Ensemblekonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege den Konzerttermin erst fest, wenn Location und Proberaum verfügbar sind. Plane zusätzlich mindestens einen gemeinsamen Technik- oder Ablaufcheck vor dem Konzerttag ein.
• Sammle Musikstücke und Stimmen frühzeitig und prüfe sie ensembleweise. Eine fehlende Stimme oder ein nicht vorhandenes Instrument fällt sonst oft erst bei der letzten Probe auf.
• Bestätige Anmeldungen und Reservierungen nicht nur mündlich. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Konzert, damit das Catering passend bestellt werden kann.
• Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Verstärker, DI-Boxen und Audiokabel vor dem Einlass. Verlege Verlängerungskabel mit Kabelmatten und halte AA-Batterien als Ersatz bereit.
• Richte den Eingangsbereich, die Garderobe und den Saal vor dem Eintreffen der Musiker ein. Plane für Stühle, Notenpulte, Umkleideracks und Programmhefte mindestens 60 Minuten Aufbauzeit ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Ensemblekonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Proberaum. Programm, auftretende Ensembles und Einladungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert feststehen.

Wann sollte das Programmheft für ein Ensemblekonzert gedruckt werden?

Gestalte das Programmheft, sobald Ablauf und Mitwirkende bestätigt sind, etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Konzert. Drucke es spätestens 5 bis 7 Tage vorher, damit Änderungen noch eingearbeitet werden können.

Wie viel Aufbauzeit braucht ein Ensemblekonzert?

Plane mindestens 60 Minuten für Eingangsbereich, Saal, Stühle, Bühne und Garderobe ein. Für zusätzliche Tontechnik oder mehrere Ensembles sind 90 bis 120 Minuten realistischer.

Wann soll man das Catering für ein Ensemblekonzert bestellen?

Bestelle das Catering etwa 7 bis 10 Tage vor dem Konzert, nachdem Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst wurden. Getränke, Tassen, Gläser, Teller und Besteck solltest du spätestens am Vortag kontrollieren.

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