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Ensemblekonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Ensemblekonzert braucht mehr als ein festgelegtes Programm. Du koordinierst Musiker und Dirigent, klärst Raum, Genehmigungen und Musikrechte und sorgst dafür, dass Technik, Noten und Publikum am Veranstaltungstag zusammenpassen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Termin, Ort und Repertoire; in der letzten Woche prüfst du Anmeldungen, Sitzplan, Catering und Ausstattung. Diese Checkliste führt dich in sinnvoller Reihenfolge durch die Vorbereitung bis zum Konzerttag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Ensemble und Dirigent bestätigen

  • Programm und Repertoire festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ticketverkauf eröffnen

  • Werbematerial verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Musikrechte regeln

  • Technik abstimmen

    2 Personen

  • Raumaufstellung festlegen

    2 Personen

  • Bühnenaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Programme ausdrucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Publikumsliste prüfen

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Musik und Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Instrumente prüfen

    3 Personen

  • Catering vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Route und Beschilderung prüfen

Event

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Notenständer aufstellen

    3 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    3 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Programme auslegen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Eingang und Kasse einrichten

    2 Personen

  • Ensemble empfangen

    2 Personen

  • Umkleide einrichten

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Karten kontrollieren

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Konzert ankündigen

  • Ersten Teil des Konzerts begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Pause betreuen

    3 Personen

  • Zweiten Konzertteil betreuen

    2 Personen

  • Applausmoment begleiten

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Catering abschließen

    2 Personen

  • Instrumente sicher verstauen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Garderobe leerräumen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum aufräumen

    4 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

  • Ausgaben sammeln

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 100
  • KlappischeAnz. 8
  • BühnenelementeAnz. 6
  • HockerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 2
  • StehtischeAnz. 4

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • UntertassenAnz. 80
  • KuchenplattenAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MusikmikrofoneAnz. 4
  • Präsentationsmikrofon
  • Mischpult
  • MikrofonständerAnz. 4
  • LautsprecherstativeAnz. 2
  • NotenpulteAnz. 30
  • Klavierhocker
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 12
  • USB-StickAnz. 2

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2

Dekoration

  • Konzertbanner
  • MenükartenhalterAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 20

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • TablettsAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Repertoire spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Konzert fest. So bleibt genug Zeit, Noten zusammenzustellen, Programme zu drucken und Änderungen mit dem Ensemble abzustimmen.
  • Kläre Technik und Bühnenaufteilung mindestens zwei Wochen vorher. Plane dabei nicht nur Lautsprecher und Mikrofone ein, sondern auch Mikrofonständer, Lautsprecherstative, Verlängerungskabel, Gaffer Tape und Ersatzbatterien.
  • Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Ort, Kapazität und Sitzordnung feststehen. Prüfe die Publikumsliste spätestens am Vortag und halte einige zusätzliche Namensschilder bereit.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestelle das Catering mindestens sieben Tage vorher. Getränke solltest du am Konzerttag frühzeitig kühlen; für Heißgetränke brauchst du zusätzlich Thermoskannen, Tassen und Untertassen.
  • Plane am Konzerttag mindestens 90 Minuten für Aufbau und Technikcheck ein. Prüfe Instrumente, Notenpulte, Klavierhocker, Licht, USB-Stick und das ausgedruckte Drehbuch, bevor das Publikum eintrifft.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Ensemblekonzert organisieren?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Ort, Ensemble und Programm. Genehmigungen, Versicherung, Musikrechte und Ticketverkauf sollten spätestens zwei bis vier Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Ensemblekonzert starten?
Starte den Verkauf, sobald Ort, maximale Besucherzahl und Sitzordnung feststehen, meist vier bis sechs Wochen vor dem Konzert. Prüfe Anmeldungen laufend und aktualisiere die Publikumsliste spätestens am Vortag.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Ensemblekonzert?
Plane mindestens 90 Minuten für Bestuhlung, Bühne, Notenpulte, Mikrofone, Lautsprecher und Beleuchtung ein. Für eine aufwendigere Technik oder mehrere Ensembles sind zwei bis drei Stunden realistischer.
Wann muss man Catering für ein Ensemblekonzert bestellen?
Bestelle Speisen und Kuchen mindestens sieben Tage vorher, sobald die Zahl der Anmeldungen und Ernährungswünsche ausreichend feststeht. Getränke kannst du am Vortag einkaufen und am Veranstaltungstag rechtzeitig kühlen.

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