Checkliste für dein elektronisches Musikfestival

Ein elektronisches Musikfestival steht und fällt mit sauberer Planung von Ton, Strom, Sicherheit und Ablauf. Kläre zuerst Datum, Gelände, Genehmigungen und das Musikprogramm, bevor du Technik oder Catering fest buchst. In den letzten Tagen zählen genaue Mengen, gekühlte Getränke, beschriftete Kabelwege und ein klares Crew-Briefing. Die Checkliste bündelt 77 Aufgaben und 74 benötigte Dinge in einer Reihenfolge, die du direkt abarbeiten kannst.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Auftrittszeiten mit DJs bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Ton- und Lichttechnik reservieren
2 Personen
Toiletten und Müllentsorgung reservieren
2 Personen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Evakuierungswege festlegen
2 Personen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Stromanschlüsse und Kabelwege festlegen
2 Personen
Notfallkontakte sammeln
Armbänder und Tickets bestellen
Drehbuch ausdrucken
Crew-Briefing vorbereiten
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
3 Personen
Snacks portionieren
4 Personen
Geräte und Materialien verladen
4 Personen
Gelände kontrollieren
3 Personen
Zelte und Überdachungen aufbauen
6 Personen
Bühnenelemente aufstellen
6 Personen
DJ-Pult aufbauen
3 Personen
Musikanlage anschließen
4 Personen
Beschallungsanlage testen
3 Personen
Lichtanlage aufhängen
4 Personen
Lichtshow programmieren
2 Personen
Stromverteilung anschließen
3 Personen
Kabel abkleben
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bar und Ausgabestelle einrichten
4 Personen
Kühlboxen füllen
3 Personen
Snacks und Häppchen bereitstellen
3 Personen
Eingang und Ticketkontrolle einrichten
3 Personen
Armbänder bereitlegen
2 Personen
Rauchfreie Zonen markieren
2 Personen
Notausgänge freihalten
3 Personen
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
Crew-Briefing geben
3 Personen

Event

Türen öffnen
4 Personen
Tickets kontrollieren
4 Personen
Armbänder verteilen
3 Personen
DJs empfangen
2 Personen
DJ-Wechsel betreuen
2 Personen
Musik und Lautstärke prüfen
2 Personen
Lichtshow steuern
2 Personen
Getränke servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Mülleimer leeren
3 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Gelände und Publikumsbereich kontrollieren
3 Personen
Erste Hilfe verfügbar halten
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Letzte Runde ankündigen
Musik kontrolliert beenden
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
4 Personen

Nachbereitung

Bar schließen
4 Personen
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
Geräte ausschalten
3 Personen
Ton und Licht abbauen
5 Personen
Bühne und Zelte abbauen
6 Personen
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
4 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Bar und Küche reinigen
3 Personen
Sanitäre Anlagen reinigen
3 Personen
Gelände sauber und leer übergeben
5 Personen
Materialien zurückladen
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Kühlwaren und Reste verarbeiten
2 Personen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
StehtischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
BänkeAnz. 12
Faltzelte für die BarAnz. 2
BarhockerAnz. 8
BühnenelementeAnz. 12
UmkleidetischeAnz. 2
UmkleidestühleAnz. 8

Ausstattung

DJ-Tisch
DJ-Controller
CDJ-PlayerAnz. 2
DJ-Mixer
HauptmikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 2
Mischpult
DI-BoxenAnz. 4
ErsatzkopfhörerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 16
KabelkanäleAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 8
StroboskopAnz. 2
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
WeingläserAnz. 40
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
Bar-MessbecherAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
PfannenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlschränkeAnz. 2

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 20
LED-LichterkettenAnz. 10
BühnentücherAnz. 4
Willkommensschild
GeländeschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 10
ArmbänderAnz. 250
TicketboxenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
PapierhandtuchspenderAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
DesinfektionsspraysAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
WarnwestenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
Walkie-TalkiesAnz. 8
NotbeleuchtungslampenAnz. 6
OhrstöpselAnz. 250

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Ton- und Lichttechnik frühzeitig und prüfe mindestens zwei Wochen vor dem Festival, ob DJ-Controller, CDJ-Player, Mixer, Lautsprecher, Subwoofer und Monitorspeaker vollständig eingeplant sind.
Plane Strom nicht erst beim Aufbau: Lege Kabelwege, Kabelkanäle und Kabeltrommeln vorab im Geländeplan fest und halte Verlängerungskabel als Reserve bereit.
Bestätige die Auftrittszeiten der DJs spätestens 7 Tage vorher schriftlich. Drucke das Drehbuch zusätzlich aus, damit der Ablauf auch ohne Handyempfang zugänglich bleibt.
Berechne Catering und Getränke nach der bestätigten Anmeldezahl. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; kühle die Getränke erst kurz vor dem Einlass vollständig.
Prüfe Wettervorhersage, Evakuierungswege und Gelände am Veranstaltungstag noch einmal. Kontrolliere dabei besonders Partyzelte, Lichtstative, Kabel und die Wege zu Toiletten und Notausgängen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich ein elektronisches Musikfestival planen?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Genehmigungen, Gelände, DJs, Technik, Toiletten und Sicherheitsplanung brauchen meist deutlich mehr Vorlauf als Einkauf und Aufbau.
Wie viele Getränke brauche ich für ein elektronisches Musikfestival?: Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Ergänze Wasser und alkoholfreie Getränke und rechne bei warmem Wetter eine Reserve von 10 bis 20 Prozent ein.
Wann sollte ich die DJs und ihre Auftrittszeiten bestätigen?: Bestätige Programm und Auftrittszeiten spätestens 7 Tage vor dem Festival schriftlich. Aktualisiere danach das Drehbuch und informiere Crew, Technik und Einlass über Änderungen.
Was muss am Tag des Festivals zuerst geprüft werden?: Kontrolliere vor dem Einlass Gelände, Stromanschlüsse, Kabelwege, Fluchtwege, Toiletten, Müllstellen und die Sicherheitsausrüstung. Plane dafür mindestens 2 Stunden vor Beginn des Programms ein.

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