Checklist voor een energiecongres organiseren
Een energiecongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet sprekers op tijd vastleggen, presentaties verzamelen en techniek afstemmen op verschillende laptops en aansluitingen. Ook registratie, dieetwensen, bewegwijzering en badges lopen snel door elkaar als je te laat begint. Deze checklist bevat 73 taken en 58 spullen, van de eerste reserveringen tot het vervoeren van materialen naar de locatie. Werk van programma en locatie naar deelnemerscommunicatie en daarna naar de uitvoeringsdag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekerscontracten bevestigen
2 personen
Uitnodigingstekst schrijven
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties opvragen
Techniekleverancier bevestigen
Cateringmenu samenstellen
2 personen
Cateringhoeveelheden bestellen
Parkeerinformatie verzamelen
Route- en bewegwijzering maken
2 personen
Badges en aanwezigheidslijst maken
2 personen
Programmafolders printen
2 personen
Naamkaartjes printen
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Technische draaiboek maken
2 personen
Sprekersbriefing versturen
Boodschappen doen
3 personen
Techniek en materialen ophalen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Event
Zaal openen
2 personen
Ontvangstbalie plaatsen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projectiescherm opstellen
2 personen
Beamer aansluiten
2 personen
Microfoons installeren
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties op laptop zetten
Techniek volledig testen
2 personen
Licht en ventilatie instellen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Badges klaarleggen
2 personen
Registratietafel bemannen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Waterpunten vullen
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekers naar zaal begeleiden
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Opening aankondigen
Presentaties technisch begeleiden
2 personen
Tijd en programma bewaken
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies afruimen
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Borrelhapjes uitzetten
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Buffet en dranken serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Cateringrestanten koelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Zaaltafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Techniek terugbrengen
2 personen
Sprekers bedanken
Deelnemers bedankmail sturen
Presentaties met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 140
- Congrestafelsaantal 18
- Ontvangsttafelaantal 2
- Buffettafelsaantal 6
- Spreektafel
- Podiumdelenaantal 4
- Statafelsaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Presentatielaptop
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 2
- Geluidsmixer
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- HDMI-kabelsaantal 3
- USB-C-adaptersaantal 3
- Klikkeraantal 2
- Laptopladersaantal 3
Verlichting
- Ledspotsaantal 8
- Sfeerverlichtingaantal 6
Servies
- Waterglazenaantal 160
- Wijnglazenaantal 140
- Koffiekopjesaantal 140
- Dinerbordenaantal 150
- Dessertbordenaantal 140
- Vorkenaantal 150
- Messenaantal 150
- Lepelsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Serveerbladenaantal 12
- Warmhoudbakkenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Keukentangenaantal 8
Decoratie
- Tafellopersaantal 18
- Naamkaartjeshoudersaantal 140
- Bloemstukkenaantal 12
- Balpennenaantal 160
- Programmafoldersaantal 140
- Naamkaartjesaantal 140
- Notitieblokkenaantal 140
- Tafelnummersaantal 18
- Pijlbordenaantal 12
- Registratiebord
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Sponzenaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma en zaalindeling eerst vast; pas daarna kun je sprekers contracteren, uitnodigingen versturen en het aantal stoelen, tafels en catering definitief bepalen.
- Vraag presentaties uiterlijk enkele werkdagen vóór het congres op en controleer ze op de presentatielaptop. Test daarbij de beamer, het projectiescherm, HDMI- en USB-C-aansluitingen en de klikker.
- Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en geef de totalen door voordat je de cateringhoeveelheden bestelt. Houd de aanmeldingen bij tot de besteldeerlijn, zodat badges, naamkaartjes en maaltijden hetzelfde aantal deelnemers volgen.
- Stuur sprekersbriefing, route- en parkeerinformatie niet pas op de congresdag. Zet zaal, aanvangstijd, opbouwmoment, microfoonkeuze en het moment waarop hun presentatie klaar moet staan in één duidelijke briefing.
- Maak naast het inhoudelijke programma een technisch draaiboek met tijden en verantwoordelijkheden. Plan ook tijd voor het ophalen van techniek en materialen en voor het transport naar de locatie; die stap wordt vaak vergeten.
Veelgestelde vragen
- Wanneer begin je met het organiseren van een energiecongres?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, locatie en zaalindeling. Benader sprekers daarna direct, zodat contracten en uitnodigingen niet afhankelijk worden van een last-minute bevestiging.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een energiecongres?
- Plan minimaal 2 tot 3 uur voor opbouw en testen op locatie. Controleer de beamer, het projectiescherm, de presentatielaptop, draadloze microfoons, luidsprekers, kabels, stekkerdozen en adapters vóór de ontvangst van deelnemers.
- Wanneer moet je catering voor een energiecongres bestellen?
- Bestel de cateringhoeveelheden zodra de aanmeldingen een betrouwbare tussenstand geven, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Verwerk dieetwensen en eventuele wijzigingen nog één keer enkele werkdagen vóór het congres.
- Wanneer maak je badges en naamkaartjes voor een energiecongres?
- Maak de aanwezigheidslijst en badges ongeveer 3 tot 5 werkdagen vooraf, nadat de belangrijkste aanmeldingen zijn verwerkt. Print naamkaartjes en programmafolders pas na de laatste controle van namen, functies en het programma.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!