Elektronisch muziekfestival organiseren: complete checklist
Een elektronisch muziekfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen dj’s en een podium regelen. Je legt eerst datum, locatie, vergunningen en terreinindeling vast; daarna volgen programma, techniek, veiligheid, catering en crew. Vooral stroomverdeling, kabelroutes, toiletten, afvalafvoer en ontruimingsroutes worden vaak te laat geregeld. Gebruik de checklist om het festival stap voor stap voor te bereiden en controleer vlak voor opening het terrein, de apparatuur, de weersverwachting en alle draaiboekafspraken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Draaitijden met dj's bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Geluid en licht reserveren
2 personen
Toiletten en afvalafvoer reserveren
2 personen
Beveiligingsplan opstellen
2 personen
Ontruimingsroutes vastleggen
2 personen
Plattegrond voor terrein maken
2 personen
Stroompunten en kabelroutes bepalen
2 personen
Noodcontacten verzamelen
Polsbandjes en tickets bestellen
Draaiboek afdrukken
Crewbriefing voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
3 personen
Hapjes portioneren
4 personen
Apparatuur en materialen laden
4 personen
Terrein controleren
3 personen
Tenten en overkappingen opbouwen
6 personen
Podiumdelen plaatsen
6 personen
Dj-booth opstellen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
Geluidsinstallatie testen
3 personen
Lichtinstallatie ophangen
4 personen
Lichtshow programmeren
2 personen
Stroomverdeling aansluiten
3 personen
Kabels afplakken
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Bar en uitgiftepunt inrichten
4 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Hapjes en snacks klaarzetten
3 personen
Entree en ticketcontrole inrichten
3 personen
Polsbandjes klaarleggen
2 personen
Rookvrije zones markeren
2 personen
Nooduitgangen vrijmaken
3 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
Crewbriefing geven
3 personen
Event
Deuren openen
4 personen
Tickets controleren
4 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Dj's ontvangen
2 personen
Dj-wissels begeleiden
2 personen
Muziek en volume controleren
2 personen
Lichtshow bedienen
2 personen
Dranken serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Terrein en publieksruimte controleren
3 personen
Eerste hulp beschikbaar houden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste ronde aankondigen
Muziek gecontroleerd beëindigen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
4 personen
Nazorg
Bar sluiten
4 personen
Contant geld veilig opbergen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Geluid en licht demonteren
5 personen
Podium en tenten afbouwen
6 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
4 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Sanitaire voorzieningen schoonmaken
3 personen
Terrein schoon en leeg opleveren
5 personen
Materialen terugladen
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelwaren en restanten verwerken
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Statafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 8
- Bankenaantal 12
- Klaptenten voor baraantal 2
- Barkrukkenaantal 8
- Podiumdelenaantal 12
- Kleedkamertafelsaantal 2
- Kleedkamerstoelenaantal 8
Apparatuur
- Dj-tafel
- Dj-controller
- Cdj-spelersaantal 2
- Dj-mixer
- Hoofdmicrofoonaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Monitorluidsprekersaantal 2
- Mengtafel
- Di-boxenaantal 4
- Reservehoofdtelefoonsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 12
- Verlengkabelsaantal 16
- Kabelgotenaantal 10
- Kabelhaspelsaantal 4
Verlichting
- Led-lichtbalkenaantal 8
- Led-spotsaantal 8
- Stroboscoopaantal 2
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 12
- Zaklampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Wijnglazenaantal 40
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerkommenaantal 20
- Serveerlepelsaantal 12
- Barmaatbekersaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- IJscontainersaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Tangenaantal 8
- Koekenpannenaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koelkastenaantal 2
Decoratie
- Festivalvlaggenaantal 20
- Led-slingersaantal 10
- Podiumdoekenaantal 4
- Welkomstbord
- Terreinbordenaantal 12
- Pijlbordenaantal 10
- Polsbandjesaantal 250
- Ticketboxenaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Papieren handdoekdispensersaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
- Desinfectiespraysaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Afzetpalenaantal 20
- Afzetlintaantal 6
- Walkietalkiesaantal 8
- Noodverlichtingslampenaantal 6
- Oordoppenaantal 250
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de technische indeling vast voordat je geluid en licht reserveert. Bepaal waar dj-tafel, luidsprekers, subwoofers, monitoren, lichtstatieven en stroompunten komen en teken kabelroutes met kabelgoten of kabelhaspels in op de plattegrond.
- Bevestig draaitijden met dj’s uiterlijk enkele weken vooraf en zet contactgegevens, aankomsttijden en technische wensen in één draaiboek. Plan ook reservehoofdtelefoons en een hoofdmicrofoon, zodat een ontbrekend onderdeel niet pas tijdens de soundcheck opvalt.
- Controleer stroom per zone: podium, bar, catering, verlichting en eventuele tenten. Gebruik stekkerdozen en verlengkabels alleen binnen de afgesproken belasting en leg kabels zo neer dat bezoekers en crew er niet over struikelen.
- Regel toiletten, afvalafvoer en beveiliging vóór je de definitieve bezoekersaantallen doorgeeft. Bereken catering en drank op basis van de aanmeldingen, verzamel dieetwensen op tijd en koel dranken pas nadat de opslag- en uitgifteplekken zijn gecontroleerd.
- Plan de laatste terreincontrole op de dag zelf, vóór apparatuur en materialen worden uitgeladen. Controleer onder meer ontruimingsroutes, noodcontacten, tenten, podiumdelen, licht, zaklampen, polsbandjes en de positie van crew en beveiliging.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een elektronisch muziekfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en meldingen. Leg daarna zo snel mogelijk dj’s, geluid, licht, toiletten, afvalafvoer en beveiliging vast, omdat deze onderdelen vaak beperkte beschikbaarheid hebben.
- Wanneer moet ik de draaitijden van dj’s bevestigen?
- Bevestig de draaitijden uiterlijk enkele weken voor het festival en verwerk ze direct in het draaiboek. Stuur de definitieve tijden en technische afspraken opnieuw naar alle dj’s en crew voordat de opbouw begint.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een elektronisch muziekfestival?
- Plan minimaal één volledige opbouwdag als je podium, geluid, licht, stroom, tenten en kabelroutes moet plaatsen. Reserveer daarnaast vóór opening tijd voor soundcheck, lichttest, crewbriefing en een controle van de ontruimingsroutes.
- Wat moet ik op de festivaldag als eerste controleren?
- Controleer eerst terrein, stroompunten, kabelroutes, nooduitgangen en de geplaatste beveiligings- en sanitaire voorzieningen. Test daarna geluid, monitorluidsprekers, verlichting en communicatie, en controleer ten slotte tickets, polsbandjes, catering en gekoelde dranken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!