Ensembleconcert organiseren: checklist van voorbereiding tot uitvoering

Een ensembleconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen repertoire kiezen en musici uitnodigen. Je regelt tegelijk de zaal, dirigent, kaartverkoop, muziekrechten, techniek en publieksontvangst. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar een praktisch draaiboek. In de laatste week draait het vooral om bevestigingen, opstelling, instrumenten, programma’s en catering. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat je niet tot de concertdag wilt laten liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Ensemble en dirigent bevestigen
Programma en repertoire vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Muziekrechten regelen
Techniek afstemmen
2 personen
Opstelling zaal bepalen
2 personen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Programma's afdrukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Publiekslijst controleren
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Muziek en materialen verzamelen
2 personen
Instrumenten controleren
3 personen
Catering voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
Route en bewegwijzering controleren

Event

Zaal openen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Programma's neerleggen
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Ingang en kassa inrichten
2 personen
Ensemble ontvangen
2 personen
Kleedruimte inrichten
Publiek ontvangen
3 personen
Kaarten controleren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Concert aankondigen
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Pauze begeleiden
3 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Applausmoment begeleiden
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Catering afronden
2 personen
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Garderobe leegruimen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal opruimen
4 personen
Podium afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
Onkosten verzamelen
Gevonden voorwerpen verwerken
Bedankbericht versturen
Foto's archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Klaptafelsaantal 8
Podiumdelenaantal 6
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Statafelsaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schoteltjesaantal 80
Gebaksbordenaantal 100
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Speakersaantal 2
Muziekmicrofoonsaantal 4
Presentatiemicrofoon
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 30
Pianokruk
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Reservebatterijenaantal 12
USB-stickaantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
LED-lampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2

Decoratie

Concertbanner
Menukaartenhoudersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Flessenopenersaantal 3
Dienbladenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de definitieve speelvolgorde uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast. Controleer daarna meteen of muziekrechten geregeld moeten worden en hoeveel programma’s je laat afdrukken.
Plan een technische doorloop van minimaal 60 minuten vóór de inloop. Test speakers, muziekmicrofoons, presentatiemicrofoon, mengpaneel, statieven en kabels samen in de zaal waar ze gebruikt worden.
Werk de zaalopstelling uit op basis van het aantal musici én het publiek. Zet stoelen, podiumdelen, krukken, lessenaars en eventuele pianokruk vooraf op een plattegrond, zodat de opbouw niet op gevoel hoeft te gebeuren.
Sluit de publieksadministratie 2 tot 3 dagen vóór het concert af. Controleer de publiekslijst, naamkaartjes, dieetwensen en reserveringen en geef het cateringteam één actuele versie.
Koel dranken pas op het laatste geschikte moment, maar verzamel glazen, koffiekopjes, schoteltjes, gebaksborden, waterkannen en thermoskannen al eerder. Leg reservebatterijen, een USB-stick, verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape klaar bij de techniektafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ensembleconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, ensemble, dirigent en programma. Kaartverkoop en promotie kunnen daarna direct starten; technische en cateringdetails rond je uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf af.
Wanneer moet ik de muziek voor een ensembleconcert regelen?: Leg repertoire en uitvoeringsmateriaal 4 tot 6 weken voor het concert vast. Controleer in dezelfde week de muziekrechten en verzamel daarna alle partituren, standaards en andere muziekmaterialen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een ensembleconcert?: Reserveer minimaal 2 uur voor zaalopstelling, podium, stoelen, lessenaars, licht en geluid. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor een technische test en soundcheck vóór het publiek binnenkomt.
Wanneer moet ik de catering en dieetwensen vastleggen?: Verzamel dieetwensen tot uiterlijk 3 dagen voor het concert en geef het definitieve aantal daarna door aan de cateraar. Doe boodschappen en bereid houdbare onderdelen eerder; koel dranken en zet verse catering op de dag zelf klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.