Checklist para organizar un concierto de conjunto
Organizar un concierto de conjunto exige coordinar música, sala, público y técnica en un orden claro. Primero confirma la fecha, el lugar, el ensemble y el repertorio; después cierra permisos, derechos musicales, entradas e invitaciones. Durante la última semana, revisa instrumentos, atriles, sonido, iluminación y la distribución del escenario. Esta checklist también contempla lo que suele quedar para el final: programas impresos, acreditaciones, catering, bebidas y una lista de asistentes actualizada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Confirmar el ensemble y el director
Fijar el programa y el repertorio
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
Distribuir material promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Gestionar los derechos musicales
Coordinar la técnica
2 personas
Determinar la disposición de la sala
2 personas
Definir la distribución del escenario
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir programas
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Comprobar la lista de asistentes
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Reunir la música y los materiales
2 personas
Comprobar instrumentos
3 personas
Preparar el catering
2 personas
Enfriar bebidas
Comprobar la ruta y la señalización
Evento
Abrir la sala
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colocar los atriles
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Colocar los programas
2 personas
Preparar la restauración
2 personas
Montar la entrada y la caja
2 personas
Recibir al ensemble
2 personas
Preparar el vestuario
Recibir al público
3 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Anunciar el concierto
Coordinar la primera parte del concierto
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Gestionar la pausa
3 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
Coordinar el momento de aplausos
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Cerrar el catering
2 personas
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Vaciar el guardarropa
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la sala
4 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el catering sobrante
Recopilar gastos
Gestionar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 100
- Mesas plegablescant. 8
- Piezas de escenariocant. 6
- Taburetescant. 12
- Percheroscant. 2
- Mesas altascant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platilloscant. 80
- Platos para postrecant. 100
- Cucharillascant. 80
- Cucharonescant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Termoscant. 6
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonos para músicacant. 4
- Micrófono de presentación
- Mesa de mezclas
- Soportes de micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Atriles de músicacant. 30
- Taburete de piano
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Baterías de repuestocant. 12
- Memoria USBcant. 2
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 2
Decoración
- Banner del concierto
- Portamenúscant. 8
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles direccionalescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 20
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 8
- Abrebotellascant. 3
- Bandejascant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el repertorio y el programa antes de imprimir materiales o abrir la venta de entradas. Reserva al menos 2 semanas para gestionar derechos musicales y corregir cambios en los programas.
- Haz una visita técnica a la sala entre 7 y 14 días antes. Comprueba dónde irán las piezas de escenario, los atriles, los micrófonos, los altavoces, la mesa de mezclas y los focos.
- Prepara un plan de trabajo impreso para el día del concierto y entrega una copia a cada responsable. Incluye horarios de montaje, prueba de sonido, apertura de puertas y actuación.
- Cuenta al público y al ensemble por separado al pedir el catering. Para las bebidas, enfría una primera tanda con varias horas de antelación y deja jarras de agua accesibles durante toda la actividad.
- Haz la comprobación final 24 horas antes: asistentes inscritos, preferencias dietéticas, instrumentos, cables, regletas, baterías de repuesto, memoria USB y material musical.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de conjunto?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tener margen con la sala, el ensemble, los permisos, los derechos musicales y la venta de entradas. Reserva la última semana para la coordinación técnica y las compras.
- ¿Cuándo se debe cerrar el repertorio de un concierto?
- Fija el repertorio como mínimo 6 semanas antes si necesitas gestionar derechos musicales o encargar material. Así todavía tendrás tiempo para imprimir programas y preparar las partituras definitivas.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Programa la prueba de sonido el mismo día, normalmente entre 2 y 3 horas antes de que lleguen los asistentes. Haz una revisión técnica previa entre 7 y 14 días antes para confirmar conexiones, soportes, micrófonos e iluminación.
- ¿Cuándo se prepara el catering para un concierto?
- Confirma el pedido al menos 5 días antes y recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones. Prepara la comida y enfría las bebidas el día del concierto, dejando agua y café listos antes de abrir las puertas.
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