Checklist pour organiser un congrès sur l’énergie

Un congrès sur l’énergie demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et la technique. Commencez par fixer la date, le contenu des sessions et la configuration de la salle, puis avancez vers les invitations et la restauration. Les présentations, les badges, la signalétique et le matériel audiovisuel doivent être vérifiés avant l’arrivée du public. Cette checklist rassemble les 73 tâches et 58 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les contrats des intervenants
2 personnes
Rédiger le texte d’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Demander les présentations
Confirmer le prestataire technique
Composer le menu traiteur
2 personnes
Commander les quantités de restauration
Collecter les informations de stationnement
Créer le balisage et la signalétique
2 personnes
Préparer les badges et la liste de présence
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Rédiger le cahier des charges technique
2 personnes
Envoyer le briefing des intervenants
Faire les courses
3 personnes
Récupérer la technique et le matériel
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
Installer les micros
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
Tester entièrement la technique
2 personnes
Régler l’éclairage et la ventilation
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Remplir les points d'eau
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Accompagner les intervenants à la salle
Accueillir les participants
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Assurer l’accompagnement technique des présentations
2 personnes
Superviser le timing et le programme
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Servir le buffet et les boissons
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Animer le cocktail networking
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Réfrigérer les restes du catering
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises de la salle
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rapporter le matériel technique
2 personnes
Remercier les intervenants
Envoyer un e-mail de remerciement aux participants
Partager les présentations avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables de congrèsqté 18
Table d’accueilqté 2
Tables de buffetqté 6
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tables hautesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3
Clic-clacqté 2
Chargeurs d’ordinateur portableqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 160
Verres à vinqté 140
Tasses à caféqté 140
Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 140
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 18
Porte-nomsqté 140
Compositions floralesqté 12
Stylos à billeqté 160
Brochures du programmeqté 140
Badges nominatifsqté 140
Blocs-notesqté 140
Numéros de tableqté 18
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’inscription

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Épongesqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et son aménagement avant d’inviter les participants : le nombre de chaises, les tables de congrès, la table de prise de parole et les éléments de podium dépendent du format retenu.
Demandez les présentations et les besoins techniques des intervenants au moins 7 jours avant le congrès. Vérifiez ensuite chaque fichier sur l’ordinateur de présentation, avec les câbles HDMI et les adaptateurs USB-C nécessaires.
Fermez les inscriptions suffisamment tôt pour transmettre au traiteur le nombre de repas, les régimes alimentaires et les quantités de verres, tasses, assiettes et couverts. Une confirmation 3 à 5 jours avant l’événement limite les ruptures.
Préparez les badges nominatifs, la liste de présence, les programmes et la signalétique au moins 2 jours avant l’ouverture. Prévoyez un parcours visible entre l’accueil, la salle, le buffet et les espaces de stationnement.
Testez la sonorisation et la projection sur place avant l’arrivée du public : microphones sans fil, console de mixage, haut-parleurs, vidéoprojecteur, écran et rallonges doivent être branchés et essayés ensemble.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un congrès sur l’énergie ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date du congrès, une fois le programme provisoire et les principaux intervenants confirmés. Ouvrez le formulaire d’inscription en même temps pour suivre les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il confirmer les intervenants ?: Obtenez la confirmation des contrats au moins 4 semaines avant l’événement. Demandez les biographies, les titres de présentation et les fichiers définitifs 7 jours avant afin de vérifier le programme et la technique.
Quand commander la restauration d’un congrès ?: Passez la commande principale 5 à 7 jours avant le congrès, après traitement des inscriptions et collecte des régimes alimentaires. Confirmez les quantités finales 2 ou 3 jours avant, notamment pour les pauses café et le déjeuner.
Quand tester le matériel audiovisuel du congrès ?: Faites un test complet sur le lieu au moins 24 heures avant l’ouverture, ou dès l’installation si le matériel arrive le jour même. Vérifiez chaque présentation, microphone, haut-parleur, écran, câble et adaptateur avant l’accueil des participants.

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