Checklist para organizar un congreso de energía sin olvidar nada

Organizar un congreso de energía exige coordinar programa, ponentes, asistentes, catering y medios técnicos en un orden claro. Empieza por fijar la fecha, cerrar el recinto y confirmar las intervenciones antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que recopilar datos de ponentes, preferencias dietéticas y necesidades audiovisuales. Esta checklist reúne 73 tareas y 58 materiales para que llegues al día del congreso con la sala, las acreditaciones, las presentaciones y el equipo preparados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Confirmar los contratos de los ponentes
2 personas
Escribir el texto de invitación
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los ponentes
Solicitar presentaciones
Confirmar con el proveedor técnico
Preparar el menú de catering
2 personas
Pedir las cantidades de catering
Recopilar información de aparcamiento
Crear señalización y rutas
2 personas
Hacer las acreditaciones y la lista de asistencia
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Preparar el plan técnico
2 personas
Enviar briefing a los ponentes
Hacer la compra
3 personas
Recoger la técnica y los materiales
3 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas

Evento

Abrir la sala
2 personas
Instalar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
Instalar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Instalar los micrófonos
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Pasar las presentaciones al portátil
Probar toda la técnica
2 personas
Ajustar la iluminación y la ventilación
Colgar señalización
2 personas
Preparar las acreditaciones
2 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Rellenar los puntos de agua
2 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Acompañar a los ponentes a la sala
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
Anunciar la apertura
Apoyar técnicamente las presentaciones
2 personas
Vigilar el tiempo y el programa
Recoger preguntas del público
2 personas
Preparar la pausa para el café
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Retirar la vajilla usada
2 personas
Moderar el panel de discusión
2 personas
Disponer los aperitivos
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Servir buffet y bebidas
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
Guiar el cóctel de networking
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
2 personas
Enfriar los restos del catering
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Recoger las mesas y sillas del salón
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Revisar y limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Agradecer a los ponentes
Enviar correo de agradecimiento a los participantes
Compartir presentaciones con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesas para congresocant. 18
Mesa de recepcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 4
Mesas altascant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores USB-Ccant. 3
Pulsadorcant. 2
Cargadores de portátilcant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6

Vajilla

Vasos para aguacant. 160
Copas de vinocant. 140
Tazas de cafécant. 140
Platos de cenacant. 150
Platos de postrecant. 140
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de cocinacant. 8

Decoración

Manteles runnerscant. 18
Portanombrescant. 140
Arreglos floralescant. 12
Bolígrafoscant. 160
Folletos del programacant. 140
Tarjetas de nombrecant. 140
Bloc de notascant. 140
Números de mesacant. 18
Carteles direccionalescant. 12
Cartel de registro

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Esponjascant. 8
Paños de microfibracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la distribución de la sala antes de enviar invitaciones. La disposición de sillas, mesas, escenario y recepción afecta al aforo y a las rutas de entrada.
Pide a cada ponente su biografía, presentación y necesidades técnicas con varias semanas de margen. Revisa los archivos antes del evento y lleva un portátil de presentación, cables HDMI y adaptadores USB-C.
No esperes al último momento para el catering: utiliza las inscripciones para calcular cantidades y recoge las preferencias dietéticas antes de confirmar el menú. Incluye agua, café y el servicio de vajilla necesario.
Prepara las acreditaciones, etiquetas con nombres, lista de asistencia y folletos del programa antes del montaje. Imprime algunas unidades adicionales para cubrir cambios de última hora y asistentes no previstos.
Haz una prueba técnica completa en la sala antes de la llegada del público. Comprueba proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, focos LED, regletas y alargadores.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un congreso de energía?: Empieza al menos 12 semanas antes para reservar el recinto, fijar el programa y confirmar a los ponentes. Abre las inscripciones cuando el programa y la información práctica estén suficientemente cerrados.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones al congreso?: Envíalas entre 8 y 10 semanas antes del evento, cuando ya tengas fecha, lugar y programa provisional. Mantén el formulario de inscripción abierto hasta la fecha límite que necesites para calcular catering y acreditaciones.
¿Cuándo se deben pedir las presentaciones de los ponentes?: Solicítalas entre 2 y 3 semanas antes y fija una fecha límite concreta. Revisa todos los archivos varios días antes para detectar vídeos incompatibles, fuentes faltantes o problemas de formato.
¿Cuánto catering necesito para un congreso?: Calcula las cantidades según el número de inscripciones confirmadas y añade aproximadamente un 5-10 % para cambios y asistentes sin aviso. Cierra el pedido cuando termine el plazo de inscripción y hayas recopilado las preferencias dietéticas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.