la disponibilidad de todos los conjuntos antes de anunciar el concierto.
- Reúne las partituras y partes antes del primer ensayo conjunto. Comprueba que cada músico tenga su material y fija el orden de actuación con tiempo para maquetar e imprimir el programa.
- Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas. Revisa micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, amplificador, cajas DI, cables y regletas, y cubre los cables que atraviesen zonas de paso.
- Asigna los voluntarios por función y horario: entrada, guardarropa, camerinos, escenario y atención al público. Una persona debe encargarse de abrir la ubicación y comprobar que la sala esté lista antes de la llegada de los músicos.
- Calcula el catering según las confirmaciones y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Para el servicio, cuenta tazas, vasos, platos y cubiertos por persona y añade algunas unidades de reserva.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de conjunto?
- Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar y la sala de ensayo, confirmar los conjuntos y preparar la difusión. Deja los últimos 7 días para confirmar reservas, imprimir programas y cerrar el montaje.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Haz una prueba completa el mismo día, antes de abrir las puertas, y reserva al menos 90 minutos para conectar y comprobar todo. Si participan varios conjuntos, deja tiempo para probar los cambios de instrumentos y micrófonos.
- ¿Cuántas sillas hacen falta para un concierto de conjunto?
- Calcula una silla por músico que vaya a tocar sentado y añade entre 2 y 4 unidades de reserva. Para el público, coloca las sillas según el aforo confirmado y deja pasillos libres para la entrada y la evacuación.
- ¿Cuándo se imprime el programa del concierto?
- Maqueta el programa cuando estén confirmados los conjuntos y el orden de actuación, idealmente entre 7 y 10 días antes. Imprime después de revisar nombres, títulos de las obras y horarios para evitar correcciones de última hora.
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