Checklist para organizar un café de energía
Organizar un café de energía requiere coordinar contenido, participantes, comida y técnica en el mismo espacio. Esta checklist reúne 48 tareas y 37 materiales para avanzar en el orden correcto, desde reservar el lugar hasta recibir a los visitantes. Incluye la preparación de acreditaciones, el punto de café, la sopa y el pan, además de las pruebas de presentaciones. También te ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: bebidas frías, cables, mesas de información y preferencias dietéticas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Determinar el programa y el tema
2 personas
Confirmar ponentes
Diseñar la invitación
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear la lista final de participantes
Imprimir el programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar sopa y pan
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
3 personas
Montar mesas de información
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Presentar el programa
Coordinar presentaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Moderación de preguntas y conversaciones
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir etiquetas con nombre
Repartir hojas informativas
Reponer la cafetera
Comprobar los baños
Seguimiento
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Separar y llevar los residuos
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Guardar los restos en frío
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesa de recepción
- Percherocant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Tazones para sopacant. 70
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 6
- Altavoz portátil
Cocina
- Termoscant. 6
- Ollas para sopacant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 10
- Paneles informativoscant. 6
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a los ponentes antes de diseñar la invitación. Así puedes incluir horarios, tema y nombres correctos desde el primer envío.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y prepara la lista final de participantes con tiempo suficiente para ajustar la compra, la sopa y el pan.
- Deja listas las provisiones no perecederas con antelación y enfría las bebidas antes de abrir el lugar. Las neveras portátiles y las jarras de agua suelen olvidarse hasta el montaje.
- Reserva un bloque específico para montar recepción, mesas de información, buffet y punto de café. Coloca acreditaciones, soportes para tarjetas de nombre y el programa impreso antes de que llegue la primera persona.
- Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, el cable HDMI y el altavoz portátil antes de comenzar. Conecta también las regletas y revisa los enrollacables para evitar interrupciones durante las presentaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un café de energía?
- Envíalas cuando el lugar, el tema y los ponentes estén confirmados, idealmente entre 3 y 4 semanas antes. Deja al menos 7 días para cerrar inscripciones y preferencias dietéticas.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Prepara las acreditaciones, el programa impreso, los materiales de información y las provisiones no perecederas. También puedes dejar listas las ollas, tablas y utensilios para la sopa, pero enfría las bebidas el mismo día.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el café de energía?
- Reserva como mínimo 2 horas para abrir el lugar, montar mesas y sillas, preparar recepción, buffet y punto de café, y colocar la decoración. Añade 30 minutos para conectar y probar la técnica.
- ¿Qué se suele olvidar en un café de energía?
- Lo que más tarde se detecta son los cables HDMI, las regletas, los enrollacables y los recipientes para servir sopa y bebidas. Comprueba estos materiales al menos 1 hora antes de recibir a los visitantes.
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