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Organiser un concert d’ensemble sans rien oublier

Un concert d’ensemble demande de coordonner la date, le lieu, les musiciens, le programme et toute la partie technique. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations à la préparation de la salle. Prévoyez aussi les détails souvent traités trop tard : droits musicaux, besoins alimentaires, badges, programmes imprimés et matériel de scène. Les dernières vérifications se concentrent sur les instruments, le son, les éclairages, les boissons et l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Confirmer l'ensemble et le chef d'orchestre

  • Définir le programme et le répertoire

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir la billetterie

  • Distribuer le matériel promotionnel

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Faire les réservations

  • Gérer les droits musicaux

  • Coordonner la technique

    2 personnes

  • Déterminer l'agencement de la salle

    2 personnes

  • Élaborer la configuration de la scène

    2 personnes

  • Imprimer le déroulé

  • Imprimer les programmes

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Vérifier la liste des participants

  • Commander le catering

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Rassembler la musique et le matériel

    2 personnes

  • Vérifier les instruments

    3 personnes

  • Préparer le service traiteur

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

  • Vérifier le parcours et la signalisation

Événement

  • Ouvrir la salle

    2 personnes

  • Monter la scène

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer les tables

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Raccorder le matériel audio

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    2 personnes

  • Installer les pupitres

    3 personnes

  • Installer les instruments

    3 personnes

  • Effectuer la vérification du son

    3 personnes

  • Déposer les programmes

    2 personnes

  • Mettre en place le service traiteur

    2 personnes

  • Aménager l’entrée et la caisse

    2 personnes

  • Accueillir l’ensemble

    2 personnes

  • Aménager le vestiaire

  • Accueillir le public

    3 personnes

  • Contrôler les billets

    2 personnes

  • Gérer le vestiaire

    2 personnes

  • Servir les boissons

    2 personnes

  • Annoncer le concert

  • Accompagner la première partie du concert

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir les en-cas de pause

    2 personnes

  • Encadrer la pause

    3 personnes

  • Encadrer la deuxième partie du concert

    2 personnes

  • Animer le moment des applaudissements

  • Accompagner le public vers la sortie

    3 personnes

  • Finaliser le catering

    2 personnes

  • Ranger les instruments en toute sécurité

    3 personnes

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Vider le vestiaire

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Ranger la salle

    4 personnes

  • Démonter la scène

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Vérifier l'équipement

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger la nourriture restante du catering

  • Rassembler les frais

  • Traiter les objets trouvés

  • Envoyer un message de remerciement

  • Archiver les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 100
  • Tables pliantesqté 8
  • Éléments de podiumqté 6
  • Tabouretsqté 12
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Tables hautesqté 4

Vaisselle

  • Verres à boireqté 120
  • Tasses à caféqté 80
  • Sous-tassesqté 80
  • Assiettes à gâteauqté 100
  • Cuillères à caféqté 80
  • Louchesqté 6
  • Carafes d’eauqté 8
  • Thermosqté 6

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Microphones de musiqueqté 4
  • Micro de présentation
  • Table de mixage
  • Pieds de microqté 4
  • Pieds de haut-parleurqté 2
  • Pupitres de musiqueqté 30
  • Tabouret de piano
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Ruban gafferqté 4
  • Piles de rechangeqté 12
  • Clé USBqté 2

Éclairage

  • Projecteurs de scèneqté 4
  • Lampes LEDqté 6
  • Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

  • Bannière de concert
  • Présentoirs à menusqté 8
  • Nappesqté 8
  • Compositions floralesqté 6
  • Panneaux indicateursqté 8
  • Badges nominatifsqté 20

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 3
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Cuillères de serviceqté 8
  • Tire-bouchonsqté 3
  • Plateauxqté 6

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Sets de balaiqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Poubellesqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par bloquer la date, le lieu, l’ensemble et le chef d’orchestre avant de lancer les invitations. Gardez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer le programme, les autorisations, l’assurance et les droits musicaux.
  • Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires au même moment. Une relance 7 jours avant la clôture évite de commander le catering sur des informations incomplètes.
  • Préparez le plan de salle et la configuration de scène avant l’arrivée du matériel. Vérifiez notamment le nombre de pupitres, les microphones, les pieds, les haut-parleurs et les rallonges nécessaires.
  • Imprimez le déroulé, les programmes et les badges au plus tard 2 jours avant le concert. Gardez une liste actualisée des participants à l’accueil, avec quelques exemplaires papier de secours.
  • Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et rassemblez la musique, les instruments et le matériel la veille. Prévoyez une clé USB, des piles de rechange, du ruban gaffer et des multiprises pour les imprévus techniques.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’ensemble ?
Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes et le lieu, définir le répertoire, gérer les autorisations et les droits musicaux, puis ouvrir la billetterie.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert d’ensemble ?
Ouvrez-la environ 4 à 6 semaines avant le concert, une fois la date, le lieu et le programme confirmés. Arrêtez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour finaliser l’accueil et le catering.
Quand préparer la scène et le matériel technique ?
Définissez l’agencement de la salle et la configuration de scène au moins 2 semaines avant. Faites une vérification complète des microphones, haut-parleurs, éclairages, câbles et instruments la veille, puis un test sur place le jour même.
Combien de programmes et de badges faut-il imprimer ?
Imprimez un programme par personne attendue, puis ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires de réserve. Préparez les badges après la clôture des inscriptions, idéalement 2 jours avant, et gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.

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