Organiser un café énergie sans rien laisser au dernier moment

Un café énergie demande plus qu’un programme et quelques tables. Il faut coordonner le lieu, les intervenants, les inscriptions, l’accueil, le buffet, le point café et les présentations. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à l’ouverture des portes. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, boissons à refroidir, câbles et test de la technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le programme et le thème
2 personnes
Confirmer les intervenants
Concevoir l’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des participants
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la soupe et le pain
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables d’information
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter le programme
Animer les présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Animer les questions et les échanges
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
Distribuer les fiches d'information
Réapprovisionner la machine à café
Vérifier les toilettes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Conserver les restes au frais
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Table d’accueil
Porte-manteauqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à boireqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8
Bol à soupeqté 70

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6
Enceinte portable

Cuisine

Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Présentoirs pour cartes nominativesqté 10
Panneaux d'informationqté 6

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : vérifiez qu’il permet d’installer les tables d’information, le buffet, le point café et l’écran de projection.
Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant le café énergie. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, les besoins alimentaires, les badges et les quantités à acheter.
Préparez les boissons et le matériel non périssable la veille. Mettez les boissons au frais, contrôlez les tasses, verres, assiettes et couverts, puis regroupez les carafes et les plateaux de service.
Prévoyez au moins 60 à 90 minutes sur place avant l’accueil. Ce temps permet d’installer les chaises, les tables, la table d’accueil, le buffet, les panneaux et la décoration.
Testez les présentations avant l’arrivée des visiteurs, avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises. Gardez une solution de secours si une connexion ou un câble ne fonctionne pas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un café énergie ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Réservez d’abord le lieu et confirmez les intervenants, puis envoyez les invitations au moins 10 à 14 jours avant l’événement.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un café énergie ?: Envoyez-les 10 à 14 jours à l’avance et fixez une clôture des inscriptions 5 à 7 jours avant la date prévue. Ce délai facilite l’achat des boissons, du pain et des ingrédients pour la soupe.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez 60 à 90 minutes avant l’ouverture des portes. L’installation comprend les tables et les chaises, l’accueil, le buffet, le point café, les tables d’information et la technique.
Que préparer la veille d’un café énergie ?: Préparez les badges, imprimez le programme, rassemblez les stocks non périssables et contrôlez le matériel audiovisuel la veille. Refroidissez les boissons et préparez la soupe le jour même, assez tôt pour pouvoir servir à l’heure prévue.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.