Checklist voor een elektronisch muziekconcert organiseren

Een elektronisch muziekconcert vraagt om meer voorbereiding dan alleen artiesten en een geluidsinstallatie boeken. Je moet vergunningen, geluids- en lichtplannen, beveiliging, EHBO, kaartverkoop en de technische riders op elkaar afstemmen. Plan de opbouw rond de laadzone en controleer vooraf of podium, stroom, monitors en bekabeling passen bij de locatie. Deze checklist bevat 74 taken en 48 spullen, zodat je zowel de voorbereiding als de concertdag stap voor stap kunt uitvoeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten contracteren
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Geluidsplan controleren
2 personen
Lichtplan maken
2 personen
Beveiligingsplan maken
2 personen
EHBO-plan vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online kaartverkoop openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Technische rider controleren
2 personen
Vervoer voor artiesten regelen
Crewindeling maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur ophalen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Laadzone afzetten
2 personen
Podiumdelen opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
DJ-booth installeren
2 personen
Stroomverdeling aansluiten
3 personen
Kabels veilig afwerken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Entree inrichten
2 personen
Polsbandjes en tickets klaarleggen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Toiletten controleren
EHBO-tafel inrichten
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Crewbriefing geven
2 personen

Event

Deuren openen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Middagprogramma begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Barvoorraad controleren
Lichtshow bedienen
2 personen
Muziekprogramma draaien
2 personen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
Artiesten verzorgen
Laatste optreden aankondigen
Uitstroom begeleiden
4 personen
Muziek gecontroleerd beëindigen
2 personen

Nazorg

Bar afsluiten
3 personen
Geld en pinapparaat veiligstellen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Meubilair opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten grondig reinigen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
3 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Barblokkenaantal 3
Podiumdelenaantal 12

Apparatuur

DJ-mixersaantal 2
Mediaspelersaantal 2
DJ-koptelefoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 4
DI-boxenaantal 2
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Koptelefoonverlengkabelsaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 12
LED-balkenaantal 6
Stroboscopenaantal 2
Lichtstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20

Decoratie

LED-lichtslingersaantal 8
Aankondigingsbordenaantal 6
Podiumposteraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en artiesten eerst vast; reserveer daarna de locatie en vraag vergunningen aan. Houd minimaal 8 tot 12 weken ruimte voor vergunningen, contracten en technische afstemming.
Controleer de technische rider van iedere artiest uiterlijk 2 weken voor het concert. Zo ontdek je op tijd of extra DJ-mixers, mediaspelers, DI-boxen, monitorluidsprekers of kabels nodig zijn.
Maak één gezamenlijk plan voor geluid, licht, beveiliging en EHBO. Noteer daarin ook de maximale geluidsbelasting, de positie van LED-spots en stroboscopen en wie tijdens het concert beslist bij een incident.
Open de online kaartverkoop zodra programma, locatie en aanvangstijd definitief zijn. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen wekelijks, zodat catering en personeelsinzet niet pas in de laatste week worden geregeld.
Plan op de concertdag eerst de laadzone, podiumdelen en stroomvoorziening. Trek daarna kabelgoten en verlengkabels, bouw geluid en licht op en reserveer minimaal 90 minuten voor soundcheck en technische controle.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een elektronisch muziekconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer de locatie en contracteer artiesten eerst; vergunningen, geluidsplan en beveiligingsplan moeten daarna uiterlijk 8 tot 12 weken voor de concertdatum in gang zijn gezet.
Wanneer moet ik de technische rider van een artiest controleren?: Controleer elke rider direct na het contract en nogmaals 2 weken voor het concert. Dan kun je ontbrekende apparatuur, zoals monitorluidsprekers, DI-boxen, XLR-kabels of een specifieke mixer, tijdig regelen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een elektronisch muziekconcert?: Reken voor een volledige opbouw minimaal 4 tot 6 uur, afhankelijk van podium, licht en geluidsinstallatie. Plan daarnaast minstens 90 minuten voor soundcheck, lichttest en het oplossen van technische problemen.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor artiesten en crew?: Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en bestel de catering uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer 48 uur voor de show de aantallen, levertijd en koelkast- of uitgifteplek op de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.