Energiekongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Energiekongress braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Programm, Referenten, Technik und Catering voneinander abhängen. Lege zuerst Termin, Räume und Ablauf fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Sprecherunterlagen und die Bestellung von Technik und Verpflegung. In der letzten Woche prüfst du Präsentationen, Namensschilder, Beschilderung und den technischen Ablauf. Plane außerdem den Transport der Materialien zum Veranstaltungsort ein – dieser Schritt wird häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
Referenten ansprechen
2 Personen
Sprecherverträge bestätigen
2 Personen
Einladungstext schreiben
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Sprecherinformationen sammeln
Präsentationen anfordern
Techniklieferant bestätigen
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
Cateringmengen bestellen
Parkinformationen sammeln
Route und Beschilderung erstellen
2 Personen
Namensschilder und Anwesenheitsliste erstellen
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Namensschilder drucken
2 Personen
Präsentationen prüfen
2 Personen
Technischen Ablaufplan erstellen
2 Personen
Sprecherbriefing versenden
Einkaufen gehen
3 Personen
Technik und Materialien abholen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen

Event

Saal öffnen
2 Personen
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
Beamer anschließen
2 Personen
Mikrofone installieren
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Präsentationen auf den Laptop laden
Technik vollständig testen
2 Personen
Licht und Belüftung einstellen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Badges bereitlegen
2 Personen
An der Registrierungstheke Dienst machen
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Wasserstellen auffüllen
2 Personen
Referenten empfangen
2 Personen
Referenten zum Saal begleiten
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
Eröffnung ankündigen
Präsentationen technisch betreuen
2 Personen
Zeit und Programm im Blick behalten
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr abräumen
2 Personen
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
Buffet und Getränke servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
Networking-Event betreuen
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Cateringreste kühlen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Saaltische und -stühle wegräumen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Toiletten überprüfen und reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Technik zurückbringen
2 Personen
Sprecher danken
Dankesmail an Teilnehmer senden
Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
KongresstischeAnz. 18
EmpfangstischAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 4
StehtischeAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 3
USB-C-AdapterAnz. 3
KlickerAnz. 2
Laptop-LadegeräteAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Geschirr

WassergläserAnz. 160
WeingläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 140
Dinner-TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 140
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8

Dekoration

TischläuferAnz. 18
NamensschildhalterAnz. 140
BlumenarrangementsAnz. 12
KugelschreiberAnz. 160
ProgrammhefteAnz. 140
NamensschilderAnz. 140
NotizblöckeAnz. 140
TischnummernAnz. 18
WegweiserAnz. 12
Anmeldebrett

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere Raumaufteilung, Bühne, Rednertisch sowie Empfangs- und Buffettische frühzeitig. Ohne diese Angaben lassen sich Einladungen und Technikbedarf nicht zuverlässig planen.
Öffne das Anmeldeformular spätestens mehrere Wochen vor dem Kongress und frage Ernährungswünsche direkt ab. So kannst du die Cateringmengen nicht nur nach der Zahl der Anmeldungen, sondern auch nach den tatsächlichen Bedürfnissen bestellen.
Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen vor dem Veranstaltungstag an und prüfe jede Datei auf dem Präsentationslaptop. Teste dabei Beamer, Leinwand, HDMI- und USB-C-Verbindungen sowie Klicker und Ladegeräte.
Erstelle in der letzten Woche Namensschilder, Anwesenheitsliste und Programmhefte. Sammle außerdem Parkinformationen, Route und Beschilderung, damit Teilnehmende den Empfang ohne Rückfragen finden.
Plane Abholung und Transport von Technik und Materialien spätestens am Vortag. Zähle Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Verlängerungskabel und Adapter beim Einladen und nach dem Aufbau erneut.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Energiekongress planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location, Programm und Referenten. Für viele Sprecher oder aufwendige Technik solltest du 3 bis 6 Monate Vorlauf einplanen.
Wann sollte ich die Einladungen für einen Energiekongress verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Lass das Anmeldeformular mindestens 2 Wochen geöffnet, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig für das Catering erfassen kannst.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?: Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. Prüfe sie anschließend gesammelt und teste sie spätestens am Vortag auf dem Präsentationslaptop mit Beamer, Leinwand und Klicker.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Energiekongress?: Plane für Mobiliar, Bühne, Beschilderung und vollständigen Techniktest mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Bei mehreren Mikrofonen, Lautsprechern und Präsentationsplätzen ist ein Aufbau am Vortag sicherer.

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