Checklist pour organiser un festival de musique électronique

Un festival de musique électronique demande une préparation précise, surtout pour le son, l’électricité et la sécurité. Commencez par fixer la date et le lieu, puis avancez vers les autorisations, la programmation et les prestataires techniques. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les horaires, refroidir les boissons, charger le matériel et contrôler le site. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des tâches sans oublier les détails qui bloquent souvent l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Confirmer les horaires de passage avec les DJ
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver son et lumière
2 personnes
Réserver les toilettes et l'évacuation des déchets
2 personnes
Établir le plan de sécurité
2 personnes
Définir les voies d’évacuation
2 personnes
Créer le plan du site
2 personnes
Déterminer les prises de courant et les chemins de câbles
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
Commander les bracelets et les billets
Imprimer le déroulé
Préparer le briefing de l'équipe
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Portionner les amuse-bouches
4 personnes
Charger l’équipement et le matériel
4 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Monter les tentes et les auvents
6 personnes
Installer les éléments de scène
6 personnes
Installer le booth DJ
3 personnes
Raccorder la sonorisation
4 personnes
Tester le système de sonorisation
3 personnes
Installer l’éclairage
4 personnes
Programmer le spectacle lumineux
2 personnes
Raccorder la distribution électrique
3 personnes
Scotcher les câbles
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar et le point de service
4 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Préparer les amuse-bouches et les snacks
3 personnes
Aménager l'entrée et le contrôle des billets
3 personnes
Préparer les bracelets
2 personnes
Délimiter les zones non-fumeurs
2 personnes
Dégager les sorties de secours
3 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Faire le briefing de l'équipe
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Vérifier les billets
4 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Accueillir les DJ
2 personnes
Accompagner les changements de DJ
2 personnes
Vérifier la musique et le volume
2 personnes
Gérer le spectacle lumineux
2 personnes
Servir les boissons
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Vérifier le terrain et l’espace public
3 personnes
Maintenir les premiers secours disponibles
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer le dernier tour
Arrêter la musique de manière contrôlée
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
4 personnes

Suivi

Fermer le bar
4 personnes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Démonter le son et les lumières
5 personnes
Démonter la scène et les tentes
6 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
3 personnes
Remettre le site propre et vide
5 personnes
Recharger le matériel
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les denrées périssables et les restes
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Bancsqté 12
Tentes pliantes pour le barqté 2
Tabourets de barqté 8
Éléments de podiumqté 12
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 8

Équipement

Table DJ
Contrôleur DJ
Lecteurs CDJqté 2
Mixeur DJ
Micro principalqté 2
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Table de mixage
Caissons DIqté 4
Casques de rechangeqté 2
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 16
Goulottes de câblesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 4

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Spots LEDqté 8
Stroboscopeqté 2
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 40
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Saladiers de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Mesures à barqté 4

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Poêlesqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Réfrigérateursqté 2

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Guirlandes LEDqté 10
Tentures de scèneqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux du siteqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Braceletsqté 250
Caisses à billetsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Sprays désinfectantsqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Lampes d’éclairage de secoursqté 6
Bouchons d'oreillesqté 250

Catering

Courses

Conseils

Réservez le son, les lumières, les toilettes et l’évacuation des déchets plusieurs semaines à l’avance. Vérifiez ensuite que le plan du site prévoit assez d’espace pour les enceintes, les caissons de basses et les voies d’évacuation.
Confirmez les horaires de passage avec chaque DJ au plus tard 7 jours avant l’événement. Ajoutez leurs coordonnées et leurs besoins techniques dans le déroulé remis à l’équipe.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de calculer le catering. Prévoyez les quantités par personne et terminez le portionnage des amuse-bouches le jour même, avant l’arrivée du public.
Repérez chaque prise de courant et tracez les chemins de câbles sur le plan du site. Utilisez des rallonges adaptées, des multiprises et des goulottes pour éviter les câbles au sol dans les zones de circulation.
La veille, vérifiez la météo, la liste des courses et l’état du site. Le jour du festival, chargez le matériel, refroidissez les boissons et organisez un briefing d’équipe avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique électronique ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un festival avec DJ, sonorisation, éclairage et accueil du public. Les autorisations, le lieu et les prestataires techniques doivent être confirmés en premier.
Quand réserver le matériel son et lumière ?: Réservez le son et la lumière 6 à 8 semaines avant la date prévue. Confirmez ensuite les besoins techniques des DJ et l’alimentation électrique au moins 14 jours avant l’événement.
Combien de boissons prévoir pour un festival électronique ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par personne et par heure. Ajustez les achats selon la durée, la météo et la présence d’un service de bar.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de musique électronique ?: La veille, vérifiez la météo, la liste des courses, les autorisations, le plan de sécurité et les contacts d’urgence. Chargez aussi le matériel et préparez le briefing de l’équipe avant le montage final.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.