LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Energiecafé organiseren: een checklist die werkt

Een Energiecafé staat of valt met een duidelijke volgorde. Reserveer eerst de locatie, bepaal het programma en bevestig de sprekers; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week maak je de deelnemerslijst, verzamel je dieetwensen en bereid je naambadges en programma’s voor. Op de dag zelf draait het om een logische inrichting: ontvangsttafel bij de ingang, koffiepunt apart, buffet klaar en alle techniek vooraf getest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Programma en thema bepalen

    2 personen

  • Sprekers bevestigen

  • Uitnodiging ontwerpen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Definitieve deelnemerslijst maken

  • Programma afdrukken

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Houdbare voorraad klaarzetten

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Soep en brood voorbereiden

    3 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen neerzetten

    3 personen

  • Informatietafels inrichten

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Buffet opbouwen

    3 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Techniek aansluiten

    2 personen

  • Presentaties testen

    2 personen

  • Ontvangsttafel klaarzetten

    2 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Programma toelichten

  • Presentaties begeleiden

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Vragen en gesprekken begeleiden

    2 personen

  • Gebruikt servies inzamelen

    2 personen

  • Laatste bezoekers uitzwaaien

    2 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Naamstickers uitdelen

  • Informatiebladen uitdelen

  • Koffiezetapparaat bijvullen

  • Toiletten controleren

Nazorg

  • Eten en dranken opruimen

    3 personen

  • Techniek afkoppelen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Afval scheiden en wegbrengen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen afhandelen

  • Restanten gekoeld bewaren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 70
  • Ontvangsttafel
  • Kapstokaantal 2
  • Afvalbakkenaantal 4

Servies

  • Koffiemokkenaantal 70
  • Drinkglazenaantal 70
  • Bordenaantal 70
  • Besteksetsaantal 70
  • Serveerbladenaantal 8
  • Waterkannenaantal 8
  • Soepkommenaantal 70

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 3
  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Laptop
  • HDMI-kabelaantal 2
  • Verlenghaspelsaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Draagbare speaker

Keuken

  • Thermoskannenaantal 6
  • Soepketelsaantal 2
  • Snijplankenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 8
  • Naamkaartstandaardsaantal 10
  • Informatiebordenaantal 6

Verlichting

  • LED-tafellampenaantal 6

Schoonmaak

  • Bezemaantal 2
  • Dweilaantal 2
  • Emmersaantal 2
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de techniek niet pas bij de start. Sluit beamer, laptop, HDMI-kabel, speaker en verlenghaspels minstens 60 minuten voor ontvangst aan en test iedere presentatie volledig.
  • Maak de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 2 dagen van tevoren. Gebruik die lijst voor naambadges, stoelenindeling en het aantal borden, soepkommen, glazen en besteksets.
  • Koel dranken minimaal 3 uur vooraf en zet waterkannen bij de tafels. Houd koffie en thee warm in thermoskannen, zodat het koffiepunt niet voortdurend bemand hoeft te zijn.
  • Bereid soep en brood zo veel mogelijk eerder voor en bouw het buffet minstens 30 minuten voor de start op. Zet opscheplepels, servetvoorziening en afvalbakken direct naast het buffet.
  • Reserveer op de dag zelf minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie. Tafels, stoelen, informatietafels, versiering en de ontvangsttafel kosten samen meer tijd dan alleen het neerzetten van het buffet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Energiecafé organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, het thema en de sprekers. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de bijeenkomst, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een Energiecafé?
Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het Energiecafé. Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen vooraf, zodat je een definitieve deelnemerslijst en passende hoeveelheden catering kunt maken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Energiecafé op te bouwen?
Reken op minimaal 90 minuten voor de volledige opbouw. Plan daarnaast nog 60 minuten vóór de ontvangst voor het aansluiten en testen van beamer, laptop, presentaties en geluid.
Wat moet ik voor de techniek van een Energiecafé regelen?
Zorg voor een beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, speaker, verlenghaspels en stekkerdozen. Test alle presentaties minstens 60 minuten voor de start en leg een reservekabel klaar als dat mogelijk is.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!