Checklist para organizar un festival de música electrónica

Organizar un festival de música electrónica exige coordinar música, público, técnica y seguridad con bastante antelación. Esta checklist reúne 77 tareas y 74 elementos, desde elegir la fecha y tramitar permisos hasta inspeccionar el recinto antes de abrir. El orden importa: primero confirma el lugar y los proveedores, después cierra el programa y las inscripciones, y deja compras, pruebas y montaje para los últimos días. Así reduces los olvidos que suelen aparecer cuando llegan los DJ, los equipos y el público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Confirmar horarios con los DJ
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reservar sonido e iluminación
2 personas
Reservar los baños y la recogida de residuos
2 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Definir rutas de evacuación
2 personas
Hacer el plano del recinto
2 personas
Definir los puntos de electricidad y las rutas de cables
2 personas
Recopilar contactos de emergencia
Pedir pulseras y entradas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar la reunión del equipo
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
3 personas
Porcionar aperitivos
4 personas
Cargar equipos y materiales
4 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar tiendas y techados
6 personas
Colocar las piezas del escenario
6 personas
Montar la cabina del DJ
3 personas
Conectar el equipo de sonido
4 personas
Probar el sistema de sonido
3 personas
Colgar la instalación de luces
4 personas
Programar el espectáculo de luces
2 personas
Conectar la distribución eléctrica
3 personas
Fijar los cables con cinta
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el bar y el punto de distribución
4 personas
Llenar las neveras portátiles
3 personas
Preparar bocadillos y snacks
3 personas
Preparar la entrada y el control de entradas
3 personas
Preparar las pulseras
2 personas
Señalizar las zonas libres de humo
2 personas
Despejar las salidas de emergencia
3 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
Dar la charla al equipo
3 personas

Evento

Abrir las puertas
4 personas
Comprobar las entradas
4 personas
Repartir pulseras
3 personas
Recibir a los DJ
2 personas
Coordinar los cambios de DJ
2 personas
Comprobar la música y el volumen
2 personas
Operar el espectáculo de luces
2 personas
Servir las bebidas
5 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Comprobar el recinto y la zona del público
3 personas
Mantener primeros auxilios disponibles
2 personas
Registrar objetos perdidos
Anunciar la última ronda
Terminar la música de forma controlada
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
4 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
4 personas
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
Apagar el equipo
3 personas
Desmontar el sonido y la iluminación
5 personas
Desmontar el escenario y las carpas
6 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Separar y desechar los residuos
4 personas
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
Limpiar los sanitarios
3 personas
Dejar el recinto limpio y vacío
5 personas
Volver a cargar los materiales
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar los productos refrigerados y las sobras
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Bancoscant. 12
Carpas plegables para barcant. 2
Taburetes de barcant. 8
Piezas de escenariocant. 12
Mesas de vestuariocant. 2
Sillas del vestuariocant. 8

Equipo

Mesa de DJ
Controlador de DJ
Reproductores de CDJcant. 2
Mesa de mezclas para DJ
Micrófono principalcant. 2
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Mesa de mezclas
Cajas DIcant. 4
Auriculares de repuestocant. 2
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 16
Canaletas para cablescant. 10
Enrollacablescant. 4

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 8
Focos LEDcant. 8
Luz estroboscópicacant. 2
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vinocant. 40
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cuencos de serviciocant. 20
Cucharones de servircant. 12
Jiggers de barcant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Sartenescant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neverascant. 2

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Guirnaldas LEDcant. 10
Telones de escenariocant. 4
Cartel de bienvenida
Carteles del recintocant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Pulserascant. 250
Taquillascant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de toallas de papelcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Sprays desinfectantescant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Postes separadorescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 6
Tapones para los oídoscant. 250

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano del recinto antes de reservar el material técnico. Marca escenario, barras, vestuario, baños, rutas de evacuación, puntos de electricidad y recorridos de cables para saber cuántas carpas, mesas, canaletas y alargadores necesitas.
Confirma los horarios de cada DJ por escrito y prepara un programa con cambios de escenario y pruebas de sonido. Reserva margen entre actuaciones: una incidencia de 15 minutos puede desplazar todo el cartel.
Calcula las bebidas por tramos, no solo por el aforo total. Como referencia operativa, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta la compra según la duración, el clima y las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
Haz la reunión del equipo entre 3 y 7 días antes. Entrega el plan de trabajo, los contactos de emergencia y las rutas de evacuación, y asigna responsables concretos para sonido, iluminación, accesos, catering, residuos y baños.
Deja la inspección final para el mismo día, después de cargar y colocar todo. Comprueba que los cables estén protegidos, que las salidas sigan despejadas, que las linternas funcionen y que el pronóstico no obligue a cambiar carpas o recorridos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música electrónica?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si necesitas reservar recinto, sonido, iluminación, baños y varios DJ. Deja cerrados los permisos, el plano y el plan de seguridad al menos 4 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar a los DJ y preparar el programa?: Confirma horarios y necesidades técnicas entre 4 y 8 semanas antes. Envía el programa definitivo al equipo y a los asistentes como mínimo 7 días antes, incluyendo horarios de apertura y cambios relevantes.
¿Cuántas bebidas calcular por persona en un festival?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y revisa la cifra según la duración del festival y la temperatura prevista. Enfría una parte el día anterior y deja otra cantidad preparada para reponer durante el evento.
¿Cuándo se revisan la electricidad, los cables y la seguridad?: Define los puntos eléctricos y las rutas de cables al hacer el plano, no durante el montaje. Haz una inspección completa el mismo día y vuelve a comprobar salidas, canaletas, alargadores y equipos al menos 60 minutos antes de abrir.

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