Energiecafé organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf
Ein Energiecafé verbindet Information, Austausch und eine einfache Bewirtung. Damit am Veranstaltungstag nichts fehlt, planst du zuerst Ort, Thema und Referenten, danach Einladungen und Anmeldungen. In den letzten Tagen prüfst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Technik und Vorräte. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Zeitfenster für Aufbau, Empfang, Kaffee und Suppe. Diese Checkliste führt dich durch alle 48 Aufgaben und die benötigten 37 Gegenstände.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Programm und Thema festlegen
2 Personen
Referenten bestätigen
Einladung gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
Programm drucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
Getränke kühlen
2 Personen
Suppe und Brot vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Informationstische einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Event
Besucher empfangen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Programm vorstellen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Fragen und Gespräche moderieren
2 Personen
Benutztes Geschirr einsammeln
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensaufkleber verteilen
Infoblätter verteilen
Kaffeemaschine nachfüllen
Toiletten kontrollieren
Nachbereitung
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Technik abkoppeln
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall trennen und wegbringen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- Empfangstisch
- GarderobenständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- KaffeebecherAnz. 70
- TrinkgläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServiertablettsAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
- SuppenschalenAnz. 70
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Tragbarer Lautsprecher
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- SuppenkesselAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamenskartenständerAnz. 10
- InfotafelnAnz. 6
Beleuchtung
- LED-TischlampenAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort früh und kläre spätestens zwei Wochen vorher, wann du aufschließen kannst, wie viele Tische und Stühle vorhanden sind und wo Empfang, Kaffee und Buffet stehen.
- Bestätige die Referenten, das Thema und das Programm, bevor du die Einladungen verschickst. Plane mindestens 7 Tage für Rückmeldungen ein und erstelle danach eine endgültige Teilnehmerliste.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und kaufe erst nach dem Anmeldeschluss ein. Halte haltbare Vorräte bereit, kühle Getränke am Vortag und bereite Suppe und Brot so vor, dass beides zum Beginn servierbereit ist.
- Teste Beamer, Laptop, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Lege außerdem zwei Verlängerungskabel bereit und prüfe, ob Steckdosen am vorgesehenen Technikplatz erreichbar sind.
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem Empfang ein. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte Empfangs- und Informationstisch ein, baue den Kaffeebereich und das Buffet auf und lege Namensschilder, Gläser und Suppenschalen bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Energiecafé organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Orts und der Festlegung von Thema und Programm. Referenten sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein, damit die Einladungen rechtzeitig verschickt werden können.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Energiecafé?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Stelle zusätzlich Wasser in Kannen bereit und kühle die Getränke spätestens am Vortag.
- Wann soll ich die Teilnehmerliste für das Energiecafé erstellen?
- Schließe die Anmeldungen 5 bis 7 Tage vor dem Termin und erstelle dann die endgültige Teilnehmerliste. In diesem Schritt prüfst du auch Ernährungswünsche und die Anzahl der Namensschilder, Teller, Gläser und Suppenschalen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Energiecafés?
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein, bei umfangreicher Technik besser 2 Stunden. Öffne den Ort zuerst, stelle Mobiliar auf und richte danach Empfang, Informationstische, Kaffee, Buffet und Technik ein.
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